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FileMaker Pro 5 - Les listes de valeurs (2ème partie)




Isabelle FERNANDEZ


Chose promise, chose due : voilà donc la suite des explications concernant les listes de valeurs dans FileMaker Pro 5. Les assidus qui liront cet article jusqu’à la dernière ligne seront récompensés en découvrant les trucs et astuces.

Nous avons, bien entendu, gardé le meilleur pour la fin... Il nous reste deux exemples de création de listes de valeurs. Nous commencerons donc par la plus gratifiante et terminerons par la plus gratinée !

Les exemples (suite)

La rubrique Etat utile dans plusieurs fichiers d’une même gestion

Lorsque vous créez des gestions composées de fichiers liés, il est très délicat de supprimer des fiches. En effet, la suppression d’une adresse reprise par lien dans un autre fichier - Commandes par exemple - entraînera une perte d’information. La fiche Commande devient alors orpheline ; vous ne pouvez plus connaître quel en était le client. Si ce client déménage sans laisser de nouvelles coordonnées, ou s’il ne désire plus participer à vos activités, vous devez périmer sa fiche. Pour ce faire, créez une rubrique supplémentaire Etat dans laquelle vous offrez une liste de valeurs : Actif et passif.

Cette liste de valeurs peut être intéressante dans d’autres fichiers. Afin de ne pas la créer de toute pièce dans tous les fichiers, la mettre à jour dans chaque fichier lors de modifications, vous avez la possibilité d’utiliser une liste existante :

  • créer votre liste de valeurs dans le premier fichier (Adresses dans l’exemple) ;
  • ouvrir le deuxième fichier (Commandes dans l’exemple) ;
  • Fichier - Définir les rubriques... ;
  • saisir le nom de la future rubrique (Etat dans l’exemple) ;
  • valider le bouton Créer ;
  • utiliser le bouton Options... ;
  • dans l’onglet Contrôle, cocher l’option Eléments de la liste ;
  • ouvrir le menu local de la liste et choisir Définir les listes de valeurs... ;
  • utiliser le bouton Créer... ;
  • nommer la liste ;
  • activer l’option Utiliser la liste d’un autre fichier ;
  • cliquer le bouton Fichier... ;
  • choisir le fichier en question (Adresses dans l’exemple) ;
  • dans le menu local, choisir la liste (Etat dans l’exemple) ;
  • valider toutes les fenêtres de dialogue ;
  • en mode modèle, placer la rubrique à la position souhaitée et la formater en cercles d’option au moyen de Format - Format de rubrique... ;

Voir figure 1.

Lorsque la liste de valeurs du fichier Adresses sera modifiée, la liste de valeurs du fichier Commandes sera mise à jour automatiquement.

La rubrique Localité dans un fichier d’adresses

En fonction d’un critère de choix (Numéro postal), vous désirez obtenir une liste de valeurs différentes dans la rubrique Localité. En Suisse, plusieurs localités peuvent posséder le même numéro postal. Lorsque c’est la cas, la liste de valeurs présentera toutes les possibilités.

Pour effectuer ce type de liste, il est nécessaire de créer ou posséder un fichier de référence. Ce fichier possédera au minimum deux rubriques NPA et Localité. Il faut ensuite insérer toutes les localités différentes sur des fiches séparées.

  • ouvrir le fichier Adresses ;
  • Fichier - Définir les listes de valeurs... ;
  • utiliser le bouton Créer... ;
  • nommer la liste ;
  • activer l’option’Utiliser les valeurs de... ;
  • cliquer l’option Seules les valeurs liées... ;
  • dans le menu local, choisir le lien s’il existe déjà ou activer Définir les liens... ;
  • utiliser le bouton Créer... ;
  • choisir le fichier de référence (Fichier localités dans l’exemple) ;
  • valider Ouvrir ;
  • renommer le lien si nécessaire ;
  • activer les deux rubriques permettrant d’établir le lien (NPA dans l’exemple) ;
    Voir figure 2.
  • valider le bouton OK ;
  • valider le bouton Fin (pour la création du lien) ;
  • activer la rubrique contenant les valeurs de la future liste (Lieu dans l’exemple) ;
    Voir figure 3.
  • valider toutes les fenêtres de dialogue ;
  • en mode modèle, formater la rubrique en liste au moyen de Format - Format de rubrique....

Lorsque le numéro postal d’une adresse sera saisi et que le curseur d’insertion activera la rubrique Localité, la liste de valeurs sera alors générée à partir du fichier de référence (Fichier localités dans l’exemple) ; si la localité possède un numéro propre, la liste de valeurs ne présentera que la ville en question ; si la localité partage son numéro avec d’autres communes, la liste présentera toutes les possibilités.


Voir figure 4.

Les astuces

Pour changer la couleur des cercles d’options et cases à cocher

  • Affichage - Mode modèle ;
  • sélectionner la rubrique offrant la liste de valeurs ;
  • dans la marge de gauche, choisir une couleur dans la palette des contours ;

Voir figure 5.

Si les cercles d’option ou cases à cocher n’apparaissent pas, il est possible que la couleur des contours soit la même que la couleur du fond ou que la trame des contours soit transparente.

Pour changer la présentation d’une liste avec cercles d’option ou cases à cocher

La taille de la rubrique (rectangulaire, horizontale ou verticale) permet une présentation du contenu en ligne ou en colonne.

  • Affichage - Mode modèle ;
  • sélectionner la rubrique offrant la liste de valeurs ;
  • étirer la rubrique en ligne ou en colonne afin de disposer le contenu comme souhaité ;
    .

Pour créer des groupes différents à l’intérieur d’une liste de valeurs

  • Fichier - Définir les listes de valeurs... ;
  • sélectionner la liste à modifier ;
  • utiliser le bouton Modifier... ;
  • insérer un tiret entre les groupes de la liste ;
  • valider les fenêtres de dialogue.

Voir figure 6.
Pour une présentation en cases à cocher ou cercles d’option, FileMaker laissera un espace entre les groupes. Lors d’une présentation en liste ou menu local, une ligne de séparation apparaîtra entre les groupes.

Pour effectuer une recherche avec des symboles dans une rubrique avec cases à cocher ou cercles d’option

Vous ne pouvez pas saisir un symbole de recherche, en mode Recherche, lorsque votre rubrique est présentée avec des cercles ou cases à cocher. Il faut donc ajouter la même rubrique sur le modèle, sans la mise en forme de liste.

Pour ne pas faire apparaître cette deuxième rubrique à l’impression :

  • Affichage - Mode modèle ;
  • sélectionner la rubrique à ne pas imprimer ;
  • Format - Recadrer les objets pour l’impression... ;
  • cocher l’option Ne pas imprimer les objets sélectionnés ;
  • valider la fenêtre de dialogue.

Pour supprimer toute valeur d’une rubrique présentée sous forme de cercles d’option ou menu local

  • en mode Utilisation, utiliser la touche Majuscule et cliquer sur la valeur à supprimer.

La touche Majuscule permet également de sélectionner plusieurs valeurs dans une mise en forme cercles d’option :


.

Pour éviter le message d’erreur lors de l’utilisation d’une liste de valeurs

Lorsque votre rubrique présente une liste de valeurs sous forme de liste, il est possible de saisir un contenu non répertorié dans la liste. Dans certain cas, FileMaker affiche le message suivant :


Voir figure 7.
Ce message peut apparaître alors qu’aucune liste ne s’affiche en cliquant sur la rubrique.

Cette alerte provient du fait que la liste de valeurs a été attachée à la rubrique au moyen des options de la fenêtre Définir les rubriques... Cela signifie que la rubrique est liée à la liste de valeurs au niveau de la structure même du fichier. Ce cas est très fréquent lorsque vous créez des rubriques et profitez d’y ajouter l’option de contrôle Elément de la liste.

Pour déconnecter la liste de la rubrique tout en conservant le format déjà appliqué sur le modèle :

  • Fichier - Définir les rubriques... ;
  • sélectionner la rubrique à modifier ;
  • utiliser le bouton Options... ;
  • ôter la coche de l’option Elément de la liste ;
  • valider les fenêtres de dialogue.

Nous voilà donc arrivés à la fin des conseils et astuces, et surtout à la fin de l’année... Alors, toute l’équipe d’arobasque en profite pour vous souhaiter de bonnes fêtes et vous donner rendez-vous dans le premier Flash info de 2002 !



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