FLASH INFORMATIQUE FI



Présenter un projet avec Visio en 24 minutes chrono




Jacqueline FREY


Bien entendu rien ne remplace un logiciel de planification de projet pour gérer un projet (tel que MS-Project ou similaire) ; mais supposons un instant que vous ayez un projet à présenter et :

  1. vous n’avez pas MS-Project installé sur votre ordi ;
  2. vous avez MS-Project mais n’avez pas envie de mettre en place une usine à gaz juste pour présenter 4 étapes et 3 jalons d’un projet pour lequel vous n’avez de toute façon pas encore tous les détails :
  3. vous avez MS-Project mais vous avez très peu de temps devant vous pour présenter votre projet (la séance de présentation a lieu dans une demi-heure et vous n’étiez pas averti...).

Pour ces 3 raisons (je vous laisse le soin d’en trouver d’autres), créez une barre de planning dans Visio pour présenter votre projet.
De quoi s’agit-il et comment fonctionne-t-elle ? Une barre de planning est un trait horizontal (ou vertical, mais c’est plutôt rare) qui représente la durée totale d’un projet. On indique les phases et les jalons en insérant des marqueurs aux dates souhaitées. Il ne s’agit pas vraiment d’obtenir une vision détaillée du projet, même s’il est possible de zoomer sur une période de temps en créant une barre de planning étendue (pour cela, lisez l’article dans le FI du mois prochain).
Lorsque vous créez une barre de planning, gardez en mémoire qu’un projet est constitué de phases, soit :

  1. l’avant-projet, phase durant laquelle l’objectif du projet est défini ;
  2. la conception (rechercher des solutions, imaginer des variantes ou des scénarios, récolter des informations ;
  3. La planification (déterminer les ressources, composer l’équipe, établir la liste des tâches, analyser des risques, etc.) ;
  4. La réalisation (suivre le projet, communiquer l’état d’avancement, gérer les imprévus, négocier des délais) ;
  5. La clôture (écrire le rapport final, tirer des enseignements, apéritif, dissoudre l’équipe...).

Ce sont ces phrases que vous allez pouvoir représenter tout ou en partie sur votre barre de planning.

Créer une barre de planning

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, sur Planning, puis cliquez sur Barre de planning.
  2. Depuis le gabarit Formes de barre de planning, faites glisser une barre de planning, par exemple la Barre de planning cylindrique (la plus pimpante !) sur la page de dessin. La boîte de dialogue Configurer la barre de planning s’ouvre automatiquement.

  3. Dans cette boîte de dialogue, indiquez les dates de début et de fin de la barre de planning (donc du projet) et sous ((Échelle de temps...)) tout le monde l’aura deviné...
  4. Sous l’onglet ((Format de l’heure)), spécifiez les options de mise en forme et d’affichage de votre barre de planning. Voici le résultat après validation :

Ajouter des jalons

Petit rappel pour les rêveurs. Un jalon (Milestone en anglais, Meilenstein en allemand, hito ou jalón en espagnol, marco en portugais et en chinois) est un point de référence qui marque un événement majeur dans un projet et qui est utilisé pour surveiller la progression de celui-ci.

  1. Depuis le gabarit Formes de barre de planning, faites glisser une forme de jalon sur la barre de planning.
  2. Dans la boîte de dialogue Configurer le jalon qui apparaît automatiquement, entrez la date et la description du jalon. Sélectionnez un format de date.

    ->img4750]

  3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter d’autres jalons.

Remarque : Si des descriptions de jalons se chevauchent, déplacez-les en faisant glisser leurs poignées de contrôle sous forme de losange. Attention, si vous déplacez le jalon, la date de celui-ci se met à jour. Un clic droit sur un jalon permet de retrouver la boîte de dialogue ci-dessus.


Ajouter des intervalles (tâches)

  1. Depuis le gabarit Formes de barre de planning, faites glisser une forme d’intervalle sur la barre de planning.
  2. Dans la boîte de dialogue Configurer l’intervalle, choisissez la date de début et de fin de l’intervalle. Tapez une description et sélectionnez un format.


  3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter d’autres intervalles.


Communiquer ou envoyer votre barre de planning

Pour cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  1. Un simple copier-coller de la barre de planning dans une diapositive PowerPoint. Une rapide mise en forme dans PowerPoint sera du plus bel effet et vous vaudra moult éloges :


    #La sauvegarde sous forme d’image (Fichier > Enregistrer sous > Type de fichier...). Différents formats d’images sont disponibles (PNG, JPEG, GIF, TIF, ...) la plupart offrant une image de bonne qualité. Le format TIF est toutefois à éviter, car le fichier devient très volumineux.

  2. L’envoi en pièce jointe via la commande Fichier > Envoyer vers > Destinataire du message. Avec toutefois une contrainte : le destinataire doit avoir Visio installé sur sa machine). Et voilà, mission accomplie : 24 minutes se sont écoulées et notre barre de planning est terminée !


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