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Création de formulaires dans Word




Jacqueline FREY


Prenons pour notre exemple un questionnaire (sondage de satisfaction, évaluation des connaissances, évaluation d’un cours ou tout document devant recueillir des informations ciblées).
Plutôt que de distribuer aux personnes concernées un formulaire imprimé lequel sera rempli au stylo (de façon illisible...), envoyez plutôt un document Word en annexe à un e-mail, document qui sera alors rempli à l’aide du clavier et de la souris.
Pour cela, vous allez devoir utiliser dans ce formulaire certains types de champs, soit des cases à cocher, des zones de textes et des listes déroulantes.

Création du formulaire


• Commencez par créer un document contenant le texte mis en forme (par exemple le titre du formulaire, son objectif, la façon de le remplir, à qui il doit être retourné, etc.).
• Insérez éventuellement un tableau si vous désirez créer un formulaire avec des bordures, des alignements, des trames, etc.
• Affichez la barre d’outils Formulaires (Affichage > Barres d’outils > Formulaires).
• Placez-vous au bon endroit dans votre document et utilisez les boutons de la barre d’outils Formulaires pour insérer des champs.

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fig. 1
Insérer des champs

Choix des champs

Les champs de type Texte

Ces champs sont destinés à recevoir une information tapée par l’utilisateur (ses commentaires, son prénom, nom, etc). Vous pouvez contrôler le type de données, la longueur et le format en définissant certaines règles de validation.
• Pour cela, double-cliquez dans votre document sur un champ Texte que vous avez inséré afin d’obtenir la boîte de dialogue des options du champ.

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fig. 2
champ texte

Cette boîte de dialogue des options permet de :

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fig. 3
Options de champ : texte

• préciser le type de données attendu (zone Type) : vous avez le choix entre Texte ordinaire, Numéro, Date, Date du jour, Heure du jour et Calcul. Si l’utilisateur entre une donnée qui ne correspond pas au type prévu, Word affiche un message d’erreur et le curseur reste dans le champ jusqu’à ce qu’une donnée correcte soit introduite. Il est à noter que les types Date courante et Heure courante fournissent automatiquement la date du jour ou l’heure actuelle : l’utilisateur ne peut donc rien taper dans ce type de champ. De même, le champ Calcul demande une expression calculée au moment de sa création et ne peut donc être modifié pendant la saisie ;
• définir une valeur par défaut (zone Texte par défaut). La valeur que vous entrez ici apparaît dans le champ à l’ouverture du formulaire mais peut être modifiée par l’utilisateur. Si vous avez choisi un champ de type Date courante ou Heure courante, vous ne pouvez rien taper dans cette zone ;
• limiter la longueur du texte introduit par l’utilisateur (zone Longueur maximale). Si vous désirez fixer la longueur maximale d’un champ, remplacez la valeur Illimitée et indiquez à la place le nombre de caractères maximum que l’utilisateur peut entrer ;
• définir un format de présentation pour les données introduites (zone Format). Le contenu de la liste varie en fonction du type de données choisi ;
• exécuter automatiquement une macro lorsqu’on entre dans le champ ou lorsqu’on le quitte (zones Au démarrage et A la sortie). Ces deux listes affichent toutes les macros disponibles dans le document courant ou dans le modèle Normal.dot ;
• attribuer un nom de signet (zone Signet) au champ ;
• activer l’option Remplissage activé (à conserver car elle autorise l’utilisateur à entrer du texte dans le champ) ;
• joindre de l’aide par le biais du bouton Texte d’aide lequel permet d’accéder à une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez taper un message d’aide qui est affiché dans la barre d’état et/ou dans une fenêtre si l’utilisateur appuie sur F1 (aide dynamique).

Les champs de type Case à cocher

Ce champ permet de demander à l’utilisateur une réponse du type oui ou non (réponses dichotomiques). Double-cliquez dans votre document sur un champ Case à cocher que vous avez inséré pour obtenir la boîte de dialogue des options : Cette boîte de dialogue permet de :
• préciser la taille de la case à cocher sachant que Automatique permet d’adapter la taille de la case au texte environnant alors que Fixe bloque les dimensions de la case ;
• choisir par défaut si la case doit être désactivée ou activée à l’ouverture du formulaire ;
• exécuter une macro à l’entrée dans le champ ou à la sortie.

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fig. 4
Case à cocher

Les champs de type Liste déroulante

Ces champs permettent de proposer une liste de valeurs à la personne qui remplit le formulaire. Celle-ci a donc toutes les possibilités sous les yeux et ne peut choisir une valeur autre que celles proposées. La fenêtre des options pour ce type de champ se présente ainsi :

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fig. 5
Liste déroulante

• Pour créer la liste qui sera proposée à l’utilisateur, tapez les entrées désirées dans la zone Élément de liste.
• Cliquez à chaque fois sur le bouton Ajouter.
• Utilisez les boutons fléchés situés à droite pour réorganiser les éléments dans la liste.

Protection du formulaire

La dernière étape dans la création d’un formulaire consiste à le protéger. Cette opération a pour effet d’activer les champs de formulaires (sans quoi on ne peut les utiliser) et de protéger tout le reste du texte contre la modification.
• Pour protéger un formulaire, cliquez sur le bouton de la barre d’outils Formulaire ou pour obtenir une protection plus efficace par mot de passe, choisissez la commande Protection du document dans le menu Outils.
• Choisissez ensuite Remplissage de formulaire à l’étape No ?2 dans le volet Protéger le document :

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fig. 6
Resstrictions de modifications

• Tapez et confirmez le mot de passe
• Cliquez finalement sur le bouton Activer la protection

Impression d’un formulaire

• Vous pouvez imprimer un formulaire comme n’importe quel document, par la commande Imprimer du menu Fichier.
• Si, néanmoins, vous disposez déjà du formulaire pré-imprimé sur papier, vous aimeriez certainement n’imprimer que les données entrées dans les champs. Pour ce faire, choisissez la commande Options du menu Outils, cliquez sur l’onglet Impression et cochez la case Formulaire : imprimer uniquement les données. Cette option n’est valable que pour le document en cours.



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