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MS-project, nos tâches ont des relations !




Jacqueline FREY


Souvenez-vous : en juin dernier, notre projet Organisation de mariage s’était arrêté à la définition des tâches et de leur durée. Des mois ayant passé, il est grand temps maintenant de reprendre notre projet de mariage et d’établir des relations entre nos tâches (avant que ça commence à jaser). Ayant également reçu en cadeau de fiançailles la dernière version d’Illustrator CS2, nous décidons de réaliser nous-mêmes nos cartons d’invitation.

Établir des relations entre des tâches

Il s’agit donc d’établir une relation entre différentes tâches. Par exemple : si vous liez la tâche Envoyer les cartons d’invitation à Réaliser les cartons d’invitation, Envoyer les cartons d’invitation est le successeur et Réaliser les cartons d’invitation est le prédécesseur. Donc si la tâche Réaliser les cartons d’invitation prend du retard (ou de l’avance, mais c’est plutôt rare...), cela affecte les dates de début et de fin de la tâche Envoyer les cartons d’invitation.
Note : N’hésitez pas dans cet exercice et dans la pratique à user et abuser de l’indispensable commande Zoom > Ensemble du projet du menu Affichage. Pensez à faire une macro associée à un raccourci-clavier pour activer cette commande avant que vos nerfs ne lâchent. Reportez-vous à la fin de cet article pour obtenir de l’aide pour la réalisation de cette petite macro.

Créer les tâches

Créez tout d’abord deux tâches par exemple Réaliser les cartons d’invitation d’une durée de 1.5 jour et Envoyer les cartons d’invitation d’une durée de 0.5 jour. Nos deux tâches apparaissent alors ainsi :

Pour l’instant, non seulement les tâches apparaissent de manière erronée dans le Gantt, mais également dans la colonne Fin puisqu’il est indiqué que la tâche Envoyer les cartons d’invitation sera terminée le lundi 21.11.05 à 12h00. Tout ceci est évidemment faux, puisqu’il n’est pas possible d’envoyer tous les cartons d’invitation avant de les avoir tous réalisés...

Améliorer la lisibilité du Gantt

Afin de ne pas avoir l’horrible l’impression que l’on travaille la nuit et le week-end, cliquez avec le bouton droit à un endroit vide du Gantt > commande Période chômée > options Devant les barres de tâche.

Lier les tâches

Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les deux tâches à lier. Cliquez sur le bouton Lier les tâches afin d’obtenir ceci :

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L’envoi des cartons d’invitation commence le mardi 22.11.05 à 13h00 et se termine le même jour à 17h00

Indiquer une avance en pourcentage ou en heures

Si une tâche peut débuter alors que la tâche qui la précède n’est pas complètement terminée, spécifiez un lien de Fin à Début (FD) avec une avance en heure ou en pourcentage pour le successeur. Vous tapez cette avance en pourcentage sous forme de valeur négative, par exemple FD-20% ou vous saisissez une valeur en heures négative, par exemple FD-2.5h. Double-cliquez sur la ligne de liaison entre les tâches concernées.

Par défaut, le lien est de type Fin à Début (FD) c’est-à-dire que la tâche Envoyer les cartons d’invitation ne peut pas débuter avant la fin de la tâche Réaliser les cartons d’invitation. Cela dit, les cartons d’invitation n’ont pas besoin d’être tous réalisés pour commencer la mise sous pli et l’envoi. Nous pouvons fort bien commencer la mise sous pli et l’envoi des cartons alors que seule une partie des cartons est faite. Dans la zone Retard, indiquez une avance de -3h.

JPEG - 5.4 ko
L’envoi des cartons d’invitation commence le mardi 22.11.05 à 09h00 et se termine le même jour à 14h00

Indiquer un retard en pourcentage ou en heures

Autre situation : imaginons que nos cartons d’invitation soient de véritables petits chefs d’oeuvre avec collage de pétales de roses, rubans et paillettes, j’ai bien dit : imaginons :-). Nous ne pouvons donc pas prendre le risque de mettre sous pli les cartons si la colle n’est pas sèche.
Nous avons donc besoin d’ajouter dans ce cas un retard de 2 heures (temps de séchage de la colle) entre la fin de la tâche Réaliser les cartons d’invitation et le début de la tâche Envoyer les cartons d’invitation. Il s’agit d’insérer le retard sous forme de valeur positive, soit FD+2h.
Je vois déjà à quoi vous pensez... Il n’est évidemment pas possible d’indiquer à la fois une avance de 3h (tous les cartons d’invitation n’ont pas besoin d’être réalisés pour commencer l’envoi) et un retard de 2h (la colle doit sécher avant l’envoi) ! Pour contourner le problème, le séchage de la colle devrait être une tâche à part entière avec comme prédécesseur Réaliser les cartons d’invitation et comme successeur Envoyer les cartons d’invitation. Cela dit, ne nous égarons pas et poursuivons notre idée de retard dû au séchage de la colle. Pour cela, double-cliquez sur la ligne de liaison entre les tâches concernées. Remplacez l’avance de -3h précédemment indiquée par un retard de 2h.

Ajoutez la lettre é pour indiquer une durée écoulée (et non travaillée) car la colle sèche toute seule même durant la pause de midi ou la nuit.

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L’envoi des cartons d’invitation commence le mardi 22.11.05 à 14h00 et se termine le mercredi 23.11.05 à 09h00

Voyons maintenant la différence avec une tâche supplémentaire Séchage de la colle. Insérez une tâche après Réaliser les cartons d’invitation. Pour cela, cliquez sur la ligne No 2 et appuyez sur la touche INSERT. Saisissez le libellé de notre nouvelle tâche, sa durée en heure écoulée (2hsé) et indiquez le prédécesseur et le successeur.

JPEG - 6.1 ko
L’envoi des cartons d’invitation commence le mardi 22.11.05 à 14h00 et se termine le mercredi 23.11.05 à 09h00... comme précédemment

Nous pourrions raccourcir la date de fin d’envoi en grappillant quelques heures sur chacune des tâches en indiquant des avances, par exemple comme ceci :

JPEG - 6.5 ko
L’envoi des cartons d’invitation commence le mardi 22.11.05 à 13h00 et se termine le même jour à 17h00...

N’hésitez pas à poursuivre dans la même idée si vous pensez pouvoir encore gagner quelques minutes...
Et voyons maintenant, comme promis, comment créer une macrocommande pour la commande Zoom > Ensemble du projet du menu Affichage.

  • Menu Outils > Macros > Enregistrer une macro.

  • Donnez un nom à votre future macro (sans espace).
  • Indiquez un raccourci-clavier (par ex. Ctrl + e).
  • Donnez si souhaité une description et validez. À partir de maintenant, tout ce que vous allez faire (au clavier ou à la souris) sera enregistré dans la macro.
  • Allez dans le menu Affichage > Zoom > Ensemble du projet et validez.
  • Retournez dans le menu Outils > Macro > Arrêter l’enregistreur...
  • Pour tester l’efficacité de votre macro, procédez à des changements de zoom et appuyez sur votre raccourci-clavier (Ctrl + e). Elle est pas belle la vie ?


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