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tout public Free of busy ?


Marche à suivre pour partage des disponibilités Exchange avec des interlocuteurs.



How to share my Exchange availabilities with other people  ?


Luc VENRIES


Trouver une plage disponible avec un correspondant pour fixer un rendez-vous peut se faire très facilement si les intervenants utilisent le même système de calendrier électronique, avec le même outil collaboratif (par exemple, au hasard, Exchange), mais peut devenir vite problématique si l’on interagit avec une personne externe. Heureusement, il y a des outils très pratiques comme doodle (n’oubliez pas d’utiliser epfl.doodle.com). Un des inconvénients de ce genre d’outil est le côté statique des plages horaires mises à disposition. Si on prend un nouveau rendez-vous, alors qu’on avait proposé cette période à son correspondant, il faudrait mettre à jour son doodle en conséquence…
Pour faciliter la vie des personnes qui ont un agenda chargé et qui doivent proposer des plages horaires disponibles à des correspondants, nous avons développé (pour les utilisateurs du calendrier Exchange) un petit outil qui permet de partager la vue de leurs disponibilités.
Le principe est simple, on saisit dans un formulaire Web la période que l’on souhaite rendre visible, un lien unique est généré, il suffit alors d’envoyer ce lien à son correspondant qui pourra visualiser sous forme graphique les plages libres et occupées de votre calendrier.

Après la théorie, passons à la pratique.
Allez sur la page https://ewa.epfl.ch/tools. Après vous être authentifié, sélectionnez le menu Partage des disponibilités (fig.1).

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fig. 1
partage des disponibilités

Le choix de la langue de cette interface (français ou anglais) est défini à l’aide des préférences linguistiques du navigateur.
Cliquez sur le bouton . Vous obtenez alors le formulaire suivant (fig. 2).

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fig. 2
saisie de la plage de disponibilités

On y définit la date de début et de fin, ainsi que les heures que l’on souhaite montrer. Il est également possible de ne pas définir d’intervalle. Dans ce cas, il s’agit d’un intervalle glissant de 2 mois à partir de la date du jour.
Après insertion, on obtient un lien complexe et unique que l’on peut envoyer à son correspondant en le copiant/collant. On peut aussi utiliser le bouton pour envoyer directement un e-mail pré-écrit mais modifiable contenant le lien (fig. 3).

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fig. 3
envoi du lien par e-mail

Sur la page d’accueil du partage des disponibilités (fig. 1), il est possible de modifier ou supprimer une plage lorsque celle-ci n’est plus utilisée. Il est également possible de renvoyer un e-mail.
En cliquant sur le lien, votre correspondant aura la représentation de votre calendrier (fig. 4).

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fig. 4
vue des disponibilités

Pour rappel, tout rendez-vous saisi dans son calendrier Exchange ne peut être vu (objet, lieu et détails) que par les personnes que l’on a explicitement autorisées (via partage ou délégation). Par contre, tous les utilisateurs Exchange peuvent voir par défaut toutes les plages occupées par les rendez-vous.
Ceux qui le souhaitent peuvent publier leurs disponibilités dans une page Web. Pour cela deux solutions :

soit en utilisant un lien :

<a ref="votre url" target="_blank">
<img src="https://ewa.epfl.ch/freebusy/
freebusy.png" width="250" height="150" border="0"></a>

soit en utilisant iframe (attention : certains navigateurs interdisent l’utilisation d’iframe) :

<iframe src ="votre url" width="100%" height="480">
<p>Your browser does not support iframes.</p>
</iframe>


votre url étant le lien généré du type https://ewa.epfl.ch/freebusy/cal2.a....
Vous pouvez voir un exemple concret de l’intégration des disponibilités dans une page Web.
Ne pas oublier qu’il est également possible de publier sur une page Web les disponibilités issues de my.epfl (voir article FI 9/2009).



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