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Exchange - les services collaboratifs à l’EPFL ?




Luc VENRIES


Glossaire

Groupware :application permettant le travail collaboratif, la centralisation de ressources et de documents partagés par un groupe de personnes d’une même entreprise.
POP :(Post Office Protocol) protocole permettant d’aller récupérer son courrier sur un serveur de messagerie distant et de le rapatrier en local ce qui permet de consulter les mails reçus hors connexion.
IMAP :(Internet Message Access Protocol) protocole permettant de lire des emails sans avoir nécessairement besoin de les rapatrier en local.
MAPI :(Mail Application Programming Interface) norme de programmation d’application de courrier électronique proposée par Microsoft.
RPC :(Remote Procedure Call) technique utilisée dans le modèle client-serveur. Le client appelle des procédures qui sont exécutées sur un ordinateur distant par un serveur d’applications. Le protocole RPC gère les interactions entre le client et le serveur.
OWA :Outlook Web Access
OMA :Outlook Mobile Access

La recherche d’une solution de services collaboratifs pour l’EPFL ne date pas d’aujourd’hui, deux études du marché ayant déjà été menées en 2002 et 2004. Une des conditions de base était de trouver une solution ouverte pouvant s’intégrer avec les éléments dont nous disposions déjà (LDAP, Mailbox, Groupes, Guests, ...). Étant donné qu’aucune solution n’était suffisamment mature pour être déployée telle quelle à l’échelle de l’EPFL, la DIS, lors de sa séance du 10 juin 2004, a décidé de mettre en place, pour les trois ans à venir, la stratégie suivante :

  • pour les besoins immédiats des collaborateurs qui ont une réelle utilité d’un agenda partagé ou de contacts partagés, la mise en place officielle par le DIT d’un service MS Exchange 2003. Cela concerne principalement les services centraux et les services administratifs de l’École.
  • pour les besoins moins urgents, le développement ou l’adaptation de services collaboratifs adaptés aux besoins de l’enseignement et de la recherche à l’EPFL, basés sur des solutions ouvertes et maîtrisées et s’appuyant sur les briques fondamentales déjà développées à l’EPFL. Au bout de trois ans, un bilan sera fait et une nouvelle analyse de la situation aura lieu ; en particulier les possibilités de collaboration entre MS Exchange et la solution ouverte choisie ou développée seront évaluées.

Cet article présente la solution MS Exchange mise en place par le groupe Services de base du DIT.


Exchange c’est quoi ?

Exchange est un système de messagerie client/serveur, qui permet à un client (par exemple : Outlook, Entourage, Evolution,...) de se connecter à un serveur Exchange afin de gérer ses données. Mais Exchange est bien plus qu’un simple serveur de messagerie. En plus d’être un serveur de messagerie puissant, une multitude de services et de composants viennent s’y greffer, comme la gestion des contacts, les tâches, les calendriers (partagés ou non), les dossiers publics, etc.

Ce serveur de travail collaboratif (groupware) regroupe tous les outils et composants nécessaires à l’échange d’informations entre différents collaborateurs et cela sur différentes plates-formes (clients MAPI, Web, Smartphone ou autres...). L’ajout de ces composants fait d’Exchange Serveur 2003 un groupware performant !

La mobilité est un autre aspect très développé comme nous allons le voir un peu plus loin avec les différents services proposés. Elle permet de répondre aux besoins des utilisateurs de pouvoir accéder à leurs données par différents moyens.

Le travail collaboratif

Outre la partie messagerie de base, Exchange permet aux collaborateurs d’une même entreprise de gérer les boîtes aux lettres de différents utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, mais également de partager leurs calendriers, contacts, tâches, ou notes. L’utilisateur définit lui-même quel type de permission (lire, créer ou modifier des éléments) il accorde à un collègue. C’est le principe de la délégation.

La prise de rendez-vous ou des réunions est grandement facilitée grâce à la visibilité des disponibilités de chaque utilisateur disposant d’un compte Exchange.

Enfin, il est possible de disposer de calendrier, contacts ou dossiers de groupe.

Les clients supportés par Exchange

Afin de se connecter à Exchange nous avons besoin de clients. Exchange étant un produit Microsoft, il faut bien reconnaître que ce sont les produits Microsoft sous Windows qui fonctionnent le mieux. Nous différencions les clients en trois catégories

  • Les clients présentant toutes les fonctionnalités qu’offre Exchange (messagerie, calendrier, contacts, tâches, délégation,...) sont les différentes versions d’Outlook (protocole mapi). Outlook 2003 est le client privilégié pour une productivité maximale. Il offre notamment un mode hors connexion (fonction cache) qui permet d’accéder à l’ensemble des données sans être connecté au serveur.
  • Les clients offrant des fonctionnalités limitées, notamment en termes de délégation, sont Entourage sur Mac et Evolution sous Linux (calendrier, contacts et tâches centralisés sur le serveur fonctionnent).
  • Les clients permettant juste la fonction de messagerie sont tous les clients supportant le protocole imap (ou pop qui n’est pas implémenté sur le serveur Exchange de l’EPFL).

Les services de mobilité proposés par Exchange

Les clients susmentionnés permettent de se connecter à Exchange à condition de disposer d’une liaison réseau ( VPN ou directe ) entre l’ordinateur et le serveur. Or, les utilisateurs mobiles exigent de plus en plus que leur courrier électronique et les fonctions connexes comme les agendas de groupe, les calendriers partagés, soient accessibles depuis leur domicile, en déplacement et même lorsqu’ils ne disposent que d’un accès intermittent à Internet ou à leur réseau d’entreprise. À cette intention Exchange a intégré une série de services permettant une connexion au serveur via une ligne Internet, via GPRS, ou encore UMTS


Outlook Web Access (OWA) - http://ewa.epfl.ch

Il s’agit d’un composant Web intégré au serveur Exchange permettant aux utilisateurs de se connecter à leur compte via Internet avec un simple navigateur Web (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Mozilla, Safari, Opera,....). À travers cette interface Web (très proche d’Outlook) l’utilisateur peut pratiquement faire tout ce qu’il fait avec un client Outlook : consultation et envoi d’emails, gestion du calendrier et prise de rendez-vous et réunions, consultation de calendriers délégués, gestion des absences, etc.

Outlook Mobile Access (OMA) https://ewa.epfl.ch/oma


Ce service permet aux utilisateurs de périphériques sans fil autres que des ordinateurs d’accéder à Exchange depuis un navigateur Web léger supportant un des protocoles suivants : HTML, cHTLM (i-mode) ou xHTML (WAP 2.0). OMA est spécialement conçu pour présenter une interface utilisateur très légère (juste en mode texte contrairement à OWA) adaptée aux limitations particulières de différents types de micro-navigateurs, même ceux qui ne prennent pas en charge les écrans tactiles, que ce soit un PDA, SmartPhone, ou simplement téléphone portable. Grâce à une connexion GPRS ou Wi-Fi, on accédera ainsi à sa boîte aux lettres, aux contacts (les personnels ou liste d’adresses globale de l’entreprise), aux tâches, ... en mode consultation ou création de nouveaux éléments.

ActiveSync



Pour les utilisateurs disposant d’un PocketPC, d’un SmartPhone fonctionnant sous Windows (ou supporant activesync) ou encore d’un Treo 650, ActiveSync permet de synchroniser directement la boîte aux lettres, les contacts et le calendrier sans passer par l’intermédiaire d’un PC, mais directement par GPRS ou WiFi. Contrairement à OWA et OMA qui ne permettent qu’un accès en ligne (il faut être connecté au serveur Exchange pour avoir les informations), ActiveSync rapatrie les données qui peuvent donc être consultées en mode hors connexion. La synchronisation se produit périodiquement en arrière-plan ou sur demande.

RPC via HTTP

RPC via HTTP est un protocole qui permet à un client Outlook 2003 de se connecter à un serveur Exchange 2003 sans être dans le réseau de l’entreprise, ni utiliser le VPN, mais simplement avec un accès à Internet. Cette alternative à OWA peut être intéressante si l’on dispose d’un ordinateur portable et que l’on veut garder Outlook synchronisé avec le serveur Exchange.

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IMAP4 et POP3

Les deux protocoles IMAP4 et POP3 font également partie des services proposés par Exchange. Cependant à l’EPFL, le service Exchange a choisi de ne pas implémenter le protocole POP3 afin de garantir la pérennité des données. En effet, avec ce protocole, il est possible aux clients de rapatrier tous leurs messages en local. Et en cas de perte de leurs données, il n’est plus possible de les récupérer grâce une sauvegarde.

Le protocole IMAP4 quant à lui est fonctionnel avec la fonction sécurisée (IMAPs).

Exchange pour qui ?

Maintenant que nous avons vu tous les services proposés par Exchange, vous vous demandez peut-être à qui s’adresse Exchange. MS Exchange est à disposition des services centraux et des collaborateurs des Facultés qui le demandent.

Pour les collaborateurs qui n’ont besoin que de la partie messagerie, nous leur conseillons de simplement continuer à utiliser le service actuel Mailbox.

Les collaborateurs qui ont un réel besoin des fonctionnalités étendues offertes par MS Exchange, peuvent demander la création d’un compte Exchange au moyen de l’interface décrite dans le paragraphe suivant. Dans le cas particulier de la STI, la commission informatique de la Faculté a décidé d’attendre que la solution ouverte soit disponible pour faire son choix et en attendant préconise qu’aucune installation de Exchange ne soit faite pour le personnel de la Faculté.

Ce service n’est pas destiné aux étudiants. Des éléments de services collaboratifs leur seront progressivement mis à disposition dans le cadre du développement de la solution ouverte. Les comptes Exchange disposent d’un quota de 100MB. Pour les cas exceptionnels, un quota plus important peut être mis à disposition sur justification écrite.

Comment ?

Une nouvelle interface, en cours d’élaboration, remplacera l’actuelle dans Gaspar. Elle permettra de choisir si l’on désire un compte Exchange ou Mailbox. Actuellement il faut prendre contact avec son administrateur informatique, qui doit transmettre l’information de création de compte Exchange et qui doit prévoir la reprise des données du client d’un serveur (Mailbox) sur l’autre (Exchange).

Nous allons publier des informations concernant les procédures, les paramétrages et des astuces sur notre site http://exchange.epfl.ch. N’hésitez également pas à téléphoner au 1234 ou écrire à support-it@epfl.ch pour poser toutes vos questions.



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