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Avez-vous des projets ?




Jacqueline FREY


Sans doute la réponse est-elle oui ! Afin de ne pas être indiscrète, je ne vous demanderai pas de quel type de projet il s’agit. Si je vous pose cette question, c’est que j’ai une petite idée derrière la tête... qui se nomme MS-Project. Car MS-Project peut vous aider à gérer vos projets. Pour faire sérieux et professionnel, j’écarte d’emblée les projets de vacances, le goûter d’anniversaire du petit dernier ou l’organisation d’un mariage...
Quoique.... je me suis laissé dire que l’organisation d’un mariage justifiait aisément l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. N’avons-nous pas en effet :

  1. des ressources humaines
  2. un budget et
  3. un délai, autrement dit 3 éléments communs à tout projet...

A ces 3 éléments, j’ajouterai en plus la novation (au moins partielle dans le cas d’un remariage), la durée limitée, car le projet organisation mariage possède une date de début et une date de fin (date de fin = le jour du mariage) et un objectif autonome, autrement dit la satisfaction d’un besoin spécifique...
Sans rire... notre projet organisation mariage requiert également des notions de compatibilité (valeurs ou stratégies communes), d’accessibilité (absence d’obstacle), de capacité (financière...) et une potentialité (de croissance...). Magnifique ! L’idée de l’organisation d’un mariage n’est finalement pas aussi farfelue... elle est même très bonne,... D’autant plus, à moins que je ne fasse erreur, tous les lecteurs du Flash Informatique ont au moins été invités une fois à un mariage (alors que très peu d’entre vous ont participé à un des lancements de la fusée Ariane). Quant à moi, ayant plus souvent été invitée à des mariages et autres fêtes qu’à une mise en orbite, je choisis donc comme exemple : organiser un mariage avec MS-Project.
En quoi, me direz-vous, MS-Project peut-il m’être utile ? Eh bien, l’organisation d’un mariage est composée de tâches (écrire la liste des invités) ou de lots de tâches (liste des invités, rédaction des invitations, réception des réponses), etc. Une tâche représente un volume de travail (pour une ou plusieurs personnes) et doit être suffisamment courte pour permettre un suivi régulier de son avancement (entre 1 jour et 2 semaines) sauf pour les projets très détaillés où certaines tâches sont calculées en heures (ce qui va être notre cas). Ces tâches possèdent une durée (sauf pour les jalons) et certaines tâches ne peuvent pas être commencées avant que d’autres soient terminées (vous n’allez raisonnablement pas passer commande des repas avant d’avoir reçu toutes les réponses des invités). Certaines tâches, par contre, peuvent parfaitement être commencées, voire même terminées, alors que certaines ne sont pas commencées (vous pouvez choisir les alliances alors que le lieu de la fête n’a pas encore été réservé). Arrivée à ce stade de mon exemple, je me félicite de ne pas avoir choisi la fusée Ariane... Bien, maintenant que certaines tâches ont été identifiées, essayons de voir ce que cela donne dans MS-Project (logiciel que vous aviez demandé comme cadeau de fiançailles en prévision...) car un bon chef de projet doit évidemment être visionnaire... une bonne cheffe de projet aussi...

Date de démarrage du projet


  • Première question : quelle est la date estimée de début du projet ? Par défaut MS-Project vous propose la date courante, car ses prévisions vont se faire à partir de la date de début du projet et toutes les tâches commenceront le plus tôt possible (ce qui me semble prudent !). Cela dit, nous pourrions fort bien imaginer un projet où la date de fin du projet doit être utilisée comme date de calcul des prévisions (dans le cas de notre mariage - je dis notre mais on se comprend - par exemple où la date de fin du projet correspond à la date du mariage). Dans ce cas, toutes les tâches commencent le plus tard possible (ce qui est risqué !). Pour cette raison, 9 fois sur 10, les prévisions sont calculées par rapport à la date de début du projet.
  • Pour modifier les informations sur le projet, allez dans Menu Projet > Informations sur le projet et modifiez si souhaité la date de début du projet.
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fig. 1

Unité principale de travail


  • 2e question : quelle est l’unité principale de mon projet ? Jours ? Heures ? Dans notre cas, nous pouvons raisonnablement admettre que la réponse est : Heure car il s’agit d’un petit projet (enfin... du point de vue MS-Project) car il requiert assez peu de ressources, un délai relativement court et un budget raisonnable (en comparaison avec la fusée Ariane). Cela dit, les tâches devront être assez détaillées.
  • Pour changer l’unité par défaut, allez dans le menu Outils > Options > onglet Prévisions > afficher la durée en heures.

Modifier les valeurs de planification


  • Il s’agit de paramètres locaux enregistrés dans le projet en cours. Les changements effectués dans cette boîte de dialogue n’affectent que la façon dont MS-Project convertit les durées en périodes de temps associées, utilisées dans votre projet. Par exemple, si la zone Heures par jour utilise la valeur par défaut de 8 heures et que, pour une tâche, vous entrez ensuite 2j dans le champ Durée, ces deux jours s’affichent dans le diagramme de Gantt [1] comme une durée de 16 heures. Si vous affectez à la zone Heures par jour la valeur 5 heures, puis que vous entrez une durée de deux jours pour une tâche, celle-ci présente une durée de 10 heures.
  • Pour changer les paramètres de planification, allez dans le menu Outils > Options > onglet Calendrier.
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fig. 2
  • Attention ! Les paramètres définis dans cette boîte de dialogue ne modifient pas le calendrier Standard du projet ou les calendriers personnels des ressources. De ce fait, vous devez penser à modifier le calendrier du projet (menu Outils > Modifier le temps de travail) et les calendriers des ressources si vous en avez.
  • Habituellement pour les projets de type professionnel, nous utilisons la planification standard de MS-Project (8 h de travail par jours, 40 heures par semaine, 20 jours par mois et congé les samedis/dimanches). Dans le cas de notre mariage, nous allons supposer que 1° vous êtes la seule ressource (vous acceptez volontiers les coups de main proposés par de tierces personnes, mais vous préférez réellement ne compter que sur vous-même),... 2° vous avez un job à temps partiel le matin, 3° vous pensez consacrez 3 après-midis (de 14:00 à 18:00 = 4 heures) par semaine à l’organisation de votre mariage donc 4 x 3 = 12 heures par semaine... ce qui nous donne 12 jours par mois (3 jours x 4 semaines). Vous savez également que vous allez prendre des vacances en mai et en juillet durant lesquelles vous n’allez pas du tout travailler sur le projet... ce qui nous amènera dans un 2ème temps à modifier le calendrier standard de la ressource (autrement dit pour vous).

Modifier le calendrier Standard - Définir un calendrier pour une ressource


  • Un calendrier des ressources définit la période ouvrée spécifique à une ressource (personne) particulière. Ce calendrier peut comprendre des informations telles que les vacances et les heures ouvrées (travaillées) spéciales. Lorsque vous affectez une ressource à une tâche, MS-Project utilise les informations du calendrier des ressources pour calculer le travail de cette ressource.
  • Pour modifier le temps de travail, allez dans le menu Outils > Modifier le temps de travail.
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    fig. 3
  • Dans cette fenêtre, le calendrier Standard est proposé par défaut comme calendrier du projet. Dans le cas d’un projet professionnel, le calendrier Standard pourrait être le calendrier de l’entreprise (ou d’un ensemble des ressources) avec ses horaires, ses jours de travail, ses jours officiels de fermeture. En plus du calendrier Standard, chaque équipe ou chaque ressource affectée au projet posséderait son propre calendrier avec ses horaires (équipe de nuit, ses vacances, etc.).
    Petit conseil : dans d’autres cas que notre mariage, évitez de modifier le calendrier Standard. Créez plutôt des copies du calendrier Standard, donnez-lui les prénoms des ressources travaillant sur le projet et apportez les modifications dans les copies de façon à laisser intact l’original du calendrier Standard.
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    fig. 4
  • Apportez les modifications souhaitées au calendrier Standard, soit par exemple : vous ne souhaitez pas travailler sur notre projet Mariage les lundis, mercredis, vendredis et dimanches. Sélectionnez donc ces jours en cliquant sur leur abrégé dans le tableau central et en maintenant la touche CTRL appuyée (pour faire une sélection non contigüe).
  • Activez l’option Chômé.
  • Sélectionnez ensuite mardi, jeudi et samedi et indiquez Ouvré hors défaut puis saisissez les heures de 14:00 à 18:00 (dans les cases du haut).
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    fig. 5
  • Allez en mai 2005 (avec l’ascenseur vertical) et indiquez une semaine de vacances (=chômé) durant laquelle vous ne vous occuperez pas du projet. Faites la même chose pour juillet où vous comptez prendre 3 semaines de vacances.
  • Une fois le calendrier paramétré, validez ces changements.
  • Dans la zone de droite, où figure votre diagramme de Gantt, vous constatez que les jours chômés ont changé d’apparence (lundi-mercredi-vendredi et dimanche sont maintenant grisés).

Créer une ressource


  • Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.
  • Dans le champ Nom de la ressource, tapez le nom de la personne qui va exécuter les tâches (autrement dit : vous). C’est dans ce tableau que vous pourrez saisir plus tard le nom des personnes qui vous aideront sur ce projet... lesquelles n’auront vraisem­blablement pas le même calendrier de travail que vous. Il faudra donc penser à leur faire un calendrier personnalisé.
    Le nom des ressources ne peut pas contenir de crochets ([ ]), de virgules (,) ni de points-virgules ( ;).

Saisir une première tâche

Entrez les tâches dans l’ordre dans lequel elles doivent intervenir (vous pourrez les déplacer par la suite...). Estimez la durée qui sera nécessaire à leur réalisation. N’entrez pas de dates dans les champs Début et Fin de chaque tâche. MS-Project les calculera en fonction des liens (prédécesseur) qui existent entre les tâches.
Afin de procéder à un test, saisissons notre première tâche (qui n’a donc pas de prédécesseur).

  • Pour saisir une tâche, assurez-vous que vous êtes en Affichage > Diagramme de Gantt et tapez le nom de la tâche dans la colonne prévue à cet effet par exemple Démarches administratives et appuyez sur la touche Tab. MS-Project estime la durée de cette tâche à 4 heures (la durée suivie de  ? indique une estimation).
  • Vous estimez que 4 heures sont une durée bien trop longue, tapez par exemple 2 dans la colonne Durée et appuyez sur Tab.
  • La tâche dure maintenant 2 heures (et le point d’interrogation a disparu). MS-Project calcule, sur la base de cette nouvelle durée de 2 heures, les dates de début et de fin de la tâche.
  • Justement... les colonnes Début et Fin devraient - puisque nous travaillons en heures - afficher les dates et les heures. Pour cela, ouvrez le menu Outils > Options > Affichage et choisissez un format de date incluant les heures.
  • Augmentez la taille des 2 colonnes afin de visualiser l’information complète :
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    fig. 6
  • La colonne Prédécesseur ne contient rien, cette 1ère tâche n’étant pas dépendante d’une autre.
  • Choisissez dans la liste déroulante de la colonne Noms Ressources le nom de la personne qui va s’occuper de cette tâche (autrement dit : vous). Dans le cas où plusieurs personnes sont mises à contribution sur le projet, la colonne Noms Ressources doit contenir les noms des personnes concernées par la tâche afin que le calcul de la durée de la tâche soit correct. En effet, imaginons que vous prévoyez qu’une personne seule mettra 6 heures pour la décoration de la salle. Si vous lui affectez une ressource supplémentaire, MS-Project indiquera que cette tâche durera 3 heures, car les tâches sont pilotées par l’effort autrement dit : plus il y a de ressources affectées à une tâche moins la tâche dure longtemps. Ce qui semble logique n’est-ce pas ?... Quoique ? Imaginons notre tâche Démarches administratives d’une durée de 2 heures. Allez-y avec une copine ou un copain... et ben... la tâche dure au mieux 2 heures et au pire 4 heures (pause café, apéro, shopping et compagnie). Je plaisante évidemment...
  • Bref, pour affecter plusieurs ressources à une tâche, tapez simplement un point-virgule après le 1er nom et allez chercher dans la liste le nom de la 2e ressource.
  • Et voilà... un tout grand moment d’émotion !... dans le diagramme de Gantt figure en bleu notre 1ère tâche accompagnée du nom de la ressource.
  • Un clic avec le bouton droit de la souris sur le Gantt vous permet d’accéder notamment aux options d’affichage des périodes chômées (commande Périodes chômées) ainsi qu’aux options de styles des barres (commande Styles des barres) où vous pourrez notamment supprimer l’indication du nom de la ressource figurant à côté de la barre (onglet Texte de la boîte de dialogue > Styles des barres).

N’oubliez pas d’éventuellement sauvegarder votre fichier, car j’aurai l’occasion ces prochains mois de vous parler plus en détail des tâches, des ressources, des options d’affichage et du suivi de notre projet.

[1] le diagramme de Gantt est un outil utilisé en gestion de projet permettant de visualiser dans le temps les diverses tâces composant un projet. Il permet de représenter graphiquement l’état d’avancement du projet



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