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Le mode Document Maître dans Word




Jacqueline FREY


Convention pictographique

T = 15 min TT = 30 min TTT = 45 min
D = facile DD = moyen DDD = difficile

Temps : entre TT et TTT
Difficulté : DD
Public cible : utilisateurs de Word souhaitant gérer de longs documents

Ce mode de travail de Word - couramment utilisé jadis pour gérer de longs documents - est depuis pas mal d’années en sérieuse perte de vitesse. Au premier coup d’oeil, je vois 3 raisons à cela : premièrement, l’arrivée de FrameMaker, deuxièmement, nos ordinateurs sont de plus en plus performants et troisièmement, la très grande discrétion de ce mode de travail qui a disparu du menu Affichage depuis plusieurs versions.

Bien entendu, tout le monde n’a pas la chance de disposer de FrameMaker ou d’un ordinateur puissant capable de gérer des fichiers de plusieurs dizaines de méga-octets. Dans certaines situations, le recours au mode Document Maître se justifie parfaitement,... encore faut-il le trouver dans Word... Pour les distraits, je rappelle que l’utilisation d’un document maître permet d’organiser et de gérer un long document en le divisant en sous-documents plus légers en Kilo-octets et donc plus maniables. Le mode Document Maître permet de créer une table des matières, un index, des renvois et des en-têtes et pieds de page qui s’appliquent à l’ensemble des sous-documents. Et dernière chose... un document maître contient des liens pointant vers un ensemble de sous-documents liés. Ces détails étant réglés..., passons, si vous le voulez bien, aux choses sérieuses...

Préparation d’un document maître


  • Ouvrez le document qui fera office de document maître (ou en mode Plan, créez un nouveau document et tapez les sujets principaux de votre document.)
  • Menu Affichage > Plan.
  • Si nécessaire, cliquez sur le bouton ci-contre pour afficher la barre d’outils mode Document Maître.
  • Attribuez un style de titre à chaque titre (choisissez Titre 1 pour le document maître et Titre 2 pour chaque sous-document, par exemple).
  • Assurez-vous que le premier titre de la sélection soit mis en forme avec le style de titre ou le niveau de plan que vous souhaitez utiliser pour le début de chaque sous-document. Par exemple, si la sélection commence par Titre 2, Word crée un nouveau sous-document pour chaque Titre 2 du texte sélectionné.

Scinder un document maître en sous-documents

  • Une fois les niveaux du plan définis, sélectionnez les titres pour lesquels vous désirez créer des sous-documents. Si vous sélectionnez plusieurs titres à la fois, Word crée un sous-document pour chaque titre du niveau le plus haut de votre sélection : par exemple, si votre sélection commence par un titre de niveau 2, Word crée un sous-document chaque fois qu’il rencontre un titre de niveau 2. Les titres et le texte situés sous un titre accompagnent évidemment celui-ci dans le sous-document
  • Cliquez sur le bouton Créer sous-document. Chaque sous-document constitue alors une zone et une icône de sous-document apparaît en haut à gauche de celle-ci.

Enregistrement du document maître et de sa structure

  • Enregistrez votre document maître par la commande Fichier > Enregistrer sous. Word enregistre alors le document maître et tous ses sous-documents au même endroit, en nommant automatiquement les sous-documents par des noms qu’il choisit (en général, ils commencent tous par les mêmes caractères que le titre du chapitre).

Mise en forme d’un document maître

Vous pouvez mettre en forme un document maître de la même façon que n’importe quel document Word. De plus, chaque sous-document constituant une section dans le document principal, vous pouvez formater différemment chacun d’entre eux.

En-tête et pied de page

Les mises en forme, telles que les en-têtes, styles, marges, s’appliqueront à tous les sous-documents si elles sont définies dans le document principal, ou seulement au sous-document actif si vous les définissez dans un sous-document.

Mise en forme des sous-documents


Idéalement les sous-documents ne devraient pas être mis en forme de façon indépendante, ceci pour deux raisons :

  1. on souhaite généralement une certaine cohérence au sein d’un même document ;
  2. certaines mises en forme faites dans le document maître deviennent prioritaires. Toutefois, si les sous-documents possèdent des en-têtes et pieds de page ou des marges différentes, ces paramètres seront conservés lors de l’importation du sous-document.

Travail dans un document maître

Réduire l’affichage des sous-documents

  • Cliquez sur le bouton ci-contre pour afficher ou réduire l’affichage des sous-documents. Lorsque les sous-documents sont réduits dans le document maître, chaque sous-document apparaît sous forme de lien hypertexte bleu.
  • Si vous cliquez sur le lien hypertexte, Word ouvre le sous-document dans une fenêtre à part.

Insérer un document Word existant dans un document maître


  • Ouvrez le document maître.
  • Cliquez à l’endroit où vous souhaitez ajouter le document existant (par exemple à la fin ou entre deux sous-documents... dans ce cas veillez à cliquer sur une ligne vide entre les sous-documents existants).
  • Dans la barre d’outils Mode Plan, cliquez sur Insérer un sous-document.
  • Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du document à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir. Word insère alors un saut de section de type Page suivante avant le sous-document et un saut de section Continu après.

Gestion des sous-documents

Ouvrir un sous-document


  • Pour ouvrir un sous-document, ouvrez d’abord le document maître.
  • Passez en Mode Plan et double-cliquez sur l’icône du sous-document à ouvrir.
    Il est également possible d’ouvrir directement un sous-document (par la commande Fichier > Ouvrir) pour y travailler ; il est cependant très important de l’ouvrir à partir du document principal si vous désirez le renommer ou l’enregistrer ailleurs. De même, si vous désirez apporter des modifications qui influencent l’ensemble du document principal, comme supprimer ou ajouter des sous-documents, faites-le toujours à partir du document maître.

Renommer un sous-document


  • Ouvrez le document maître.
  • Menu Affichage > Plan.
  • Si les sous-documents sont développés, cliquez sur Réduire les sous-documents.
  • Appuyez sur CTRL et cliquez sur le lien du sous-document à renommer.
  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
  • Tapez le nouveau nom de fichier ou le nouvel emplacement du sous-document, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour fermer le sous-document et revenir au document maître, ouvrez le menu Fichier et choisissez Fermer.
  • Finalement, enregistrez le document maître pour sauvegarder la nouvelle structure puis fermez-le.
    Lorsque vous renommez un sous-document, la version précédente du fichier du sous-document demeure à l’emplacement d’origine. Vous pouvez éventuellement supprimer ce premier fichier devenu inutile.

Diviser un sous-document

Si un sous-document devient trop volumineux, vous pouvez le diviser en plusieurs parties, chacune d’elles devenant à son tour un sous-document.

  • Pour cela, positionnez votre pointeur à l’endroit où vous désirez effectuer la séparation.
  • Cliquez sur le bouton Diviser sous-document.
  • Enregistrez le document maître afin qu’il tienne compte de la nouvelle structure.

Fusionner des sous-documents

  • Ouvrez le document maître.
  • Menu Affichage > Plan.
  • Sélectionnez les sous-documents à fusionner en cliquant sur leur icône. Pour sélectionner plusieurs sous-documents adjacents, cliquez sur la première icône, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la dernière icône.
  • Dans la barre d’outils Mode Document Maître, cliquez sur Fusionner sous-documents.

Supprimer un sous-document


  • Ouvrez le document maître.
  • Menu Affichage > Plan.
  • Si vous désirez ramener le contenu d’un sous-document au niveau de simples titres du document principal, cliquez sur son icône puis sur le bouton Supprimer sous-document.

Supprimer le contenu d’un sous-document


  • Ouvrez le document maître.
  • Menu Affichage > Plan.
  • Cliquez sur l’icône du sous-document à supprimer.
  • Appuyez sur la touche Delete. Notez que dans ce cas, le fichier existe encore à l’emplacement où il était enregistré, mais il n’a plus de rapport avec le document principal.

Protection des sous-documents

Si vous apercevez une icône en forme de cadenas dans une zone de sous-document, cela signifie que le sous-document est en lecture seule et ne peut donc être modifié.

  • Vous pouvez le déverrouiller en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Verrouiller document. Bien entendu, utilisez ce même bouton si vous souhaitez verrouiller un sous-document. Ceci dit, si vous désirez véritablement protéger un document, cliquez sur le bouton Options de la boîte de dialogue Enregistrer ou Enregistrer sous et tapez un mot de passe de protection.


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