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e-conomat ou crayons et gommes au bout du clic




Ion CIONCA


Historiquement, les commandes de matériel à l’économat de l’EPFL rimaient avec les fameux formulaires de l’ex-OCFIM en 7 exemplaires, avec l’indispensable machine à écrire pour taper lesdits formulaires, avec toujours les mêmes questions sur qui garde la copie rose, qui la jaune, qui la bleue, quel est le Centre de Frais, qui signe et encore autres tracasseries bureaucratiques. Tout cela, parfois, pour avoir un crayon et une gomme.

Le projet e-conomat a été démarré de manière indépendante par le SIC de l’époque (le Domaine IT d’aujourd’hui), mais la nouvelle direction du DII a vite repris le contrôle des opérations et a nommé le CCSAP pour diriger le projet. Ont suivi une phase de ré-analyse, des comparaisons avec l’état du même service à Zürich et la décision finale de continuer sur la voie indépendante choisie initialement afin de profiter du travail déjà effectué.

L’équipe de projet, regroupant des collaborateurs du DII (économat et support), du DIT-KIS, du CCSAP et un groupe représentatif des clients, a travaillé sur 3 axes : les fonctionnalités nécessaires aux clients, celles nécessaires au gestionnaire économat et à l’élaboration du catalogue.

Grâce au travail de chacun, le résultat e-conomat est là, pour remplacer les copies chimiques par le navigateur Web, les classeurs par les bases de données, les saisies multiples de factures par des transactions automatiques, les catalogues papier par le catalogue dynamique en ligne.

Qui est concerné par e-conomat ?

Les utilisateurs de cette application seront les mêmes personnes qui s’occupaient des commandes de matériel à l’économat.

Droits d’accès

Les personnes autorisées doivent demander à leurs accréditeurs d’unité le droit à l’application de commandes e-conomat pour les unités respectives (consulter accred.epfl.ch/ pour plus de détails).

Accès à e-conomat

L’adresse Web de e-conomat est : admwww.epfl.ch/economat/. Donner son identification GASPAR, voir avec votre accréditeur en cas de problèmes de droits d’accès (comme décrit ci-dessus) et découvrir ensuite l’interface de commande en ligne. Parmi les fonctions à disposition :
• gestion des commandes : création d’une nouvelle commande, continuation d’une commande en cours de saisie, création d’un modèle, copie des commandes, soumission de la commande ;
• consultation du catalogue des articles disponibles ;
• suivi de l’état du traitement et avis par courrier électronique de la livraison possible dès la disponibilité des articles commandés ;
• statistiques des commandes effectuées ou correspondant à un centre financier sous contrôle.

e-conomat a aussi changé le mode de travail de l’équipe qui gère l’économat ; un entraînement lors des phases prototype et pilote de l’application a permis de roder les nouvelles procédures.

Les événements principaux de e-conomat sont signalés par du courrier électronique (copie de la commande au client et au responsable du centre financier, annonce de la disponibilité de livraison des articles, etc.). La facturation des articles livrés au cours du mois est automatiquement transmise par courrier électronique pour intégration par batch input dans le module financier de SAP. Par contre, il n’y a aucun changement en ce qui concerne la répartition des budgets.

Techniquement, l’application a été écrite en ASP avec base de données MS SQL et interface Web accessible depuis un navigateur Web. L’abus de l’application e-conomat ne nuit pas à la santé, mais une utilisation e-conomique est à recommander. Le responsable de votre centre financier vous le confirmera.

Contacts


• Marilyne Corthay : questions sur l’utilisation de l’application
• Ion Cionca : questions techniques

Liens


• admwww.epfl.ch/economat/ : e-conomat, commandes en ligne
• accred.epfl.ch/ : accréditations et droits aux prestations
• gaspar.epfl.ch/ : GASPAR

Abréviations


• DII : Domaine Immobilier et Infrastructures
• CCSAP : Centre de Compétences SAP
• DIT-KIS : Domaine IT, Knowledge and Information Services.



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