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Réduisons les coûts d’exploitation du parc informatique de l’EPFL




Jean-Claude BERNEY


Objet \ âge0-3 ans3-5 ans> 5 ans
Objets de moins de 1000.- Unité : financement facultatif de la garantie
DIT : pas impliqué
Unité : financement facultatif de la prolongation de la garantie
DIT : pas impliqué
DIT : pas impliqué
PC, Mac (desktop ou laptop) + Imprimante ou périphérique de 1000 à 5000 CHF Unité : financement facultatif mais fortement recommandé d’une garantie sur site. Unité : financement facultatif de la prolongation de la garantie sur site. DIT : néant
DIT :
  • facture aux unités le prix des pièces nécessaires aux réparations qu’il peut effectuer lui-même ou le prix total de la réparation s’il doit la sous-traiter.
  • assure l’interface avec le constructeur pour le matériel sous garantie (expédition du matériel
  • finance la maintenance des imprimantes (nettoyage, débourrage, ...) sur place en sous-traitance.
  • offre le service de dépannage logiciel de 2ème niveau des PC et Mac (récupération de données, mise à neuf d’OS,...)
Serveurs + Imprimantes ou périphériques importants (> 5000 CHF) Unité : financement obligatoire de la garantie.

DIT : dans les cas qui le justifient, financement du surcoût pour passer à une maintenance de qualité supérieure (sur demande de l’unité).

Unité : financement facultatif de la prolongation de garantie.

DIT : dans les cas qui le justifient, financement de la pro-longation de maintenance ou des frais de réparation (sur demande de l’unité).

DIT : financement de la prolongation de la maintenance du constructeur uniquement dans les cas exceptionnels qui le justifient (sur demande de l’unité).
DI : le DIT finance la maintenance des imprimantes (nettoyage, débourrage,...) sur place ou en sous-traitance.

Répartition des responsabilités financières entre le DIT et les unités de l’EPFL

En raison des pressions budgétaires croissantes touchant l’EPFL et le domaine de l’informatique, le DIT a réévalué son parc informatique et ses procédures d’acquisition, de gestion, de maintenance et de renouvellement du matériel. Au terme de cette étude, plusieurs sources d’économies ont été mises en évidence en optimisant les contrats de maintenance et en adaptant les politiques d’entretien et de réparation du matériel informatique.
A titre d’illustration, des imprimantes depuis longtemps amorties et obsolètes (> 5 ans) sont envoyées en réparation au CLOG, alors que de nouvelles machines, moins chères et sous garantie, pourraient être réparées par le fournisseur. Cela a représenté 70% des réparations en 2003.
En plus des économies matérielles, la mise en oeuvre de ces mesures permettra de restreindre l’équipe du Centre de logistique (CLOG) et de focaliser ses activités sur celles qui offrent le plus de valeur ajoutée pour l’EPFL. Celles-ci étant les suivantes :
• le service de dépannage logiciel de 2ème niveau des PC et Mac (récupération de données, mise à neuf d’OS,...)
• le rôle d’intermédiaire entre les utilisateurs et les services de réparation des constructeurs (aspect logistique).
Le DIT a soumis le résultat de ses réflexions à la Direction Informatique Stratégique (DIS) qui a approuvé, lors de sa séance du 1er avril 2004, la répartition des responsabilités (voir tableau ci-dessous). Les éléments principaux en sont les suivants :
• Afin d’avoir une meilleure maîtrise des coûts, le DIT conseille fortement aux unités d’acheter les PC, Mac et imprimantes ou périphériques (de moins de 5000.-) avec une garantie de 3 ans (notons que cette pratique touche d’ores et déjà plus de 80% des achats de PC). Toutefois, si le DIT est sollicité pour réparer ce type d’équipement, celui-ci facturera aux unités le prix des pièces nécessaires aux réparations qu’il effectuera lui-même, ou le prix total de la réparation réalisée en sous-traitance.
• Tout contrat d’achat de serveurs et d’imprimantes ou périphériques (de plus de 5000.-) doit être assorti d’une garantie de 3 ans. Pour les cas qui le justifient, le DIT financera, sur demande, le surcoût du passage à une maintenance de qualité supérieure (silver, gold...).
• Les imprimantes et ordinateurs de plus de 5 ans ne seront plus réparés ou maintenus par le DIT, sauf dans les cas exceptionnels qui le justifient.
• La maintenance des imprimantes (nettoyage, débourrage,...) sera sous-traitée, mais financée par le DIT.
Ces nouvelles conditions de maintenance seront effectives dès le 1er janvier 2005 pour tous les équipements informatiques de l’EPFL indépendamment de leur âge.
Les économies centrales réalisées par ces mesures pourront ainsi être affectées à d’autres activités du DIT, au bénéfice de l’ensemble de l’Ecole. Une étude complémentaire va démarrer prochainement afin d’analyser les synergies possibles entre les photocopieurs et les imprimantes, ce qui aura des conséquences importantes sur l’évolution du parc des imprimantes de l’EPFL.



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