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IS-Academia, l’outil de gestion des études de l’EPFL


IS-Academia est l’outil informatique de gestion des études de l’EPFL. Les fonctionnalités mises à la disposition des étudiants sont présentées à l’occasion de la rentrée académique.



IS-Academia is the IT tool used to manage all aspects of studying at the EPFL. At the beginning of a new academic year, the following presentation describes the services available to students.


Laurent RAMELET


Les données nécessaires à cette gestion sont centralisées dans une base de données unique qui offre une vision complète, cohérente et longitudinale des études au sein de l’EPFL. L’application permet aux intervenants concernés d’interagir avec ces données par le biais de portail Web spécialement conçus pour chaque groupe d’utilisateurs. Les portails principaux sont :

  • le portail Etudiant ;
  • le portail Enseignant ;
  • le portail Administrateur ;
  • le portail des Stages et des Projets.

La structure des plans d’études, formant l’épine dorsale du système, est gérée par le service académique. Les conditions de réussite pour chaque cycle (Propédeutique, Bachelor et Master) sont exprimées dans IS-Academia sous forme de règles de calcul. A la fin de chaque période d’examens, ces règles de calcul sont invoquées et déterminent les résultats des étudiants aux examens. Les critères de réussite comprennent par exemple le contrôle du nombre de crédits obtenus, le temps écoulé ou les échecs antérieurs. Il est important de savoir toutefois que les résultats sont provisoires jusqu’à la tenue des conférences des examens.
En plus des étudiants immatriculés, IS-Academia permet de traiter l’entier des dossiers de candidatures pour chaque cycle de formation de l’EPFL (Bachelor, Master, Doctorat). En 2012, ce sont un peu moins de 7’000 candidatures reçues et traitées en ligne, sans papier, dans le cadre des commissions d’admissions. Les candidats admis retrouvent ensuite leurs données personnelles dans le portail étudiant ISA. Précisons encore qu’environ 1’200 étudiants de l’Université de Lausanne sont référencés dans notre système pour les cours donnés par des enseignants de l’EPFL.

Portail Etudiant IS-Academia

IS-Academia fournit à chaque étudiant de notre Ecole un point d’accès personnalisé de ses données académiques. Ceci leur permet notamment de s’acquitter de plusieurs opérations administratives, nécessaires pour tenir à jour leurs données. Il en va du formulaire de réinscription académique (FRAC) qui doit être validé à chaque début de semestre. Cette action permet un contrôle des données personnelles et de la situation des études. Les étudiants valident la section dans laquelle ils sont inscrits, le cycle de formation suivi et l’activité prévue pendant le semestre (présent, en congé, en échange auprès d’une autre institution ou en stage). Une fois ce contrôle effectué, IS-Academia permet l’impression d’attestations d’immatriculation et l’inscription aux enseignements.



portail Etudiant IS-Academia

Le portail ISA leur permet en outre de :

  • consulter leur horaire (cours et examens),
  • consulter les listes de classes,
  • consulter les descriptions de cours,
  • s’inscrire aux cours et se retirer des examens,
  • évaluer les cours chaque semestre,
  • consulter leurs résultats aux examens,
  • communiquer un changement d’adresse,
  • participer à l’élection du délégué de classe (nouveauté pour la rentrée 2013).

Portail Enseignant IS-Academia

Les enseignants bénéficient également d’un point d’accès personnalisé regroupant les données relatives à leurs enseignements.
En plus de pouvoir consulter leur horaire, les listes de classe, ainsi que certaines données de leurs étudiants à l’exception des notes obtenues avec d’autres enseignants, ils ont accès aux fonctionnalités suivantes :

  • édition des fiches de cours ;
  • gestion des données relatives aux projets de master supervisés ;
  • consultation et gestion des assistants-doctorants ;
  • consultation des évaluations de leurs cours ;
  • saisie des notes et génération des protocoles de leurs examens ;
  • validation des charges d’enseignement ;
  • suivi des doctorants et validation des documents de fin de thèse (actuellement en phase pilote).



portail Enseignant IS-Academia

Partage des données

Passablement de données stockées dans IS-Academia sont partagées avec des applications tierces, internes à l’EPFL. Les mécanismes en place sont variés, allant du simple transfert de fichier à des extractions périodiques depuis la base de données. Pour exemple, l’annuaire électronique est mis à jour à partir d’IS-Academia pour les étudiants et les plans d’études avec les descriptions de cours affichés sur les sites web des sections proviennent des informations contenues dans IS-Academia.
Certaines données sont également accessibles par le biais de Web services. Ceux-ci font l’objet d’une refonte pour faciliter leur utilisation (les anciennes versions sont basées sur le protocole SOAP). Les nouvelles versions suivent une implémentation de type REST et sont développés en SCALA. C’est le cas notamment du nouveau web service en développement pour fournir les données relatives aux accords de mobilité conclus entre l’EPFL et nos universités partenaires (les données relatives à ces accords sont gérées dans IS-Academia depuis 2013). Ces données pourront ensuite être mises en valeur sur le site web du service aux étudiants (prévu pour la rentrée 2013).
Pour tout renseignement, commentaire ou suggestion concernant IS-Academia ainsi que des possibilités de partage de données, n’hésitez pas à me contacter.



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