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Distrilog2 - une nouvelle ère...


Distrilog, serveur de distribution de logiciels d’intérêt général à l’EPFL, vient de subir une mue majeure. Découvrez en ici les nouvelles fonctionnalités.



Distrilog, EPFL’s general use software distribution platform, has just undergone a major revamping. Read on to discover its new features.


Thierry CHARLES


Introduction

Depuis de très nombreuses années, le service Distrilog n’a quasiment pas bougé, tout au plus la fonctionnalité logiciel avec validation a été ajoutée sous la forme d’une rustine plus ou moins bien adaptée : DistrilogExtension pour les logiciels particulièrement coûteux. Le besoin de revoir en profondeur le service est devenu indispensable et - après de nombreux efforts - nous avons le plaisir de vous annoncer la mise en route de Distrilog2. Pour éviter de polluer la nouvelle base de données avec les nombreux orphelins de Distrilog1, il a été décidé de ne pas transférer automatiquement les données actuellement existantes. Pour cela, un courriel avec la liste des logiciels commandés sur Distrilog1 sera envoyé à chaque utilisateur, à lui de reporter sur Distrilog2 ceux qui sont effectivement utilisés. Distrilog1 restera disponible en lecture seule pour une période de six mois à partir de la mise en service officielle de Distrilog2, ce qui vous permettra de faire la transition en douceur et sans stress.

Mise en service officielle

Le site de Distrilog2 est d’ores et déjà en service et vous pouvez l’utiliser pour passer toute nouvelle commande. La mise en service officielle est planifiée pour le 1er février 2012 à 16h00 , à partir de cette date vous ne pourrez donc plus utiliser l’ancien Distrilog pour commander de nouveaux logiciels.

Accès au service

Tout d’abord vous devez être titulaire du droit Distrilog d’ Accred    pour pouvoir accéder au site (comme avec Distrilog1). Ensuite, il suffit d’employer votre butineur Web préféré et de taper l’adresse : d2.epfl.ch.

note : Dès la mise en service officielle, l’url redirigera vers l’url ci-dessus. L’accès à l’ancien Distrilog se fera via d1.epfl.ch ou distrilog1.epfl.ch.

Si vous n’avez pas ouvert préalablement une page demandant une authentification Tequila (info), une page demandant de vous authentifier apparaîtra.

note : Si vous appartenez à plusieurs unités, Tequila vous demandera pour quelle unité vous désirez vous authentifier, et ce même si vous vous étiez déjà authentifié préalablement.

L’authentification a une durée limitée sur Distrilog. Cette limite a été fixée à 20 minutes après le dernier affichage de page (temps de session). Passé ce délai une réauthentification est nécessaire.

Page principale (Home)

Sur la partie supérieure sont affichés votre identifiant actuel et le montant de vos dépenses. Ces informations sont visibles en permanence quelle que soit la page de Distrilog affichée. La partie centrale contient des informations (pertinentes ?) et la liste des derniers logiciels entrés dans le système. La partie gauche contient le menu principal. Son contenu peut varier en fonction de vos droits Accred ou de droits internes à Distrilog.


Concepts de base

Le caddie

Le caddie vous permet de faire une sélection des logiciels que vous voulez commander. Il est persistant et personnel, cela signifie que tant que vous n’avez pas passé une commande ou que ne l’avez pas volontairement vidé son contenu reste disponible, même après une fermeture de session. Exemple :

Vous pouvez rajouter au contenu de ce caddie une liste de logiciels préparée :


Détail d’une liste :


Vous pouvez sauvegarder un caddie comme Liste de logiciels préparée. Cette liste sera alors visible par toute personne de votre unité (par défaut) :

Une machine

Dans Distrilog2, tout logiciel commandé doit être lié à une machine (un ordinateur ou autre). Ceci permet, à vous comme à nous, de vérifier et d’éviter des commandes en double pour une même machine. Il reste cependant possible de commander plusieurs fois le même logiciel pour une machine donnée selon le contexte et le type de licence dudit logiciel. L’élément déterminant d’une machine est son numéro d’inventaire EPFL (étiquette jaune avec un code barre et le logo EPFL) :

Un nom courant (vous permettant de repérer facilement la machine) vous est également demandé. Il est conseillé d’utiliser le nom d’ordinateur tel qu’il est donné dans le système d’exploitation de celui-ci. Vous pouvez également être plus précis, par exemple : siipc99, PC de Julien.

Le coût des logiciels

Malheureusement, pour des raisons contractuelles ou techniques, il est difficile, impossible, voire interdit de donner le coût exact d’un logiciel en francs suisses. Pour contourner le problème nous avons inventé une monnaie nommée Crédit Distrilog ou CrD, en abrégé. Le coût (en Crd) affiché d’un logiciel ne représente donc pas un coût réel, mais la consommation d’une ressource pour une personne ou une unité donnée.

Principe de location

Lorsque vous commandez un logiciel sur Distrilog, vous faites en réalité une demande de location. Il vous sera demandé annuellement et de façon groupée de signifier à Distrilog que vous utilisez toujours ces logiciels (cette confirmation ne vous demandera que quelques minutes par année !!!).

Principe de validation

Pour certains logiciels coûteux, il sera demandé à la personne effectuant la commande de faire valider celle-ci auprès d’un validateur en fournissant un justificatif de l’emploi de ces logiciels.
Ce justificatif doit être rempli correctement et être le plus précis possible : parce que j’en ai besoin dans le cadre de mon travail est un justificatif inacceptable et votre validateur devrait le refuser ; formulez-le, par exemple, comme ceci : ce logiciel est le seul à prendre en compte la fonctionnalité d’importation de fichiers P1N utilisée dans le cadre du projet MEMOALA en collaboration avec le groupe BPF.

Résiliation d’un logiciel commandé

Lorsqu’un logiciel est résilié dans le délai de grâce spécifié dans la fiche du logiciel, aucun CrD n’est consommé. Au-delà de ce délai, le montant est consommé jusqu’à la prochaine période de location.

Commande d’un logiciel

Trouver un logiciel en naviguant dans Distrilog

Dans le menu, à gauche, cliquez sur Naviguer dans Distrilog. Une arborescence des logiciels disponibles s’affichera :

En ouvrant l’arborescence, vous pourrez trouver le logiciel désiré (p. ex. ici Microsoft Office).

Trouver un logiciel avec le mini moteur de recherche

Dans le menu, à gauche, cliquez sur Rechercher un logiciel et entrez la recherche désirée (p. ex. ici Office) :

Sélectionner la version désirée

En cliquant dans la colonne Infos, face à la plate-forme choisie :


Par exemple, ici, Microsoft Windows, une information détaillée s’affiche :


Il se peut, selon le logiciel, qu’une ou plusieurs options s’affichent en dessus du bouton Ajouter au caddie, comme le choix de la langue, par exemple. Si ce choix n’est pas affiché, cela indique qu’il n’est pas significatif quant à la licence d’utilisation. Si ce logiciel correspond à ce que vous désirez, ajoutez-le au caddie au moyen du bouton idoine. Une fois que votre caddie est rempli des logiciels désirez, vous pouvez...

Passer commande des logiciels dans le caddie

Sur la page du Caddie, que vous pouvez afficher à tout moment en cliquant sur Mon caddie dans le menu à gauche, cliquez sur le bouton commander :

Le système vous affiche la première étape, où il s’agit de spécifier sur quelle(s) machine(s) vous allez installer le(s) logiciel(s). S’il s’agit d’une nouvelle machine il vous suffit de compléter le formulaire affiché. Si la machine (ou un groupe de machines) existe déjà, sélectionnez là dans la liste déroulante (p. ex. ici TCLINE2) :

Dans l’étape 2, il vous sera demandé de confirmer votre commande (le coût total en Crd est mis en évidence) :

Si un logiciel au moins demande une validation, le formulaire affichera alors des inscriptions supplémentaires vous demandant de remplir un justificatif ainsi que de choisir un validateur :


N’oubliez pas d’être le plus exhaustif possible dans votre justificatif, c’est sur cette base uniquement que le validateur pourra accepter ou refuser votre demande ! Si vous êtes vous-même le validateur de votre groupe, votre commande sera validée automatiquement, cela ne doit pas vous empêcher de donner un justificatif correct ! Pour la gestion de la validation, voir le point Validation plus loin dans ce document.

Consultation des logiciels commandés

Cliquez dans Mes Logiciels dans le menu à gauche. Vous pouvez afficher par No de commande (trié par date inverse, par exemple) :

Ou par machine :

Par exemple, le détail d’une commande, puis le détail d’une machine :



En cliquant sur Détail en face d’un logiciel, vous atteindrez la page d’information permettant d’installer le logiciel :

(Le site ici est en mode démo, le vrai code de licence ne s’affiche donc pas !)

Résilier un logiciel

Dans la liste des logiciels affichés selon une commande ou selon une machine, cliquez sur le lien SUPPRIMER !!! en regard du logiciel devenu inutile.
Rappel : Lorsqu’un logiciel est résilié dans le délai de grâce spécifié dans la fiche du logiciel, aucun CrD n’est consommé. Au-delà de ce délai, le montant est consommé jusqu’à la prochaine période de location.

Gestion des machines

En cliquant sur Machines de mon unité, dans le menu à gauche, vous pouvez voir les machines qui sont actuellement enregistrées dans Distrilog au niveau de votre unité.

Vous pouvez, dans le même formulaire, rajouter une nouvelle machine :

Groupes de machines

Un groupe de machines est un ensemble de systèmes dont la configuration est identique ou très proche et dont la gestion des logiciels demande une fonctionnalité commune, par exemple, une salle de cours, un laboratoire, etc. Un groupe de machines est repéré par le préfixe GRP : ajouté à son étiquette. Une commande liée à un groupe de machines appliquera la commande à chacune des machines incluses dans groupe.
Dans le formulaire juste ci-dessus, il y a un bouton Afficher les groupes de machines.

Vous pouvez ici créer un nouveau groupe de machines ou en modifier un existant.

La visibilité du groupe de machine est liée à l’unité.

Gestion d’une identification différente

Si vous êtes titulaire du droit Gescomlog d’Accred, vous avez la possibilité de gérer les logiciels (consultation, commande, suppression) pour une autre personne en prenant son identité pour l’unité (ou l’une des unités) liée(s) à ce droit. Dans ce cas, une option supplémentaire apparaît dans le menu à gauche Gérer une ID différente. Pour pouvoir utiliser cette option, vous devez connaître le numéro SCIPER de la personne (cette limitation est voulue, car seul le numéro SCIPER élimine toute ambiguïté). Vous pouvez le rechercher dans l’annuaire de l’EPFL.


Entrez le No SCIPER et validez. La page principale de Distrilog s’affiche, mais avec une différence fondamentale dans l’indication d’identification :

Vous êtes maintenant identifié comme la personne choisie et vous pouvez effectuer toutes les opérations standards sur Distrilog (à l’exception des fonctionnalités administratives spécifiques de Distrilog). Pour quitter ce mode, cliquez sur le menu Gérer une ID différente à gauche :

Validation

Si vous êtes titulaire du droit ConfirmDistrilog vous êtes un Validateur dans le sens de Distrilog. En tant que tel, un utilisateur (Demandeur) peut effectuer une demande de validation pour un logiciel coûteux. Votre rôle est de vérifier le besoin réel du logiciel en tenant compte du justificatif que le Demandeur vous a donné. Les justificatifs trop simples ou incomplets doivent être systématiquement refusés (par exemple : parce que j’en ai besoin dans le cadre de mon travail, ou bien : Pour l’installer sur mon ordinateur, ou encore : Pour faire de jolies images...).
Lorsqu’un demandeur vous sollicite pour la validation d’un logiciel, vous recevrez un courriel avec un lien vers une page Web. Ce courriel a comme sujet DISTRILOG : Demande de validation pour...


Sur cette page Web est affiché le(s) logiciel(s) demandé(s), sur quelle machine(s) il sera(seront) installé(s) ainsi que le justificatif du demandeur. Vous devez choisir de refuser la demande (Non) ou ou l’accepter (Oui) avec un commentaire éventuel pour le demandeur puis cliquer sur le bouton Envoyer votre réponse au demandeur.
Le système enverra alors la réponse au demandeur sous forme d’un courriel.

Conclusion

Ce premier jet de Distrilog2 n’est certainement pas exempt de problèmes ou de difficultés inhérentes au système ou à l’utilisateur.
Si vous vous retrouvez face à un obstacle, ayez le réflexe help desk : un coup de fil au 1234 ou un courriel ici.
Si vous avez des suggestions et/ou améliorations, un courriel adressé à distrilog@epfl.ch vous permettra de nous envoyer vos remarques.





Glossaire

Accred :
application gérant les droits d’obtenir l’accès à des services/prestations fournis ou gérés par l’EPFL.
SCIPER :
identificateur à 6 chiffres se trouvant sur la carte CAMIPRO de chaque personne accréditée sur le campus.


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