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Réalisations de GED à l’EPFL


Nous parlerons dans cet article de différents projets de GED (Gestion électronique de documents) réalisés à l’EPFL avec le logiciel Alfresco, pour la gestion de documents administratifs. Il s’agit ici de présenter les systèmes installés dans trois secrétariats, leurs points communs et leurs spécificités.



In the last two years, several EDM (Electronic Document Management) projects using Alfresco have been completed in our school. In this paper we present three EDM implementations, and we outline their common points as well as specific features.


Patricia PLAZA GRUBER


Nous avons déjà abordé, dans plusieurs articles précédents, ce qu’est un système de Gestion Électronique de Documents (GED) et traité des aspects métier liés à la gestion des documents et aux processus de travail. Pour rappel, une GED est un ensemble d’outils permettant de dématérialiser, capturer, classer, gérer, partager, éditer, stocker, rechercher, etc. des documents électroniques et les informations les concernant. Il est à distinguer d’un système de stockage et de partage de documents en ligne (tel que my.epfl), d’un CMS (comme Jahia) ou d’un système d’archivage électronique. Nous aborderons plus concrètement dans cet article, les GED mises en place dans l’Ecole par le DIT avec le logiciel Alfresco.
L’étude des besoins de différents services intéressés par un tel système a permis de définir un modèle de GED de base, remplissant les cas d’utilisation communs à tous ces services. La réalisation de ce modèle de base a ensuite servi à intégrer Alfresco à l’infrastructure technique de l’EPFL (synchronisation avec l’annuaire LDAP de l’Ecole pour les personnes et les groupes, mise en place de l’environnement de haute disponibilité, etc.). Les différentes GED installées par la suite se sont appuyées sur ce modèle de base, qui a été complété par les fonctionnalités spécifiques dont chaque service avait besoin.
Les fonctionnalités faisant partie du modèle de GED de base sont :

  • organisation hiérarchique de dossiers en plan de classement. Ce plan de classement est défini pour chaque service ;
  • création, suppression, déplacement des dossiers dans le plan de classement ;
  • importation, suppression, déplacement de documents ;
  • accès à la GED via l’interface Web d’Alfresco et/ou via CIFS en se connectant directement au serveur de la GED ;
  • indexation des documents, c’est-à-dire description des documents selon des critères prédéfinis (métadonnées). Ces métadonnées sont définies pour chaque service ;
  • héritage des métadonnées (du dossier père au dossier fils, du dossier au document), afin de faciliter l’indexation des documents ;
  • capture des e-mails se trouvant sur une boîte e-mail ;
  • gestion de la confidentialité. Par défaut, tous les documents dans la GED sont confidentiels, c’est-à-dire que seuls les collaborateurs du service y ont accès. Il est toutefois possible de gérer cette confidentialité en l’adaptant aux besoins de chaque secrétariat ;
  • possibilité de lier les documents entre eux, afin de garder la relation d’un courrier papier et son annexe ;
  • recherches simples et avancées. Le masque de recherche avancée est défini pour chaque secrétariat en fonction de ses besoin ;
  • check in / check out des documents pour modification. Lorsqu’un collaborateur modifie un document, celui-ci apparaît comme verrouillé pour les autres utilisateurs.
  • archivage des dossiers/documents. Il ne s’agit pas d’une fonction d’archivage à proprement parler. Cette fonctionnalité permet d’occulter les dossiers et documents qui ne sont plus d’actualité afin qu’ils n’apparaissent pas lors de recherches.

Le périmètre de la GED, tel qu’il a été défini au début du projet, ne prévoyait pas de traiter les aspects d’archivage pérenne des documents électroniques. De fait, les GED et les SAE (Système d’Archivage Électronique) ne couvrent pas les mêmes besoins et ne se situent pas au même moment du cycle de vie des documents. Néanmoins, nous avons recommandé certains formats de fichiers plutôt que d’autres, lorsque l’utilisation faite des documents de la GED le permettait.
Les différentes réalisations de GED menées dans ce projet se répartissent en deux groupes. Le premier est constitué exclusivement par la GED dédiée à la gestion des dossiers d’étudiants. Projet beaucoup plus complexe, Alfresco s’interface, dans ce cas, avec l’application métier IS-Academia et le logiciel de numérisation Kofax. Cette réalisation fera l’objet d’un article ultérieurement. Le second groupe de GED, est constitué par ce que nous avons appelé les GED de secrétariats, pour lesquelles Alfresco a été installé et paramétré tout seul. Il s’agit de :

  • la GED du service des Affaires Professorales (APR) ;
  • la GED du Système de Contrôle Interne (SCI) ;
  • la GED du Service de Santé et Sécurité au Travail de la Faculté des Sciences de Base (SB-SST), encore dans sa phase de pré-production.

Chacune de ces GED est un exemple de réalisation du modèle de base, avec ou sans développements spécifiques et avec un accompagnement plus ou moins fort dans les aspects métiers de la gestion de documents.

GED des Affaires Professorales (APR)

Le service des APR est composé de trois personnes et s’occupe de la mise au concours des postes de professeurs (tout type de professeur), du processus d’engagement et d’évaluation de ces derniers, ainsi que de toutes les questions touchant leur nomination, leur arrivée dans la région et sur le campus. Le service des APR fait partie des initiateurs du projet de Gestion électronique de documents dans l’École : il a participé à l’appel d’offres public et à la sélection du logiciel Alfresco.

Les besoins des collaborateurs de ce service étaient très clairs dès le début du projet : il s’agissait pour eux de disposer de versions électroniques des dossiers de professeurs, afin d’en assurer la sécurité au moyen de sauvegardes. Ces documents n’existant principalement que sous format papier, le projet devait comporter un volet de numérisation pour les documents existants et à venir. La possibilité de rechercher les documents en fonction de leur type (contrat, décision, congé de recherche, etc.), du nom du professeur, de son prénom ou de son numéro Sciper avait été demandée ainsi qu’un processus d’indexation simplifié.

Le besoin premier de sauvegarde nous a conduit à définir ce système de GED comme un référentiel de documents ou coffre-fort, chargé de stocker les documents vitaux des dossiers de professeurs engagés (et qui seront engagés) à l’EPFL.

Nous avons travaillé, dans un premier temps, à la définition de ces documents vitaux, en nous posant la question suivante : quels sont les documents essentiels à la constitution et au suivi d’un dossier de professeur  ? Le plan de classement s’est ensuite tout naturellement imposé, comme reflet de ce corpus de documents. Le jeu de métadonnées a, quant à lui, été défini en fonction des clés de recherche.

Afin de faciliter le travail des collaborateurs des APR, le processus de création de dossiers de professeur a été automatisé (développement spécifique). La structure du plan de classement reposant sur une hiérarchie de dossiers stricte et le jeu de métadonnées uniforme ont facilité cette automatisation. Lors de la création d’un nouveau dossier de professeur, les collaborateurs des APR saisissent les nom et prénom du professeur, ainsi que son numéro Sciper et l’arborescence de dossiers est créée automatiquement. Les dossiers héritent ensuite des métadonnées du dossier parent et les documents de celles du dossier dans lequel ils sont classés. Avant la mise en production de la GED, un travail de reprise des dossiers existants a été entrepris. Seuls les dossiers des professeurs encore en exercice ont été intégrés dans la GED. Cela a nécessité l’identification et la mise en évidence des documents vitaux dans chaque dossier de professeur, leur préparation pour la numérisation (enlever les agrafes, trombones, post-it, etc.) et leur numérisation. Le système de gestion électronique de documents des APR est en production depuis le début de l’année 2010 et contient un peu plus de 500 dossiers de professeurs.

GED du Système de Contrôle Interne (SCI)

Le SCI encadre les risques sur les processus de gestion ayant une incidence sur les états financiers et assure la mise en place de contrôles de conduite. Il garantit un déroulement conforme des opérations financières à l’EPFL.

Une vingtaine de personnes sont impliquées dans la définition de ces processus de gestion, dont la coordination est assurée par une seule. Des auditeurs externes à l’EPFL doivent également avoir accès à la documentation élaborée par le SCI.

Avant l’installation d’Alfresco, le SCI disposait déjà d’un outil pour gérer cette documentation, mais celui-ci ne répondait plus totalement aux besoins, notamment sous l’aspect de la maintenance.

Durant la période de constitution de la documentation relative au système de contrôle interne, nous nous sommes appuyés sur un logiciel de gestion documentaire facilitant le suivi en phase de projet. Arrivé en mode opérationnel, il nous est toutefois apparu que nous devions pouvoir disposer d’un système de GED robuste avec support assuré par les services de l’EPFL. Dès lors le logiciel Alfresco s’est avéré être l’outil qui nous permettait de gérer la base documentaire du SCI de l’EPFL sur le long terme et, chose importante, avec une gestion aisée des accès, tant pour des personnes internes, qu’externes à l’EPFL.
Philippe Staub pour le SCI.

Le système de GED mis en service au SCI est un exemple de déploiement du modèle de base. L’organisation des documents dans un plan de classement existait déjà dans l’ancien système utilisé par le SCI et donnait pleinement satisfaction, la description des documents était également déjà connue ainsi que les différents collaborateurs devant accéder aux documents et avec quels droits. La valeur ajoutée de cette GED a consisté en son installation sur une infrastructure qui garantisse, au niveau du DIT, les aspects de support, de maintenance et de haute disponibilité.
Le système de gestion électronique du SCI est en production depuis le mois de décembre 2011.

La GED SB-SST

Rattaché à la Faculté des Sciences de Base, le Service de la Sécurité et Santé au Travail a pour mission d’implémenter la gestion en matière de sécurité et santé au travail décidée par la Direction de la Faculté. Ce service emploie neuf personnes.

Comme pour le SCI, le système de GED installé pour le service SB-SST reprend le modèle de base, sans développements annexes. L’accent dans ce projet a été mis sur l’accompagnement métier autour de la gestion des documents.

À partir des documents partagés par les collaborateurs et stockés sur un serveur, nous avons travaillé, en collaboration avec le secrétariat, à l’élaboration d’un plan de classement, à la création d’un jeu de métadonnées pour les dossiers du plan de classement et les documents ainsi qu’à la définition d’un masque de recherches avancées. Nous avons également défini des groupes d’utilisateurs et leurs droits d’accès aux différents dossiers de la GED.

Encore dans sa phase de pré-production, cette GED devrait être en production avant la fin de l’année académique.



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