Au rayon des nouveautés de l’accréditation

mercredi 16 décembre 2009, par Laurence DENOREAZ-BUCLIN

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Préambule

Les principes fondamentaux de l’accréditation n’ont pas changé. Ils permettent encore et toujours de connaître toute personne ayant besoin de services et/ou de prestations de l’EPFL. Le but final est de rassembler les informations à propos de ces personnes, en provenance des diverses bases de données internes (ressources humaines, service académique, système d’identification des personnes et accréditations manuelles) et de répertorier leurs droits et accès, dans une même application : Accred 2. Cette gestion continue de se faire de manière décentralisée. Quelques nouveautés étant apparues ces derniers mois, il nous a paru utile de vous en faire part.

Du côté des droits

Rappel : Les droits permettent d’obtenir l’accès à des services/prestations fournis ou gérés par l’EPFL.
Toute personne titulaire d’un rôle hérite automatiquement de tous les droits dépendants de ce rôle. Cela est valable pour le niveau (institut, laboratoire, unité,...) dans la structure de l’Ecole et pour tous les niveaux inférieurs, s’ils existent.
Les droits peuvent être délégués, mais le titulaire d’un droit par délégation ne pourra pas le déléguer à son tour.
La liste des droits est dynamique et évolue en fonction des besoins de l’EPFL et des demandes de fournisseurs de prestations.
Récemment, un droit important permettant de mieux maîtriser les dépenses en logiciels a été mis en production confirmdistrilog. (Voir article de T. Charles dans le FI9/9). Ce droit a été placé sous le contrôle du responsable administratif de l’unité qui a le devoir de déléguer ce droit aux personnes désignées par le chef d’unité. Selon l’organisation interne de votre faculté ou vice-présidence, il est possible que ce soit le superaccréditeur qui s’occupe de l’attribution de ce droit.
Le droit economat pour les commandes en ligne sur le catalogue e-conomat va prochainement disparaître de l’application Accred 2. En effet, depuis août 2009, les commandes de matériel ne passent plus par ce biais, mais se font directement sur le site des achats. Une annonce officielle de fin de prestation sera prochainement envoyée.
Le droit impression, lié à myPrint, permet le contrôle des coûts d’impression/copie et l’uniformisation du processus d’impression en mettant à disposition des procédures centralisées pour ces tâches, et le droit gescomlog permet de commander des logiciels pour d’autres personnes ; ils sont encore actuellement en test dans l’application d’accréditation. Leur développement progresse et les fournisseurs de ces deux prestations nous informeront bientôt de leur date de mise en production officielle.

Du côté des statuts

Une information très importante vient d’être envoyée à tous les accréditeurs, avec copie du message aux chefs d’unité. En raison du nombre grandissant de prestations réservées uniquement au personnel de l’EPFL, le statut Personnel sera désormais attribué automatiquement et seulement par les Ressources Humaines, via l’interface entre Accred et SAP RH. Nous vous informons que cette décision sera appliquée dès le 11 janvier 2010 dans le système d’accréditation des personnes (Accred). Etant donné que seules les Ressources Humaines auront la possibilité d’attribuer ce statut, il sera automatiquement valable pour toutes les éventuelles autres accréditations manuelles concernant les unités de l’EPFL. A partir du 11 janvier prochain, lorsque vous accréditerez manuellement une personne qui a déjà le statut Personnel dans une autre accréditation, ce statut sera mis automatiquement pour celle que vous créerez. Quant une personne quitte l’EPFL, le statut de son accréditation basée sur SAP RH passe automatiquement à Hôte le lendemain de la date officielle de son départ. Les éventuelles autres accréditations manuelles de cette personne changent également de statut pour passer à Hôte en même temps. L’accréditation basée sur SAP RH est ensuite annulée après 15 jours.
Nous profitons également de la présente pour vous signaler que les recommandations pour les statuts Hôte et Hors EPFL ont été modifiées en ce sens (voir le document statut Hôte et Hors EPFL, accessible sur le site accreditation.epfl.ch).

Du côté des prestations de base

L’application des prestations de base, complémentaire au processus d’accréditation, a également été sujette à des améliorations. Elle permet maintenant à partir de la même page de soumettre, en plus des demandes d’ouverture/gestion des comptes GASPAR et email, et des mises à jour pour les numéros de locaux et de téléphone, un certain nombre de nouvelles demandes de mises à jour, réparties en trois catégories : les données personnelles, les données administratives et les données informatiques. Pour plus d’informations au sujet de ces prestations, veuillez vous référer à l’aide en ligne, dans le menu de gauche de la page d’entrée de l’application Prestations de base.

Conclusion

Nous remercions tous les accréditeurs et autres titulaires de rôles et de droits dans l’accréditation pour leur collaboration concernant la bonne marche de cette application et des services qui en découlent.
Je profite de cet article pour vous transmettre les meilleurs voeux de fin d’année du bureau d’accréditation. Nous nous réjouissons de continuer à collaborer avec vous dans le futur.

Documents joints


Laurence DENOREAZ-BUCLIN

FI 10 du 22 décembre 2009

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