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tout public Cinq tables des matières et un document


Insérer plusieurs tables des matières dans un document Word.



How to insert multiple tables of contents in a document Word..


Jacqueline FREY


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Situation

Imaginons un long document Word contenant cinq chapitres rédigés par cinq contributeurs différents ; vous souhaitez insérer une table des matières par contributeur (par ex. chaque chapitre commence par la table des matières du contributeur en question). Vous avez sans doute constaté qu’à l’insertion d’une 2ème table des matières, Word propose de remplacer la 1ère table insérée, autrement dit il semble à première vue impossible de faire cohabiter dans un même document plusieurs tables des matières. À la fin de cet article, notre long document Word n’aura pas deux ou trois tables des matières, mais cinq !... ou plus si affinités.
Si nous creusons cette idée de tables des matières multiples, un autre élément est à considérer : l’apparence des différents chapitres.

-*Cas N° 1 : Si vous souhaitez que les titres des différents chapitres aient la même apparence dans tout le document quel que soit le contributeur. Dans ce cas, la mise en forme des titres des chapitres sera faite à l’aide des styles intégrés Titre1, Titre2, Titre3…

Trois raccourcis clavier à mémoriser pour la suite des opérations

  • Ctrl + F9 : ce raccourci permet d’insérer un champ à l’endroit où se trouve le curseur ;
  • Alt + F9 : permet de basculer de l’affichage code de champs à l’affichage résultat du code de champs et inversement ;
  • F9 ce raccourci permet de mettre à jour un champ (il est parfois nécessaire d’utiliser la touche F9 si rien n’apparaît à l’endroit où vous avez inséré un champ ; par défaut le champ est vide avant sa 1ère mise à jour).

Insérer plusieurs tables des matières solution au cas No 1

Afin que Word sache où commence et où se termine un chapitre, le texte du chapitre doit être désigné par un signet ; ce qui revient, autrement dit, à donner un nom à une partie de texte. Je peux d’ores et déjà vous affirmer que cette méthode est plus simple que celle qui sera proposée pour la résolution du cas No 2.

Insérer un signet

  1. Sélectionnez le texte du chapitre du premier contributeur. Je rappelle que les titres de tous les chapitres du document ont été mis en forme à l’aide des styles de titres intégrés, comme indiqué plus haut. Aidez-vous du mode Plan pour faciliter la sélection d’un bloc de texte sur plusieurs pages.
  1. Insertion < Signet < donnez un nom au signet. Par ex. contributeur1 ; notez qu’il est important de ne pas mettre d’espace dans le nom du signet.


  1. Sélectionnez ensuite le chapitre du 2ème contributeur et insérez un signet. Faites de même pour les textes de chaque contributeur. A la fin du travail, vous devez alors obtenir cinq noms de signets différents :


Insérer les champs des tables des matières

  1. Placez-vous au début du chapitre écrit par le premier contributeur ;
  2. Appuyez sur les touches CTRL + F9 pour insérer un champ. Vous obtenez alors des { } ;
  3. À l’intérieur du champ soit entre les { }, tapez les paramètres suivants : {TOC \b contributeur1\o "1-3"}, sachant que :
    • TOC : indique un champ de table des matières ; il faut insérer un espace blanc après TOC ;
    • \b contributeur1 : ce commutateur va rechercher uniquement les styles de titre de la partie du document désignée par le signet contributeur1 ;
    • \o : ce commutateur indique que les styles de titres intégrés de Word (Titre1, Titre2, Titre3, etc.) seront utilisés pour générer la table des matières ;
    • "1-3" : indique les niveaux de styles de titres qui seront pris en compte pour créer la table des matières (en règle générale, les trois premiers niveaux de titres sont suffisants). Ces niveaux doivent être saisis entre guillemets dans le champ.
  4. Mettez à jour le champ à l’aide de la touche F9 ; vous obtenez alors ceci : {TOC \b contributeur1\o "1-3"}.
  5. Il est nécessaire de répéter les étapes 4 à 7 pour chaque contributeur. Toutefois, pour ne pas avoir à réécrire manuellement le champ, affichez les champs en appuyant sur les touches Alt + F9 et copiez le champ {TOC \b contributeur1\o "1-3"}.
  1. Placez ensuite votre curseur au début du texte rédigé par le deuxième contributeur .
  2. Collez le champ {OC \b contributeur1\o "1-3"} ; remplacez simplement le 1 de contributeur1 par 2 et procédez, ainsi de suite jusqu’au cinquième contributeur.
  3. Une fois les cinq champs insérés, mettez-les à jour en sélectionnant la totalité du document et en appuyant sur la touche F9.

Il nous vous reste plus qu’à admirer le résultat, soit 5 tables des matières dans un seul et même document Word  !

-*Cas N° 2 : Si vous souhaitez que les titres des différents chapitres n’aient pas la même apparence, chaque contributeur souhaitant mettre en forme son chapitre avec des styles perso. Dans ce cas, il est nécessaire de créer des styles de titre personnalisés pour chaque contributeur. Je me ferai un plaisir de le traiter dans un second article dans le prochain Flash informatique.



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