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La méthode HERMES appliquée à l’achat des clusters de calcul


Les méthodes et les standards ne sont pas un mal nécessaire. Quand bien appliqués, ils permettent aux organisations IT d’

  • être plus efficaces
  • éviter de répéter des erreurs quand les tâches sont récurrentes
  • avoir un standard interne mais qui peut aussi sortir du périmètre de l’organisation.

HERMES est la méthode de gestion de projets pour l’informatique, les prestations, les produits et l’organisation. HERMES est développée par la Confédération et accessible sur son site internet.



Methods and standards are not a necessary evil. When well applied and implemented, they allow an IT organization to
  • be more efficient
  • avoid repeating mistakes when executing recurring tasks
  • have an organization-wide standard, which can go beyond the scope of the single organization.

HERMES is the project management method for IT, services, products and organization. HERMES is developed by the Swiss Government and freely available on its website.



Vittoria REZZONICO


Introduction à la méthode HERMES

Selon HERMES, le projet peut être vu sous différents angles : vue temporelle, partenaires et hiérarchique.

Vue temporelle

Le déroulement du projet est séparé en phases, qui structurent le cycle de vie du projet. Les phases dans HERMES sont :



Initialisation
cette phase démarre avec le mandat d’initialisation du projet, qui est le OK officiel pour le démarrage d’une étude, et se termine avec le mandat de projet. A ce point, les ressources nécessaires au projet sont établies assez clairement, avec bien sûr une marge d’incertitude.
Conception
l’étude menée lors de la phase précédente est détaillée et, dans le cas d’achat d’un cluster de calcul, le dossier d’appel d’offres est rédigé. Cette phase inclut toute la procédure d’appel d’offres et se termine avec la signature du contrat avec le fournisseurs.
Réalisation
le cluster est livré et testé.
Déploiement
la machine est mise en service et ensuite ouverte aux utilisateurs. Cette phase se termine avec la clôture du projet et la dissolution de l’équipe de projet.

La vue des partenaires

Dans HERMES, on attribue des rôles à un ou plusieurs partenaires du projet : utilisateur, producteur ou exploitant.

Utilisateur
le client final du projet,
Producteur
le fournisseur,
Exploitant
celui qui s’occupe de l’intégration du système dans le paysage IT existant.

La vue hiérarchique

Les niveaux hiérarchiques règlent les responsabilités dans le projet. Les trois niveaux hiérarchiques sont :

Pilotage
ce niveau est responsable des décisions de libération des phases ainsi que de la mise en service. Le mandant a droit de véto sur le projet. Dans le HPC à l’EPFL, ce niveau est représenté par le CoPil HPC (comité de pilotage HPC) et le mandant est son président.
Conduite
comprend le chef de projet qui peut être appuyé par un comité spécialisé, et, pour les plus chanceux, de l’assistance au projet. Dans notre cas, on trouve à ce niveau la coordinatrice HPC en tant que cheffe de projet appuyée par le comité technique HPC Tech.
Exécution
les spécialistes se trouvent à ce niveau, que cela soit le représentant des utilisateurs ou le responsable de l’exploitation par exemple.

Les rôles

En tant qu’humains, nous avons besoin de savoir quelles sont nos responsabilités. Hermes couvre cette partie à travers des rôles. A chaque tâche correspond un rôle responsable de la tâche, la production de chaque résultat est assurée par un groupe de rôles. Hermes définit les rôles d’une façon standard, qui sont assignés aux parties prenantes lors de l’initialisation. Les rôles minimaux pour un projet Hermes sont :

le mandant
responsable de tout ce qui est pilotage,
le chef de projet
responsable de la conduite du projet,
le spécialiste
responsable de la mise en oeuvre. D’autres rôles sont utilisés si besoin. Dans le cas d’achat d’un cluster HPC, plusieurs spécialistes sont nommés :
le responsable de l’exploitation
ce rôle est rempli par le responsable du groupe DIT-EX, Fabien Figueras, qui peut déléguer à un membre de son équipe,
les testeurs
pour exécuter les benchmarks sur la machine, nous choisissons deux testeurs, un du côté de l’exploitant, l’autre du côté utilisateur. Ces testeurs sont chargés de lancer les benchmarks et fournir les résultats pour la rédaction du rapport des tests. Ce rapport est généré automatiquement,
le responsable de la qualité
le rapport de tests est validé par le responsable de la qualité qui peut suggérer au mandant de bloquer le projet si les tests n’ont pas donné de résultats satisfaisants.

Scénarios HERMES

Une nouveauté par rapport aux versions précédentes de HERMES, est l’existence de scénarios, qui aident le chef de projet dans la conduite en indiquant les modules nécessaires à son projet.
Auparavant, le chef de projet voulant utiliser HERMES se trouvait face à une méthode qui couvrait tout type de projet, avec donc des rôles et résultats pas forcément nécessaires. Maintenant, le choix des documents à produire et des rôles à affecter est assisté par le choix de scénarios. Voici les scénarios standard dans HERMES 5 :

Système IT
développer et intégrer un logiciel,
Système IT agile : système IT avec pilotage agile [1] du développement, Système IT standard
acheter et intégrer un logiciel, Système IT existant
exécuter une mise à jour d’un logiciel existant, Infrastructure IT
développer une infrastructure IT sans modification des processus, Prestation/produit
réalisation d’une prestation ou d’un produit (organisation d’un évènement ou achat d’une solution Cloud)
Prestation/produit agile
comme avant, mais avec pilotage agile du développement,
Organisation
modifier une organisation.

Il est possible de créer des scénarios individuels en ajoutant ou supprimant des modules, tâches ou résultats. Il est aussi possible de mettre ces nouveaux scénarios à disposition d’autres utilisateurs en les proposant pour validation.
Pour notre cas d’achat de cluster de calcul, nous utilisons le scénario Infrastructure IT.

Les modules

Les modules contiennent des tâches (par exemple conduire et contrôler les projet) desquelles découlent des résultats (qui sont des documents ou des états comme par exemple produit réalisé). Chaque scénario contient des modules. Le scénario Infrastructure IT comprend les modules suivants :

  • Pilotage du projet,
  • Conduite du projet,
  • Bases du projet,
  • Exploitation informatique,
  • Migration informatique,
  • Test.

Comme lors de notre projet nous procédons à un appel d’offres public, il est nécessaire d’ajouter au scénario le module achat. De plus, dans notre cas, nous n’effectuons pas de migration, ce qui nous fait un module de moins.
Le module achat n’est utilisé que lorsqu’a lieu une procédure d’appel d’offres public, c’est à dire à partir d’un montant de 230’000 CHF. Une fois choisis les modules nécessaires, la méthode nous propose, lors de chaque phase et dans chacun des modules, des tâches à exécuter. A chaque tâche correspond un rôle de responsable, et un ou plusieurs résultats.

Les petits losanges violets réprésentent les jalons de début et fin de phase. D’autres jalons sont par exemple la mise en service lors du déploiement. Il s’agit de décisions clés lors du déroulement du projet.

Acheter un cluster de calcul, avec HERMES

Passons en revue les tâches principales, par phase.
Lors de la phase d’initialisation, les bases du projet sont posées. Une étude préliminaire (besoins des utilisateurs, étude de marché, analyse de l’existant) est rédigée. Souvent, lors de l’achat de machines de calcul, des benchmarks sont tournés sur plusieurs architectures, afin de choisir une variante. Un budget préliminaire est établi sur la base de l’étude. La liste des acteurs dans le projet est rédigée. L’étude avec une proposition sommaire de configuration, une analyse des risques, le budget ainsi qu’un échéancier préliminaire sont rassemblés dans le mandat de projet qui est validé par le CoPil HPC. Le mandat de projet validé marque la fin de la phase d’initialisation. A ce point, toutes les parties prenantes savent à quel moment elles vont intervenir dans le projet. La phase de conception contient la procédure d’appel d’offres dans son entier et se termine avec la signature du contrat entre l’EPFL et le fournisseur de la solution HPC. La partie la plus importante est sans doute la rédaction du dossier d’appel d’offres, dans lequel se trouvent les spécifications minimales pour la machine ainsi que les critères d’adjudication. Le tout est extrêmement détaillé pour ne pas laisser place à des ambiguïtés.
Dans cette phase, nous voyons aussi le début des modules exploitation et test. Dans le dossier d’appel d’offres, nous imposons aux vendeurs de nous fournir les résultats de plusieurs benchmarks. Leur description ainsi que la procédure de burn-in (mise sous charge de la machine pour éliminer les éventuels composants défectueux) sont élaborées dans le concept de test et intégrées dans le cahier des charges.
Après la publication de l’appel d’offres, il faut attendre un délai légal avant de pouvoir recevoir des dossiers. Une fois les dossiers reçus, on procède à l’ouverture des offres et à leur évaluation. Comme les critères d’adjudication sont très précis (c’est un choix du CoPil HPC), ce travail est énormément facilité. Avant de passer au choix du vendeur, il est de bonne pratique de faire un round de négociations. Ensuite, le HPC Tech donne son préavis au CoPil HPC qui décide qui est le vendeur qui remporte l’appel d’offres. Le résultat est publié. Pendant le délai légal de 20 jours entre la publication et le contrat, nous rencontrons le vendeur pour peaufiner les derniers détails. Ensuite, le contrat est signé. Il ne faut pas négliger que pour des projets de certains montants, plusieurs signatures sont nécessaires pour la publication et le contrat. Il faut bien planifier et prendre les rendez-vous avec les ayants-droit. Dès le contrat signé, nous passons dans la phase de réalisation. Il est conseillé à ce point de recontacter les utilisateurs potentiels et les parties prenantes, déjà pour garder un bon contact avec les utilisateurs finaux tout au long du projet, ensuite, pour préparer le déploiement, par exemple en demandant la collaboration des utilisateurs à l’installation de logiciels spécifiques ou pour faire les derniers arrangements concernant les tests.
Le matériel arrive, le fournisseur s’occupe de l’installer dans les racks et procède à l’installation de base. Ensuite, nous passons à l’acceptance de la machine : deux testeurs (un côté exploitation, l’autre côté utilisateurs) reproduisent les résultats des benchmarks promis dans l’offre. Si les résultats ne sont pas satisfaisants, le projet est bloqué tant qu’une solution convenable n’est pas trouvée. Ce cap passé, on met sous stress toute l’infrastructure (acceptation). Si un composant lâche pendant cette phase, il est remplacé et le test repart de zéro.
Une fois tous les tests passés, de la formation à la gestion de la machine ainsi que de la documentation nécessaire au manuel d’exploitation fournie aux administrateurs, a lieu la réception de la machine par l’EPFL. Le fournisseur est libéré et les clefs de la machine sont remises à l’EPFL. On passe à la phase de déploiement.
Lors de la dernière phase, déploiement, les administrateurs du DIT intègrent la machine dans le paysage IT de l’EPFL (authentification LDAP, backup,...) et ils procèdent à l’installation des logiciels de base. La machine est ouverte à un groupe choisi d’utilisateurs pour identifier d’éventuels problèmes dans l’installation. Pendant cette période, ils peuvent profiter de faire tourner des calculs sur toute la machine. Les tests des utilisateurs terminés, la machine est officiellement en service. Le projet se termine avec sa clôture.

Qu’est-ce qui change ?

Par rapport au passé avant l’introduction de la méthode, le cadre est mieux fixé dès la phase d’initialisation. Les décisions sont formalisées et une fois les rôles et les tâches fixés, il ne faut que suivre le courant. Côté lourdeur, plus de documents sont produits, bien sûr. Mais ces documents sont ensuite récupérés lorsqu’il faut justifier l’achat à la direction, au CEPF ou au Contrôle des Finances, chose qui arrive, vu les montants en jeu. Ce n’est donc pas du temps perdu, bien au contraire, cela nous permet d’anticiper les demandes de la hiérarchie.
En plus, la méthode HERMES nous force à penser à tous les aspects du projet, que ce soit la durabilité, les risques ou l’alignement sur la stratégie de l’Ecole. Et puisque HERMES est la méthode de gestion de projets de la Confédération, nous entrons dans un standard, le même que celui utilisé par d’autres institutions Suisses.

[1] Méthode agile : en informatique dénomme un groupe de pratiques qui impliquent au maximum le mandant en reposant sur des cycles de développement très courts.



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