FLASH INFORMATIQUE FI



Les enjeux du référencement des locaux




Philippe PICHON


Vous avez pu lire dans le Flash Informatique numéro 7/2002 l’article de Claude Philipona au sujet du système d’aide à l’orientation sur le site de l’EPFL (http://plan.epfl.ch ). A ce propos, avez-vous essayé d’intégrer dans votre signature de messagerie électronique ou votre site Internet un lien vers le plan de votre bureau, tel que celui-ci : Vous pouvez me trouver ici : http://plan.epfl.ch ?room=PC026? Voilà de quoi aider vos visiteurs à vous trouver plus rapidement. Pour plus de détails, je vous renvoie à l’article précité.

Mais mon propos aujourd’hui est de vous présenter une partie importante des pièces qui constituent le puzzle d’informations fourni à cet outil : la base de données des locaux, avec son applicatif de gestion développé à la section Informatique de gestion du SIC pour le compte du Service des bâtiments, j’ai nommé Locaux2. Car il n’y a pas de navigation virtuelle sans données bien réelles.

Quels sont les volumes ? Evidemment, gérer quelques bureaux et salles de cours pourrait se faire à la main. Mais pour l’EPFL, il ne s’agit pas moins de 10’000 espaces, répartis en 5 principaux sites pour une petite centaine de bâtiments. Cela va du bureau présidentiel à l’observatoire de la Jungfraujoch en passant par le Château de Bassenges et les salles d’enseignement. Il faut, en effet, savoir que sont répertoriés des espaces aussi divers que les ascenseurs, auditoires, gaines techniques, escaliers, laboratoires, restaurants, abris, secrétariats, etc. En fait, il y a actuellement plus de 1’000types d’utilisation différents !

Gérer les données des locaux n’est donc pas une mince affaire. Sans encore parler de facturation, il faut déjà les référencer : ils ont donc tous un numéro d’identification unique, attribué automatiquement par le SGBD. C’est ce fameux numéro d’identification (que l’on pourrait appeler SCILOC, par analogie au SCIPER), qui peut alors être repris dans d’autres bases de données, par exemple celle des 30’000 prises du réseau informatique ou le bottin téléphonique, et qui sert à consolider facilement et sûrement les données relatives à un local, bien qu’elles proviennent de diverses sources.

Si chaque local dispose d’un SCILOC unique, toujours fixe et destiné aux ordinateurs (le SCILOC du local PC 026 est le numéro 6325), il possède également un code unique pour l’oeil humain (ce code peut changer en de rares occasions, par exemple si l’on renomme un bâtiment). Le code du local est constitué automatiquement en fonction de l’une des 5 règles de nommage spécifique décidées par bâtiment, règle qui peut inclure ou non l’abréviation des bâtiments, zone, étage et un numéro de local, ce qui permet de tenir compte de la plaquette d’identification déjà apposée sur la porte.

Bien entendu, l’EPFL n’a pas attendu 2002 pour gérer ses locaux : la toute première version date de 1987 et tournait sur une machine Data General. Les données de l’époque étaient déjà utilisées pour des réquisitions de travaux, des locations de salles et pour le répertoire de l’Office des constructions fédérales. L’idée n’est donc pas nouvelle. La base de données actuelle (Oracle 8i) est stockée sur une machine HP AlphaServer DS20E sous Unix, tandis que l’applicatif repose sur la suite Oracle Internet Application Server (serveur Web Apache), et est hébergé sur une machine biprocesseur sous Windows 2000. Le tout est utilisable depuis n’importe quel point du globe sans installation propriétaire spécifique puisque les logiciels clients sont des browsers Web. Dès lors, toutes les données Locaux2 sont-elles publiques ? Non, bien sûr. Seuls les utilisateurs référencés peuvent y avoir accès, via les transactions sécurisées du i-moniteur ( http://infowww.epfl.ch/Imon-public/menu.htm ), que ce soit en mode administrateur (service des bâtiments), gestionnaire (responsables des locaux dans les facultés) ou lecteur (divers services centraux). Mais parmi les centaines de données gérées dans la trentaine de tables Oracle, certaines données choisies sont mises à disposition d’applications telles que le bottin ou l’outil d’orientation géographique et sont donc ainsi rendues publiques (notez que les accès gestionnaire et lecteur ne sont pas encore ouverts à ce jour, mais cela ne saurait tarder).

Justement, quelles sont les données gérées ? Elles sont trop nombreuses pour être citées en détail ici, mais on peut relever : les codes analytiques et statistiques pour la Conférence universitaire suisse (CUS et SIUS), les types de sols, de faux-plafonds, d’éclairage naturel, de places potentielles, d’utilisation, d’occupation, d’espace CEPF et DIN 277, de même que le rattachement aux centres financiers, les différentes surfaces et volumes, la journalisation des mutations, les dates de validité, les zones, et même des photos de certains bâtiments et espaces.

Pour mesurer les surfaces de tous ces espaces, pas besoin d’user 3 doubles-mètres, même si quelqu’un a bien dû s’y mettre une fois ;-). En fait, les surfaces sont automatiquement reprises des plans AutoCAD 2000 du SBAT, via le module Espace du progiciel de Facility Management Archibus-AFM ; ce dernier (qui est notamment utilisé pour effectuer des impressions professionnelles des plans) reçoit cependant une compensation : des données de Locaux2, qu’il peut dès lors utiliser pour ses impressions. A court terme, ce sont ces mêmes données qui seront mises à disposition de l’outil d’orientation géographique de manière totalement automatique.

On commence donc à entrevoir la rationalisation, l’utilité et l’efficacité induites par l’imbrication de toutes ces bases de données et on peut dès lors en comprendre les enjeux : une modification à un endroit est très rapidement répercutée et utilisée en bien d’autres. Et les bénéficiaires en sont très divers : les services centraux, qui peuvent fournir de meilleurs services dans des délais plus brefs donc moins chers ; les visiteurs (de même que les étudiants et les employés), qui se retrouvent plus facilement sur le campus ; et dans quelques semaines, les facultés, qui n’auront pas besoin de réinventer la roue, puisque des données de grande qualité leur seront mises à disposition sans aucun frais.

Pour conclure, permettez-moi de remercier pour leur excellente collaboration : e-pfl et CampToCamp pour l’outil d’orientation géographique, DBAssociates pour AFM, et bien entendu le Service des bâtiments. La mise en commun de nos ressources et connaissances métier spécifiques s’est révélée fructueuse et efficace.



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