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tout publicIS-Academia


IS-Academia est l’outil informatique de gestion des études de l’EPFL. Les fonctionnalités mises à la disposition des étudiants sont présentées à l’occasion de la rentrée académique.



IS-Academia is the IT tool used to manage all aspects of studying at the EPFL. For the start of a new academic year, the following presentation describes the functionality available to students.


Daniel CHUARD


Cet article a comme objectif de présenter aux étudiants de l’EPFL notre outil de gestion des études nommé IS-Academia.
Cette application est utilisée par toutes les personnes qui participent au suivi des études. Il s’agit des candidats, des étudiants, mais aussi des enseignants, des différents collaborateurs des services administratifs, des personnes externes à l’EPFL qui fournissent des places de stage et des gestionnaires des sections et des programmes doctoraux. Les diplômés sont aussi connectés à IS-Academia lorsqu’ils répondent à l’enquête sur l’insertion professionnelle menée par le centre de carrière.

Après avoir posté électroniquement leurs candidatures aux formations de l’EPFL, les étudiants de notre école utilisent IS-Academia pour s’acquitter de plusieurs opérations administratives, nécessaires pour tenir à jour leurs données et renouveler leurs inscriptions au sein de l’EPFL. Il en va du formulaire de réinscription académique (FRAC) qui doit être validé à chaque début de semestre. Cette action permet un contrôle des données personnelles et de la situation des études. Les étudiants valident la section d’inscription, le niveau suivi (Bachelor ou Master) et l’activité prévue pendant le semestre (présent, en congé, en échange auprès d’une autre institution ou en stage).

Une fois ce contrôle effectué, IS-Academia permet l’impression d’attestations d’immatriculation et l’inscription des étudiants aux enseignements proposés. Cette étape est obligatoire pour organiser et suivre correctement les enseignements. Pour les étudiants en Architecture, IS-Academia permet une pré-inscription aux ateliers et unités d’enseignement. La répartition finale est effectuée par les administrateurs de la section en fonction des choix annoncés et des places disponibles.

De plus en plus de sections utilisent IS-Academia pour gérer les inscriptions aux différents projets (annonce des projets de semestre et de Master par les enseignants et suivi des inscriptions des étudiants). Ce principe est également utilisé pour gérer les stages d’ingénieurs qui seront à terme obligatoires pour l’ensemble des formations menant à un Master d’ingénieur.

L’évaluation des enseignements ne supprime pas un dialogue régulier entre les étudiants et les enseignants, mais elle permet un retour formel auprès des enseignants et des gestionnaires des études lors de la 10ème semaine du semestre. La pertinence de ce retour s’améliore avec l’augmentation du taux de participation. Les 10 minutes passées pour évaluer les enseignements sont profitables aussi bien pour les enseignants que pour les étudiants qui ont également accès aux résultats des évaluations.

Les inscriptions aux examens sont automatiquement générées sur la base des inscriptions aux cours. Les étudiants peuvent contrôler les branches inscrites et se retirer des examens.

Les délégués de classe ont à disposition un écran qui permet d’organiser les ordres de passage aux examens oraux.

Une fois les épreuves corrigées et évaluées, les étudiants ont accès à un relevé des résultats qui leur permet de suivre l’état de leurs études (notes et crédits obtenus). Il est important de savoir que les résultats sont provisoires jusqu’à la tenue des conférences des examens.

Les rapports d’IS-Academia permettent de prendre connaissance du contenu des plans d’études, de la description des cours, des listes de classes, des horaires des cours et des examens.

En plus de ces fonctions liées aux études suivies au sein de l’EPFL, notre application permet aux étudiants ayant passé la première année de s’annoncer comme personne de contact pour de futurs étudiants qui désirent avoir des informations sur les études et la vie au sein de l’EPFL. Cette activité porte le nom de Students on-line.

IS-Academia permet également aux personnes qui débutent leurs études au sein de l’EPFL de choisir une date pour évaluer leur niveau d’anglais. Les inscriptions aux cours proposés par le centre de langues sont également gérées par IS-Academia.

La structure des études au sein de l’EPFL évolue fréquemment. L’outil de gestion informatique doit suivre ces évolutions et nous le complétons régulièrement pour faciliter la gestion des études au sein de l’EPFL. Une des prochaines évolutions qui entrera en vigueur l’année prochaine sera la mise à disposition d’une interface de type portail pour améliorer l’accès aux informations avec, par exemple, les horaires des cours et des examens personnalisés. Le suivi des publications de thèse est également en cours de développement dans IS-Academia pour fournir un outil unique aux doctorants, directeurs de thèse, la Reprographie, la Bibliothèque centrale et au Service académique.

Vous trouverez d’autres informations sur le site Web d’IS-Academia et n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires et suggestions.



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