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Distrilog… une mise au poin(g)t  !!!




Thierry CHARLES


Comme certains d’entre vous l’ont peut-être remarqué, la commande de certains logiciels chers passe maintenant par une phase de validation auprès d’un responsable financier de votre unité.

Pourquoi compliquer les choses, c’était si simple avant  ?

Malheureusement, le coût de certains logiciels est devenu tout simplement prohibitif. Nous savons d’expérience, que certains d’entre eux (p.ex. Photoshop pour ne pas le nommer) sont utilisés de manière sous-critique par rapport à leur coût. En effet, utiliser un logiciel qui coûte plusieurs centaines de francs (prix EPFL) pour corriger les yeux rouges de ses photos de vacances, c’est quand même un peu disproportionné alors qu’il existe des solutions meilleur marché, voire même gratuites qui font tout ce l’utilisateur désire.
Ces commandes intempestives sont renforcées par le fait que l’utilisateur final n’a pas à débourser le coût de la licence et a tendance à croire que c’est gratuit. À ce propos, de nombreux utilisateurs m’ont demandé de mettre le prix réel sur Distrilog, c’est malheureusement impossible pour des raisons contractuelles vis-à-vis de nos fournisseurs qui nous font (parfois) des rabais exceptionnels.
Nos budgets devenant de plus en plus serrés, il nous a fallu trouver une solution aussi simple à utiliser qu’à mettre en place. Après consultation auprès de différents intéressés, la méthode de validation de la commande d’un logiciel cher par un responsable financier de l’unité a été considérée comme une solution simple, pratique et viable. De plus, cela donne audit responsable une bonne image des logiciels consommés par son unité.

Comment est-ce que je sais que le logiciel que je vais commander va demander une validation  ?

  1. Dans la liste des logiciels, dans la dernière colonne baptisée Validation, une icône avec un petit bonhomme et un cadenas, suivie de OUI est affichée.
  2. Dans le formulaire de commande, à la première page, juste en dessous du bouton Commander, une icône avec un petit bonhomme et un cadenas, suivie du texte « La commande de ce logiciel implique une validation par un responsable des commandes logicielles de votre unité » est affichée.

OK, je veux maintenant commander ce logiciel, que va-t-il se passer  ?
Effectuez la commande sur Distrilog en suivant les étapes habituelles, mais au lieu de vous afficher le code de licence, vous verrez apparaître une page vous demandant de justifier votre commande, en parallèle un courriel vous sera adressé pour vous rappeler de remplir cette demande d’autorisation au cas où vous auriez interrompu le processus...

Sur cette page, vous devez donner le(s) numéro(s) d’inventaire de la machine à laquelle (auxquelles) vous destinez le logiciel. Ce numéro est sur une étiquette jaune avec le logo de l’EPFL et un code barre (dans l’exemple ci-contre B000000).

Ensuite, remplissez le justificatif. Soyez clairs et n’hésitez pas à détailler le besoin précis que vous avez de ce logiciel. C’est sur ce justificatif que votre validateur prendra la décision de vous accorder - ou non - le droit de le commander. N’oubliez pas de sélectionner le responsable (le validateur) en fonction des disponibilités ou présences dans votre unité. Idéalement il devrait y avoir au moins deux validateurs par unité.
Si vous êtes vous-même un validateur, sélectionnez-vous, vous serez ainsi auto-validé et redirigé vers la page d’information d’installation du logiciel directement après avoir appuyé sur le bouton Envoyer la demande (cette fonctionnalité a été volontairement désactivée durant la phase bêta du programme afin qu’un validateur puisse tester le chemin complet de validation). Si vous renoncez à la commande, vous pouvez appuyer sur le bouton Annuler la demande, un courriel de confirmation de votre annulation vous sera envoyé. Si vous appuyez sur Envoyer la demande, un courriel sera envoyé au validateur lui demandant de valider votre demande de logiciel. Pour information, vous recevrez une copie de ce courriel.
Vous n’avez maintenant plus qu’à attendre la réponse de votre validateur... (la patience est la mère de toutes les vertus)...

Je n’ai toujours pas de réponse de mon validateur, que dois-je faire  ?

Si vous n’arrivez pas à joindre votre validateur (il est en vacances, ce veinard), vous pouvez, au moins trois jours après avoir fait votre demande, consulter votre bulletin de livraison sur Distrilog. La page suivante s’affichera :

Cliquez sur le lien dans la section Information supplémentaire, vous pourrez ainsi changer de validateur. S’il n’existe pas d’autre validateur disponible, consultez votre responsable administratif pour qu’il assigne le droit confirmdistrilog à au moins une autre personne. Si vous consultez cette page moins de trois jours après la demande, la section Information supplémentaire ne s’affichera pas ou ne fournira pas le lien pour modifier votre demande. À ce stade il est complètement inutile de contacter le helpdesk du DIT pour obtenir une validation forcée du logiciel. Ceci doit être strictement géré au niveau de votre unité et dans le cadre d’Accred.
Je fais une commande sur Distrilog, mais j’aboutis à un message d’erreur  !

Comme la gestion du validateur est faite par Accred, il n’est pas impossible qu’une unité n’ait purement et simplement pas de validateur, vous obtiendrez alors la page suivante :

Comme indiqué sur le message, il faut contacter votre responsable administratif pour qu’il assigne le droit confirmdistrilog à une personne responsable de votre unité. Idéalement (je le répète) il faudrait au moins deux responsables.
J’ai reçu un courriel me demandant de valider une commande de logiciel, que dois-je faire ?

Dans le message que vous avez reçu, vous avez un lien vers une page Web comme celui-ci : distrilogextension.epfl.ch/validate.aspx ?CallID=nnnn. Cliquez sur ce lien, vous aboutirez sur la page suivante :

Il vous suffit d’accepter ou de refuser la commande en cliquant sur le bouton idoine. Optionnellement vous pouvez également transmettre un message à l’utilisateur qui a effectué la demande pour lui donner des informations supplémentaires sur la décision que vous avez prise. Une fois votre choix effectué, le système transmettra votre réponse par courriel à l’utilisateur, avec une copie à votre intention.
Je suis validateur, mais je ne désire pas (plus) m’occuper de valider ces commandes de logiciels, que faire  ?

Votre charge de travail ou votre disponibilité ne vous permet pas (plus) de vous occuper de cette procédure de validation, aucun problème, utilisez l’application Accred pour gérer vos droits en fonction de vos souhaits (cf accreditation.epfl.ch/confirmdistrilog).
Lorsque je clique sur le lien donné dans le message, j’aboutis au message d’erreur Accès refusé.

Ce message peut survenir - si vous en avez le choix dans le login Tequila - d’une erreur de sélection de l’unité. Il peut aussi survenir si l’utilisateur a modifié le validateur (voir ci-dessus) et qu’il ne vous a pas averti. Ce message peut aussi arriver à un validateur qui essaie de revalider une demande déjà traitée. En cas de doute, contactez le help desk du DIT en spécifiant votre identifiant unique (N° SCIPER) et le numéro de la commande (ces informations sont données dans la page d’erreur). Si une section Informations supplémentaires apparaît, transmettez son contenu également.

Conclusion

Je pense avoir optimisé le système de manière à vous faire perdre le moins de temps possible, néanmoins, de bonnes idées sont toujours les bienvenues et je reste à votre entière disposition pour toute critique ou suggestion constructive.



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