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Petite introduction à la gestion électronique de documents


À quoi sert un système de gestion électronique de documents (GED) et quelles questions faut-il se poser avant d’en installer un ?



What is Electronic Document Management (EDM) and what should be considered before installation ?


Patricia PLAZA GRUBER


Différentes raisons peuvent amener des personnes à remplacer le système de gestion de documents existant dans leur unité (papier, serveur, boîte mail) par un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Parmi les plus fréquentes, il y a :

  • retrouver rapidement les documents ;
  • accéder facilement aux documents depuis différents postes de travail ou en déplacement (via le Web) ;
  • centraliser les documents ;
  • partager les documents entre tous les collaborateurs de leur unité ;
  • garantir la sécurité des documents (par la duplication et la sauvegarde électronique) ;
  • permettre un transfert des dossiers (et de connaissance) facilité lors de changement de personnel ;
  • gagner de la place dans les bureaux encombrés de papier.

Si les motifs pour installer une GED sont facilement identifiables, préciser ce qu’on attend d’un tel système, ses fonctionnalités, et anticiper les changements organisationnels que l’utilisation de ce nouvel outil va impliquer demande plus de temps. C’est pourtant un travail essentiel qu’il est important de mener avant d’installer le logiciel proprement dit.

Mais qu’est-ce que c’est une GED ?

Un système de GED est un ensemble d’outils permettant de dématérialiser, capturer, classer, gérer, partager, éditer, stocker, rechercher, ... des documents électroniques et les informations les concernant. Cette définition, communément admise, a l’intérêt de mettre l’accent sur les notions d’ensembles qui sous-tendent une GED.

  • Ensemble d’outils tout d’abord, car une GED met en relation différentes technologies, comme un scanner pour numériser les documents, un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour retrouver un document par un mot du texte, un logiciel permettant la lecture, éventuellement la modification, des fichiers enregistrés (Word, Excel, pdf, etc.), un moteur de recherche qui indexe et retrouve les documents, un système de workflow, une infrastructure assurant le back-up (des documents et des index), et la haute disponibilité du service... Selon la complexité du système de GED mis en place, celui-ci va interagir de manière plus ou moins transparente avec ces outils ou les intégrer directement.
  • Ensemble d’utilisateurs ensuite avec des besoins spécifiques, liés à leur métier et leurs processus de travail. Le secrétariat d’une unité n’aura pas les mêmes besoins que le service en charge de la gestion de dossiers de personnes. Le premier devra enregistrer le courrier entrant et sortant, le faire suivre aux bonnes personnes, éventuellement s’assurer qu’il est traité dans les délais, et finalement le classer de manière centralisée et retrouvable par les différents collaborateurs. Le second devra s’assurer que toutes les pièces sont bien enregistrées dans le dossier de personne correspondant et dans les délais impartis, être attentif à la confidentialité de ces documents, s’assurer que ceux-ci ne sont pas conservées au-delà de ce qui est légalement autorisé et éventuellement mettre en relation le système de GED avec une application métier existante de type SAP ou IS-Académia.
  • Ensemble de documents enfin. Les dispositifs permettant de gérer les dossiers sériels, contenant le même type de documents, dans lesquels l’information est très structurée (contrats, formulaires divers, factures...) ne seront pas les mêmes que ceux permettant de gérer des courriers, rapports, pv de séances... dont le contenu n’est pas structuré et qui abordent des thématiques diverses liées à l’activité de l’unité.

Avant d’installer un système de GED, il est donc important d’identifier les fonctionnalités attendues au travers de cas d’utilisation. Par exemple :

Le professeur A. a la responsabilité du projet GED, il vient de terminer le cahier des charges pour l’appel d’offres (cahier_des_charges.doc). Il a également le document de spécification (spécification_GED.doc) qu’il vient de recevoir par e-mail de son auteur, Monsieur B. ainsi qu’un e-mail important qu’il a envoyé à M. B. confirmant le lancement de l’appel d’offres (un pdf avec sa signature est joint). Il souhaite mettre tout cela dans la GED afin que sa secrétaire Mme K. puisse ensuite classer ces documents dans le dossier GED Appel d’offres 2011. Un peu plus tard, le professeur A. souhaite modifier le document cahier_des_charges.doc’ qui se trouve dans la GED. Le professeur A. possède un Macintosh et son client mail est Netscape Mail (v.7). Mme K travaille sur PC, elle dispose de la suite bureautique Office, ainsi que d’Outlook.

Ces cas d’utilisation sont la transcription des activités dans lesquelles des documents (leur rédaction, transmission, conservation, diffusion) sont impliqués.
La mise en place d’une GED, nécessite dans la plupart des cas de revoir les processus de travail liés aux documents. S’il est vrai que les documents sur format papier ont tendance à diminuer dans certaines unités (le canal e-mail avec document attaché prend de plus en plus d’importance), ceux qui y parviennent devront être numérisés, indexés (titrés), éventuellement distribués aux personnes concernées et classés. Qui se charge de cela et comment ? Toutes les personnes d’une unité sont-elles habilitées à importer des documents dans la GED, à les indexer et à les classer (avec un risque d’entropie certain au fil du temps) ? Toutes les personnes ont-elles les mêmes droits d’accès à tous les documents ? Qui s’occupe des erreurs de classement ou d’indexation ? Un travail sur les documents doit également être mené afin de garantir une cohérence de la base de documents dans le temps. Tous les documents d’une unité doivent-ils être importés dans la GED (définition d’un périmètre documentaire) ? Comment sont-ils classés (quelle arborescence de fichiers) ? Comment sont-ils indexés (métadonnées) afin de pouvoir les retrouver selon des critères précis ? Sous quel format doivent-ils être stockés afin de garantir leur lisibilité dans le temps ? Quels documents devront être éliminés, une fois leur utilité administrative ou leur validité légale passée, ou conservés dans un autre système à des fins d’archivage ?
Ces questions ne concernent pas toutes l’outil informatique à mettre en place, mais elles vont permettre de sélectionner celui qui va correspondre le mieux aux besoins et d’anticiper une série de questions qui surgiront au moment de la mise en production ou de l’exploitation. Les projets de GED ne sont pas que des projets informatiques, ce sont avant tout des projets organisationnels dont l’enjeu consiste pour un groupe de personnes à trouver un vocabulaire commun et des pratiques communes.
Actuellement, le KIS mène différents projets de GED avec le logiciel Alfresco :

  • Une GED pour la gestion des dossiers des étudiants (en collaboration avec le Service Académique et l’OGIF) : dans ce projet Alfresco est interfacé avec le logiciel métier IS-Académia et avec le système de numérisation de masse Kofax. La GED mise en place, prend en compte tout le cycle de vie des documents : de l’immatriculation d’un étudiant à l’archivage de son dossier.
  • Une GED pour la gestion des dossiers des professeurs : il s’agit ici d’un référentiel des documents constitutifs d’un dossier de professeur. Seuls les documents les plus importants d’un dossier de professeur sont versés dans la GED.
  • Une GED pour le secrétariat du service Santé et sécurité au travail de la Faculté des Sciences de Base (SB-SST)
  • Une GED pour les documents de processus du Système de Contrôle Interne (SCI)

Dans de prochains articles, je reviendrai sur ces différents projets ainsi que sur d’autres aspects de la GED



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