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Une machine à chercher les documents




Jean-Damien HUMAIR


À l’éésp, (École d’études sociales et pédagogiques) nous avons longtemps été confrontés à un problème que rencontrent bon nombre d’institutions : gérer efficacement les documents de référence et les rendre facilement accessibles. Nous utilisions jusqu’ici un serveur de fichiers, une solution peu satisfaisante pour plusieurs raisons. D’abord, les documents étaient classés dans des dossiers selon une structure peu claire. Les dossiers reflétaient soit l’organigramme de l’école (par exemple Comptabilité ou Direction), soit le type de documents qu’ils contenaient (par exemple Modèles de lettres ou Règlements). Le nom donné à chaque document n’était pas toujours intuitif (Decompte_heures_tarif_horaire.doc ne va pas de soi quand on cherche le formulaire de déclaration des heures supplémentaires). L’accès en écriture sur ce serveur étant ouvert à de nombreuses personnes, on trouvait aussi parfois plusieurs versions du même document, sous deux noms différents. Enfin, le serveur accueillait également des fichiers qui n’étaient pas des documents de référence, des photos de fêtes de Noël ou des archives de textes datant d’une dizaine d’années.

Qualité et simplicité d’accès

Des documents de référence, une école en génère pratiquement quotidiennement : décisions de séance, directives, procédures, ordres du jour, mais aussi les modèles de lettres, logos et autres formulaires nécessaires à la bonne marche de l’institution. Nous avions donc besoin d’une part de garantir leur qualité (s’assurer que seules les bonnes versions sont disponibles), d’autre part de les rendre accessibles de manière simple et rapide.
Nous avons choisi d’utiliser notre intranet pour la gestion des documents de référence et nous avons développé un outil tournant sur notre CMS, Typo3. Pour le créer, nous nous sommes librement inspirés du Widget Browser, un outil qu’Apple a mis en place pour présenter les Widgets, de petits utilitaires que l’on télécharge et qui apparaissent d’un seul clic dans un espace nommé Dashboard. Le Widget Browser est structuré en trois colonnes. La première permet de choisir une catégorie ; la deuxième affiche la liste des widgets contenus dans la catégorie sélectionnée ; la troisième donne des informations sur le widget sélectionné dans la colonne centrale.



Somme toute, ce n’est qu’une simple présentation d’une arborescence à trois niveaux, mais elle permet de trouver rapidement et de manière intuitive un élément dans une liste de plusieurs milliers d’entrées.

Recherche par filtres ou par tri

Notre module de recherche des documents affiche lui aussi une série de catégories dans sa colonne de gauche, avec entre parenthèses le nombre d’éléments que chacune contient. En cliquant dans une catégorie, on filtre l’affichage des résultats de la colonne de droite, qui ne montre alors que les éléments correspondants.



En cliquant sur le signe + à gauche d’un élément, on en affiche un aperçu.
Les critères de sélection ne se limitent toutefois pas au type de document. Il est possible également de filtrer la liste par émetteur (l’entité qui a créé le document), par date ou par quelques lettres du nom du document.



Pour les personnes qui préfèrent effectuer une recherche en classant les documents plutôt qu’en utilisant des filtres, un autre mode d’affichage permet de trier la liste par chacune de ses colonnes.



Technique et organisation

Cette mise en place technique a été accompagnée d’une démarche organisationnelle, dans le but de garantir la qualité des informations mises à disposition dans ce module de recherche de documents.
Une liste des émetteurs a été établie en reflet de la structure de l’école. Pour chaque émetteur, un responsable a été désigné. C’est lui, ou elle, qui valide chaque document avant qu’il soit déposé dans son dossier sur le système. Le service de communication est chargé de placer les documents dans le système et de vérifier régulièrement s’ils sont toujours d’actualité. Le directeur adjoint de l’école et la responsable qualité assurent la coordination de ces tâches.
Ce module de recherche des documents a été mis en place tout récemment. Il reste à l’alimenter - pour le moment, seuls les documents les plus importants ont été validés et saisis. Nous attendons également les commentaires de nos utilisateurs pour l’affiner, voire corriger quelques erreurs de jeunesse. Une chose est certaine toutefois : personne ne regrettera notre ancien serveur de fichiers.

Quelques détails techniques

par Laurent Cherpit

Construit sur le CMS Typo3, l’outil de recherche des documents est composé d’une partie back-end destinée à la gestion, pour l’ajout, la suppression, la modification et le classement des documents, et d’une partie front-end destinée à la recherche dans la base des documents disponibles.
Le module back-end utilise l’extension DAM afin de bénéficier des fonctions d’extraction de contenu et de métadonnées. Cette extension autorise la perspective d’utiliser ces informations pour la recherche dans le contenu des documents (non implémenté actuellement).
Le module de recherche des documents permet d’organiser de façon arborescente les fichiers par type et émetteur. Le front-end, lui, est construit à l’aide d’un framework javascript très riche et fonctionnel permettant de créer des applications web interactives qui se nomme Ext (www.extjs.com). Les composants suivants, entre autres, ont été utilisés :

  • grille (GridPanel, GroupingView, PagingToolbar) ;
  • menu (Menu, DateMenu) ;
  • arbres (TreePanel) ;
  • gabarits (XTemplate) ;
  • mise en pages, cadres (BorderLayout, TabPanel).


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