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FileMaker - Mise à l’index ?




Isabelle FERNANDEZ


Index : n. m. (mot lat. signif. indicateur). Deuxième doigt de la main, le plus proche du pouce. || Aiguille d’un cadran. || Table alphabétique placée à la fin d’un livre. || Liste de toutes les valeurs qui apparaissent dans la rubrique d’une base de données.

Bien entendu, comme vous pouvez vous en douter, nous nous attarderons sur la dernière définition. Cette option améliore le traitement des recherches, mais elle augmente la taille des fichiers stockés sur un disque dur. Cette indication nous donne donc toute la nuance nécessaire pour nous pencher sur le rôle, la nécessité et les avantages liés à l’utilisation de cette option. Elle est d’autant plus importante que votre base de données est conséquente en taille.
L’index est automatiquement géré par FileMaker pour les rubriques de type : texte, nombre, date, heure et calcul. Le programme crée l’index lorsque vous utilisez les rubriques, par exemple dans le cadre d’une recherche. La première fois que vous réalisez une recherche, FileMaker compose la liste de toutes les valeurs utilisées dans ce champ. Vous aurez donc l’impression que cette opération est quelque peu lente. Lors des requêtes suivantes, FileMaker se basera sur l’index ; le résultat sera ainsi affiché plus rapidement.

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fig.1

La fenêtre de définition des rubriques (Fichier, Définir les rubriques,...), donne la liste des options choisies. Dans le cadre de l’indexation, si l’option est automatisée, FileMaker affiche l’option dans la fenêtre.

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fig. 2

Pour gérer cette option personnellement, il suffit d’ouvrir les options de la rubrique et choisir l’onglet Autres options. Par défaut, les options suivantes sont choisies :
• l’option Non permet de ne pas créer automatiquement l’index. FileMaker permettra bien entendu de réaliser une recherche, mais il mettra beaucoup plus temps à afficher le résultat. Cette option Non est souvent liée à Indexation automatique si nécessaire de manière à optimiser automatiquement la création de l’index. Il est important en revanche de créer l’index si la rubrique est utilisée dans le cadre d’un lien (entre deux fichiers ou au sein du même fichier).
• pour une rubrique Texte : l’indexation est composée des 20 premiers caractères de chaque mot, avec un total maximum de 60.
• pour une rubrique Nombre : FileMaker indexe les 120 premiers caractères, sans tenir compte des espaces, virgules, lettres, ...

Utilisation d’un index

Lorsque vous travaillez en mode Utilisation ou Recherche, vous pouvez accéder à l’index au moyen de l’article Insertion, Index... ; pour cela, il faut activer la rubrique pour laquelle vous désirez appeler l’index. Un double clic sur la valeur souhaitée, ou une sélection et la validation du bouton Coller, insère automatiquement le texte dans une rubrique. En mode Utilisation, cette fonction vous permet de saisir des valeurs déjà inscrites dans la base de données. En mode Recherche, elle vous permet de connaître les valeurs saisies dans le fichier et ainsi de saisir le bon critère de recherche.

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fig. 3

Affichage d’un index

Vous pouvez en tout temps afficher l’index d’une rubrique. Il faut pour cela qu’elle soit activée, que le mode Utilisation ou Recherche soit sélectionné. La commande Insertion, Index... affichera donc une fenêtre dans laquelle vous obtiendrez toutes les valeurs saisies dans le fichier. Si la fonction est grisée, il est possible qu’aucune rubrique ne soit sélectionnée ou que l’option Non soit activée dans la fenêtre de création de l’index (définition des rubriques). Vous avez la possibilité d’afficher les mots un par un ou selon la saisie effectuée (exemple : Monsieur le Directeur).

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fig .4

Saisie d’un index

Vous ne pouvez pas agir directement sur le contenu de l’index. FileMaker le gère automatiquement en fonction des valeurs saisies dans les différentes fiches de la base de données. Pour qu’une nouvelle valeur soit affichée dans l’index, il faut obligatoirement que la fiche soit validée. Pour optimiser la recherche, la liaison entre fichiers,... FileMaker base l’indexation sur les mots individuels saisis dans une rubrique. Si vous désirez créer une seule entrée d’index avec un groupe de mots, appelé concaténation, il faut créer les espaces de séparation au moyen des touches CTRL-ESPACE (Windows) ou OPTION-ESPACE (Macintosh).

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fig.5

Recherches

Dans le cadre d’une recherche, FileMaker se base sur l’index s’il existe ; le cas échéant, FileMaker créera l’index afin d’optimiser les recherches suivantes.
Les recherches (tout comme l’index) sont basées sur les mots individuels saisis dans la rubrique.
Dans le cas d’une saisie concaténée (Monsieur le Directeur - comme cité plus haut), la recherche basée sur le mot Directeur ne fonctionnera pas. Etant donné que la saisie représente un mot entier, il faudra précéder la recherche par le symbole *.

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figure 6

Dans une requête, FileMaker ne tient pas compte de la casse (majuscule - minuscule), ni de la ponctuation.

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fig. 7

Pour effectuer des recherches sur des rubriques en tenant systématiquement compte de la casse, il faut changer la langue de référence de l’indexation :
• Fichier / Définir les rubriques...
• Sélectionner la rubrique à indexer
• Utiliser le bouton Options..., onglet Autres options
• Activer la liste de valeurs Langues et choisir ASCII
• Valider les fenêtres de dialogue.
Pour rechercher une série de caractères en tenant compte de la ponctuation, il faut encadrer le contenu de la recherche par " ". Dans ce cas, FileMaker affine sa recherche au niveau de la ponctuation.
Les index sont créés en fonction du type de rubrique. Il est donc impossible de chercher du texte dans une rubrique de type nombre.

Astuces


• En recherchant Jean, FileMaker retournera Jean / Jean Paul / Jean-Paul / Jeannette ;
• En recherchant =Jean, FileMaker retournera Jean / Jean Paul ;
• En recherchant ==Jean, FileMaker retournera Jean.

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figure 8

Script

Pour les spécialistes des scripts, vous pouvez également utiliser cette fonction dans un automatisme de recherche par exemple :

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fig. 9

Le script ci-dessus active la fonction de recherche, active l’index de la rubrique Nom. Elle permet ainsi à l’utilisateur de choisir un nom existant dans le fichier. Dès la sélection du nom de famille et la validation du script, FileMaker active les fiches trouvées.
Cette fonction évite d’afficher une liste de valeurs ; cette dernière apparaîtrait lors de chaque activation de la rubrique en mode Utilisation.

Conclusion

Cet article n’est pas là pour mettre FileMaker à l’index, mais pour vous donner un coup de pouce !



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