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HEFR-X2, une vision de collaboration et de capitalisation de savoir-faire résolument orientée vers le futur




Omar ABOU KHALED

Laurent PIERROZ

Raphaël GUISOLAN


Cet article trace l’évolution du projet HEFR-X2 (Haute Ecole FRibourgeoise - Xml eXchange oriented platform) mené par l’EIA-FR (École d’Ingénieurs et d’Architectes de Fribourg) pour 2005 - 2007.

Il succède à plusieurs projets antérieurs qui ont assuré la mise en place d’une série d’outils auteurs [1] facilitant les processus de gestion de données (création, stockage, publication et archivage). Les données concernent principalement le domaine académique (gestion des fiches de cours, inscription en ligne, etc.), le domaine pédagogique (évaluation de cours, support e-learning etc.), et finalement le domaine de la diffusion de l’information sur l’école d’une manière générale.

Un projet au service d’une vision

Le projet HEFR-X2 se veut une plate-forme pour accompagner et supporter les changements opérés au niveau de l’EIA-FR dans sa nouvelle vision qui se concentre sur plusieurs axes et peuvent être résumés comme suit :

La gestion par la qualité

L’EIA-FR a amorcé un processus de certification ISO 9001 : 2000 appelé Gestion par la qualité. La clé de la réussite d’un tel processus, mise à part la certification elle-même, passe par la mise en place de deux grands systèmes :

  • un système d’archivage documentaire disponible et durable
  • une solution pérenne et évolutive pour la gestion d’un workflow.

Le bilinguisme

L’EIA-FR se situant à la frontière linguistique doit montrer sa spécificité en renforçant la diffusion de ses informations en langue allemande, mais également en anglais. Ce renforcement passe inévitablement par la mise en place d’une solution structurée et évolutive au niveau des systèmes de diffusion de l’information intranet et internet.

La communication

Avec le projet HEFR-X2, l’EIA-FR se dote des moyens efficaces et souples pour renforcer la communication sur deux niveaux :

  • le niveau externe :
    • une promotion efficace visant à l’élargissement du bassin de recrutement (national et international)
    • une réputation solide dans les milieux industriels au niveau de la veille technologique et de la R&D
    • une diffusion élargie des activités (formation, organisation de conférences, etc.)
    • un rayonnement de compétences pour les échanges nationaux et internationaux (mobilité, stages, etc.)
  • le niveau interne via une amélioration du processus de communication interne pour gagner en temps et en productivité.

Des expériences réussies

Le bilan des expériences antérieures nous laisse envisager le futur avec une grande sérénité. Voici quelques détails résumant la situation :

Le projet e-services

Il s’agit actuellement des sites des trois écoles :

l’EIA-FR, www.eif.ch la HEG, www.heg-fr.ch et la HEF-TS, www.hef-ts.ch
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fig. 1
une plate-forme de travail ; un espace internet ; un espace intranet ; un espace étudiant
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fig. 2
un design respectant une ligne commune ; un respect de la spécificité de chaque école ; des accès bilingues
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fig. 3
une vue orientée magazine plutôt qu’un portail de diffusion d’énorme quantité d’information


ces trois sites disposent d’un design commun, et d’une série d’outils intranet fonctionnels et intégrés permettant une vision, un design et une grande synergie entre eux.

Les outils intranet

Plusieurs outils intranet sont actuellement en production, dont voici une liste non exhaustive : systèmes de sondages (évaluation de cours), gestion d’énoncés de projets, gestion de publications scientifiques, gestion de fiches de cours, journal électronique (mémento), gestion des offres d’emploi, gestion de diffusion d’articles de presse, diffusion des horaires, gestion d’inscription et de demande de renseignement, gestion d’inscription pour des séminaires organisés, etc.

Dans les paragraphes qui suivent, nous allons présenter en détail quelques outils que nous estimons représentatifs de l’ensemble.

Mémento

Description

Le mémento est un organe de publication de tous les événements et informations concernant notre école et son personnel. L’outil possède une interface de gestion accessible pour toutes les personnes de notre école, étudiants inclus.

Caractéristiques

  • Données stockées en XML
  • Visualisation en HTML et en PDF avec possibilité de sélectionner les articles d’intérêt (principe du panier d’achats)
  • Accès PDA (Palm, PocketPC, téléphone mobile, AvantGo)
  • Recherche basique et avancée des articles
  • Publication des News automatiquement sur le site Web (news défilantes) et sur les écrans d’information de l’école (TV).
  • Abonnement mensuel ou hebdomadaire avec choix des rubriques d’intérêt
  • Insertion d’articles (champs à option : lien de référence, etc.), reprise des données automatiques (nom d’auteur, email de l’auteur, etc.)
  • Choix de la durée de publication
  • Système de validation d’article par le rédacteur en chef en ligne (secrétariat)

Principe de fonctionnement

Il est décrit sur la figure 4

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fig. 4
principe de fonctionnement du mémento

et différents écrans d’utilisation sont visibles sur les figures :

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fig. 5
Recherche basique ou avancée des articles
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fig. 6
Insertion d’un article avec choix du lieu de publication (mémento, site Web d’un département, site Web de l’école, écrans d’information dans les halls d’entrée de l’école, etc.)
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fig. 7
Validation d’un article mémento
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fig. 8
Personnalisation de l’abonnement mémento avec choix des rubriques d’intérêt et choix du format (HTML/PDF) et choix de périodicit

Conclusion

Cet outil a remplacé le mémento en papier de l’EIA-FR. Il constitue actuellement une des sources les plus utilisées pour tracer nos activités durant toute l’année scolaire.

Gestion des fiches de cours

Description

L’outil fiches de cours est un système permettant la gestion (création, modification, et publication) des descriptifs de cours dispensés à l’école. Il offre une interface de gestion et de visualisation et il a l’avantage d’unifier la structure des descriptifs ainsi que la présentation de ceux-ci. Il permet également de centraliser toutes ces informations afin de mieux les sauvegarder et les archiver.

Caractéristiques

  • Données stockées en XML
  • Publication en PDF (booklet)
  • Possibilité de visualiser les fiches de cours en différents formats (HTML, PDF)
  • Diffusion sur le site Web automatique, après validation par les responsables
  • Génération automatique des tables de matières avec liens hypertextes
  • Possibilité de comparaison de fiches d’année en année

Principe de fonctionnement Il est décrit sur la figure 9

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fig. 9
principe de fonctionnement de la gestion des fiches de cours

et différents écrans d’utilisation sont visibles sur les figures 10, 11, 12 et 13

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fig. 10
Insertion des fiches de cours
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fig. 11
Affichage des fiches de cours complets
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fig. 12
Sortie en PDF
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fig. 13
Modification et suppression des fiches de cours, accès par professeur

Conclusion

Grâce à cet outil, l’EIA-FR génère chaque année automatiquement le fascicule contenant l’ensemble du programme des cours distribué aux étudiants.

N.B. : cet outil est actuellement en phase d’adaptation aux nouvelles directives de modularités selon le traité de Bologne pour les systèmes Bachelor et Master.

Evaluation des cours

Description

Chaque fin de semestre, les professeurs sont encouragés à faire évaluer leurs cours par leurs élèves. Cet outil permet d’effectuer cette évaluation en ligne, ainsi que de visualiser directement les résultats et les statistiques correspondantes. Il offre un ensemble de modèles standard pour l’évaluation et la possibilité de créer ses propres formulaires.

Caractéristiques

  • Données stockées en XML
  • Éditeur de formulaire intuitif
  • Ensemble de formulaires de base (templates)
  • Possibilité de publication personnalisable
  • Gestion d’accès par l’annuaire de publication de l’école
  • Anonymat des réponses
  • Visualisation graphique des résultats (instantanée)
  • Gestion de période de diffusion de sondage

Utilisation

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fig. 14
Wizard de création de sondage
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fig. 15
Formulaire standard et personnalisable
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fig. 16
Editeur générique de formulaires
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fig. 17
Visualisation graphique des résultats

Conclusion

C’est l’outil le plus utilisé par les trois écoles. Il permet de générer un sondage d’évaluation de cours en 2 minutes. Il est également utilisé pour d’autres types de sondage (sondage d’opinion sur différents thèmes concernant ces écoles).

Le projet Annuaire de publication [2]

Cet outil est l’épine dorsale de la gestion de la politique d’accès de toutes les applications qui sont et seront utilisées dans le futur au sein de la HEFR. Toute référence aux coordonnées des personnes de n’importe quelle page publiée sur les sites des trois écoles, provient inévitablement de l’annuaire de publication de chaque école. Également, il propose deux moyens de diffusion des coordonnées des personnes de la HEF :

  • une vue par filtre de recherche
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    fig.18
  • une vue par structure organisationnelle (Formation et Rad)
    JPEG - 12.3 ko
    fig.19

Le tiercé gagnant : intégration, standardisation et personnalisation

L’approche adoptée dans le cadre de ce projet consiste à placer le Web au centre du système d’information de l’EIA-FR. Il sert de canal de diffusion permettant de transiter les diverses informations provenant de diverses sources existantes vers l’internet et l’intranet.

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fig. 20

Il assure aussi un accès extranet permettant aux utilisateurs d’alimenter les diverses bases d’une manière distante, distribuée et totalement sécurisée. L’architecture applique les trois socles de base pour une architecture ouverte et évolutive, à savoir, l’intégration, la standardisation et la personnalisation des services.

L’intégration

Il s’agit d’appliquer une politique d’intégration optimale de l’ensemble des plates-formes et d’outils de gestion de données actuellement en production au sein de l’EIA-FR comme le projet AGP (SAGEX [3]), le projet AGE (GestacPlus [4] : outil de gestion académique), le projet QUALITÉ et les divers outils intranet. Cette politique assurera un accès transparent et optimal aux diverses données stockées dans les diverses bases.

Le projet AGP

SAGEX ou AGP (Application de Gestion de Projets) est une application permettant de gérer des projets de manière uniforme pour toute la HES-SO. Cette application permet de gérer 3 types de projets : Mandats simplifiés, Recherche appliquée et développement (HES-SO, CTI, Softnet, programme-cadre européen), Formation et étude postgrade.

Les inconvénients actuels d’AGP

Mise à part la complexité d’utilisation de l’outil AGP et le manque cruel de plusieurs fonctionnalités de base indispensables à son fonctionnement d’une manière efficace, ce système soufre de trois inconvénients majeurs :

  1. il possède sa propre politique de sécurité et d’accès aux données, ce qui provoque d’un côté, une incompatibilité avec la politique de sécurité et d’accès de chaque école membre de la HES-SO et inclut l’EIA-FR, et de l’autre côté, il oblige les utilisateurs à assurer une double gestion des mots de passe.
  2. APG assure uniquement une gestion financière des projets et propose des fonctionnalités très pauvres pour la gestion scientifique (pas de gestion des listes de publications, etc.)
  3. APG manque de fonctionnalités lui permettant de diffuser sur le Web des écoles les informations nécessaires à leur visibilité au niveau de la recherche. Cette situation les oblige à saisir les données de leurs projets à nouveau dans un système séparé pour pouvoir les diffuser convenablement.

L’intégration avec AGP

L’EIA-FR a mis en place une solution permettant de pallier les problèmes liés aux points 2 et 3 du paragraphe précédent. Le point 1 étant lié à une solution plus globale et concerne la mise en place d’un annuaire de publication au niveau de la HES-SO.

L’approche d’une solution consiste à assurer une connexion directe vers AGP pour extraire une partie de données nécessaires à la publication de ces dernières sur le Web, et de les transmettre vers une autre application permettant d’ajouter toutes les données scientifiques nécessaires (les collaborateurs, les partenaires, la liste de publication, etc.). Ensuite, ces données seront publiées selon les besoins des utilisateurs, d’après la ligne graphique de l’école, et filtrées ou classées par institut, par année, etc.

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fig. 21

L’intégration avec AGE

L’intégration avec AGE (GestacPlus) fera l’objet d’un article séparé ; elle est liée à la mise en place au sein de l’EIA-FR d’une solution globale d’un annuaire de publication et d’un méta annuaire.

La standardisation

C’est l’un des challenges qui va permettre de garantir une pérennité des données et un saut qualitatif majeur dans l’approche de programmation des modules, dans la logique de stockage des données et finalement au niveau des processus de personnalisation évolutive des outils.

Cette approche de standardisation doit être basée sur la technologie XML dans son ensemble : au niveau de la modélisation et du traitement pour la présentation des données sous plusieurs formes et formats.

L’EIA-FR a appliqué cette approche sur les trois niveaux de son architecture mise en place :

  • Côté Front Office : les utilisateurs voient les informations affichées en fonction des supports de navigation (ordinateur, PDA, téléphone mobile, etc.) et selon leurs profils dans l’organisation. Le formatage des données XML s’avère d’une facilité déconcertante et très efficace.
  • Côté middleware : le développement de cette partie est réalisé à hauteur de 50% avec la technologie XML (XSLT, XSL-FO, etc.). Ce choix a pour effet d’assurer une évolutivité du code et de le rendre indépendant des futurs langages de programmation, et facilite le processus de migration entre les versions de la plate-forme qui accueille les applications.
  • Côté Back-office : le choix d’une base de données Native XML (TAMINO, thexmlacademy.eif.ch) est un choix stratégique permettant la pérennité des données dans un format standard, évolutif et indépendant, mais également il permet une puissance d’expression et d’interrogation inégalable par rapport aux bases de données classiques.

La personnalisation

Cette propriété est assurée grâce à la mise en place d’un annuaire de publication central qui va permettre de consolider les informations clés comme les listes de distribution de messagerie, l’organisation de l’EIA-FR (écoles, établissements, sections, départements et services), projets et enseignements. Cette approche de centralisation servira de point d’accès unique concernant les identités pour les applications intranet de l’EIA-FR, ce qui permet aisément d’offrir un service hautement personnalisable et selon plusieurs propriétés de l’utilisateur :

  • accès personnalisé aux données selon la position géographique de l’utilisateur (intranet, Extranet ou internet)
  • accès personnalisé aux données selon la position et la fonction de l’utilisateur dans l’organisation (professeur, étudiant ou personnel, etc.)
  • accès personnalisé selon le support informatique de l’utilisateur (PDA, PC, etc.).

Conclusions

En guise de conclusion, le projet HEFR-X2 assurera les challenges posés par la nouvelle évolution de l’EIA-FR au sein de la HES-SO vers une situation plus visible et plus performante à travers l’internet et l’intranet et l’ensemble des outils de production des données comme AGP, et AGE. Cela est rendu possible grâce à l’application de la formule magique suivante :


<XML-élisation de votre architecture/>
= <coûts réduits/>
+ <services personnalisés/>
+ <workflow optimisé/>
+ <données pérennes>

Appel aux collaborations futures

L’ensemble des outils déjà développés (ou qui seront développés dans le futur) dans le cadre du projet HEFR-X2 représente un environnement complet de gestion de données distribuées et une plate-forme de travail collaboratif.

Dans cette optique nous sommes prêts à partager notre expérience en faveur d’une collaboration fructueuse et orientée vers le futur avec d’autres écoles et institutions intéressées.

Remerciements

Nous tenons à exprimer notre gratitude à tous les collaborateurs qui ont participé aux divers développements. Egalement à tous les étudiants qui ont participé avec leurs projets de diplômes à l’enrichissement de la plate-forme existante.

Références

[1] un système auteur (Authoring System) est un outil informatique qui permet aux utilisateurs de créer, modifier et supprimer des contenus.Le but essentiel est de permettre la manipulation des contenus par les utilisateurs finaux.

[2] Cet outil fera l’objet d’un article plus détaillé dans un prochain numéro du Flash Informatique

[3] http://agp.hes-so.ch/HelpDocuments/fr/aideframeset.htm

[4] https://age.hes-so.ch/



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