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Fonctionnalités Exchange sous Mac avec Snow Leopard ou Entourage WSE




Luc VENRIES



Le support d’Exchange devient enfin un peu plus réel pour les utilisateurs de la plate-forme Mac avec d’un côté l’arrivée de Mac OS X 10.6, plus connu sous le nom de Snow Leopard, qui amène entre autres le support natif d’Exchange (notre système de messagerie, calendrier, contacts…) à travers les applications Mail, iCal et Carnet d’adresses et de l’autre, la mise à jour de l’application Entourage 2008 qui passe en version Entourage WSE (Web Services Edition) pour encore mieux supporter les fonctionnalités Exchange.
Dans cet article nous allons voir ce qu’apportent ces deux produits, quelles sont les différences de fonctionnalités entre chacun et quelles en sont encore leurs lacunes.
Passer par un compte Exchange plutôt que de gérer des données localement offre la possibilité d’accéder aux données depuis n’importe où (via une interface WEB par exemple ou depuis un autre poste), permet de pouvoir changer de programmes ou de plate-forme sans perte de données et de fonctionnalités, et évite de gérer ses sauvegardes locales puisque tout est stocké sur le serveur.
Avant Exchange 2007 les développeurs avaient à leur disposition les technologies suivantes pour interagir avec le serveur : MAPI, CDO (1.2.1) et WebDAV. Ces technologies avaient chacune des limites et des contraintes. Exchange 2007 propose une nouvelle technologie : EWS (Exchange Web Services) qui amène son lot de nouveautés et permet surtout de communiquer très facilement avec les serveurs Exchange. Entourage WSE et Snow Leopard s’appuient sur cette technologie pour offrir les fonctionnalités Exchange aux utilisateurs Mac. Pour information, il existe une autre technologie spécifique qui permet de synchroniser les données du serveur avec un appareil mobile type PDA ou iPhone : Activesync.
NB : Règle de nommage : dans la suite de l’article Mail (en gras) désigne l’application Mail de Mac OS X

Entourage

Jusqu’à la fin de l’été, la seule solution pour un utilisateur Mac de profiter d’un minimum de fonctionnalités Exchange (en dehors du webmail) était de passer par les programmes Entourage 2004 ou Entourage 2008. Ces versions souffraient de gros problèmes de performances et du manque de plusieurs fonctionnalités. Entourage WSE est une mise à jour d’Entourage 2008. Pour pouvoir l’installer, il faut au préalable disposer d’Entourage 2008 SP2 (12.2.1). La version du système d’exploitation doit être supérieure ou égale à 10.4.9. Cette mise à jour est disponible sur Cyclope dans plusieurs langues.

Snow Leopard

La dernière version du système d’exploitation Snow Leopard (Mac OS X 10.6), apporte son lot de nouveautés parmi lesquels la prise en charge intégrée d’Exchange. Il est possible d’installer cette version sur tous les ordinateurs Mac équipés d’un processeur Intel et ayant 1GB de mémoire. Une mise à jour est possible pour les utilisateurs disposant de la version Leopard (Mac OS X 10.5) ou Tiger (Mac OS X 10.4).

Paramétrage automatique d’un compte : Autodiscover

La fonction autodiscover est une fonction qui permet de paramétrer automatiquement un compte de messagerie sans connaître le nom du serveur, en saisissant simplement son adresse email. Cette fonction est disponible sous Entourage (fig. 1) ou sous Mail du système 10.6 (fig. 2).
Une fois l’adresse email , le nom d’utilisateur et le mot de passe saisis, le nom du serveur est automatiquement renseigné soit : https://ewa.epfl.ch/ews/exchange.asmx.
Mail va aussi demander si l’on veut également configurer le Carnet d’adresses et le calendrier iCal. Il est possible d’effectuer cette même opération depuis les applications iCal ou Carnet d’adresses.

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fig. 1
Configuration automatique du compte sous Entourage WSE
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fig. 2
Configuration automatique du compte sous Mail


Entourage WSE offre en plus la possibilité de faire une authentification Kerberos, ce qui permet aux machines intégrées dans l’Active Directory d’avoir une authentification unique (single sign on) et de ne pas sauvegarder des mots de passe dans le KeyChain.

La fonction courrier électronique

Le fait d’utiliser le mode Exchange plutôt que le protocole IMAP offre plusieurs avantages :

  • synchronisation automatique de tous les dossiers sans devoir s’y abonner pour les voir ;
  • les dossiers systèmes tel que calendrier, contacts, tâches sont cachés ;
  • les éléments envoyés sont directement stockés sur le serveur sans rien paramétrer de particulier ;
  • lorsque l’on supprime un message, il va dans les éléments supprimés sur le serveur et n’est plus marqué comme supprimé avec une copie dans le dossier corbeille ;
  • pas besoin de configurer de serveur LDAP, la liste des utilisateurs de l’école est directement accessible ;
  • pas besoin de configurer un serveur sortant (SMTP), ni besoin de paramétrer un port particulier avec authentification lorsque l’on se trouve en dehors du réseau de l’école. Cela évite bien des problèmes de ports bloqués avec certaines connexions, car tout passe par le port 443.

Les personnes qui utilisaient Mail sous Mac OS X 10.5 ont peut-être remarqué qu’il leur était proposé trois types de protocole POP, IMAP et Exchange. Le mode Exchange était en fait de l’IMAP dont l’URL de connexion était différente. Ce mode Exchange IMAP existe toujours sous Mail mais reste de l’IMAP. Il faut utiliser le mode Exchange 2007 si l’on passe par le paramétrage manuel.
Entourage et Mail supportent tous les deux de joindre des documents par la fonction glisser-déposer (drag and drop). Sous Entourage, seuls les documents de type images, films ou musiques peuvent être insérés dans le corps du message (si le format du message est HTML). Les autres types de pièces jointes sont simplement joints au message. Sous Mail, quel que soit le type de pièce jointe, elles sont comprises dans le corps du message. Le format des messages est par défaut HTML sous Entourage et Rich Text sous Mail (Mail génère du HTML s’il n’y a que des images comme annexes et des mises en forme dans le texte). Avec les deux programmes, il est possible de ne faire que du texte brut (plain text).
Lors du passage de l’ancienne messagerie (service Mailbox) à Exchange, plusieurs utilisateurs de Mail se sont plaints de ne voir que le début de leurs messages (contenant des pièces jointes) et d’avoir la suite du message dans différentes pièces jointes au milieu des documents annexés. Le format que Mail emploie pour insérer des documents est le Multipart/mixed. Or celui-ci n’est pas toujours géré de la même manière par les différents clients ou serveurs de messagerie. La version 10.6 apporte une amélioration notable aux utilisateurs de Mail : les messages reçus ou envoyés sont à nouveau vus comme un seul et même message sans découpage en différentes pièces jointes. Il n’en reste pas moins que pour les personnes n’utilisant pas Mail qui recevront des messages contenant des annexes émis par Mail, ceux-ci seront toujours découpés en plusieurs pièces jointes. Il est donc toujours fortement recommandé aux utilisateurs de Mail de ne pas oublier de mettre les insertions à la fin des messages.

Le calendrier

Les calendriers, que ce soit avec Entourage ou iCal, fonctionnent bien tous les deux avec Exchange. Il est possible dans les deux cas d’avoir plusieurs calendriers. La gestion des vues journalières, hebdomadaires ou mensuelles est sensiblement la même avec les deux applications. Entourage offre peut-être un léger avantage de lisibilité dans la vue mensuelle lors de rendez-vous se chevauchant, alors qu’iCal offre un avantage certain dans la manipulation de plusieurs calendriers pour les voir simultanément. Entourage n’offre pas cette possibilité de les superposer. De plus, iCal permet de s’abonner à d’autres types de calendrier comme celui de my.epfl.ch, de Google, ou encore MobileMe par exemple.
La prise de rendez-vous est similaire avec Entourage ou iCal. Il est possible dans les deux cas de :

  • définir un lieu,
  • définir une récursivité,
  • définir une alarme (reminder),
  • définir la visibilité de la disponibilité (occupé, absent, incertain ou libre),
  • définir l’événement comme privé pour empêcher des personnes déléguées de voir le détail,
  • dire si un évènement dure toute une journée,
  • joindre des documents,
  • ajouter des commentaires ou remarques,
  • inviter des personnes.

Lors de l’invitation de personnes à un rendez-vous, les disponibilités de celles-ci sont visibles graphiquement pour peu qu’elles possèdent également une boîte Exchange à l’EPFL et pour autant qu’elles utilisent leur calendrier . La figure 3 montre la prise de rendez-vous et les disponibilités avec Entourage, alors que la figure 4 les montre sous iCal.
Petit rappel, la visibilité des disponibilités est définie par défaut pour tous utilisateurs Exchange. Cela signifie que si une personne saisit un événement dans son calendrier, tous les autres utilisateurs peuvent alors consulter la plage horaire occupée (sauf si la personne a défini l’événement comme libre). En aucun cas on ne peut voir le contenu. Il n’est donc pas nécessaire de demander la délégation des calendriers à un collègue pour voir ses disponibilités.

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fig. 3
Prise de rendez-vous et disponibilités avec Entourage
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fig. 4
Disponibilités lors de la prise de rendez-vous avec iCal


Lors de l’envoi de rendez-vous, une demande de participation arrive en même temps que le rendez-vous. Suivant le type de client de messagerie du destinataire, celui-ci peut répondre directement en acceptant, refusant ou en disant peut-être. Mail et Entourage supportent tous les deux ce type de réponse. L’acceptation ou pas d’un rendez-vous met automatiquement à jour votre calendrier et l’organisateur du rendez-vous sera avisé de la participation éventuelle. Avec Snow Leopard, l’acceptation de rendez-vous peut se faire soit avec Mail, soit avec iCal.
Avec iCal, la délégation des calendriers est prévue et fonctionne avec les autres utilisateurs ayant un compte Exchange.

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fig. 5
Options de délégation sous iCal


Cependant, nous n’avons pas réussi à la faire fonctionner avec des groupes. Les groupes sont supportés par d’autres clients pour la délégation, mais ne sont pas visibles dans les options de délégation d’iCal. Cela viendra certainement avec une prochaine mise à jour... On peut donc partager son calendrier avec plusieurs personnes en les saisissant toutes manuellement. Les différents modes de délégation sont lecture, écriture, modification ou pas d’accès. Attention toutefois si on donne des droits de délégation, tous les calendriers Exchange auront les mêmes droits de délégation. On ne peut pas interdire l’accès seulement à certains de ses calendriers Exchange.
Sous Entourage tout fonctionne parfaitement. Il n’y a pas les mêmes restrictions. Il y a la possibilité de donner des droits de partage différents suivant les calendriers et de définir les droits à un groupe.

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fig. 6
Options de délégation de calendrier sous Entourage

Les contacts ou Carnet d’adresses

L’application Carnet d’adresses (ou Address Book) de Snow Leopard est tout comme le calendrier un point de rassemblement de tous les types de contacts que l’on possède. Ils peuvent être personnels et stockés localement, provenir de MobileMe, de Yahoo, de Google ou bien sûr du compte de messagerie Exchange. L’application ne permet pas (encore) de partager ses contacts Exchange ou d’accéder à d’autres contacts Exchange partagés.
Quant à Entourage, il gère soit des contacts locaux soit ceux du compte Exchange. Ils peuvent être délégués de la même manière que les calendriers sous Entourage, de même que l’on peut accéder à des contacts partagés.
Les contacts sous Entourage ou Carnet d’adresses peuvent être accessibles depuis les applications de mail lors de l’écriture de message pour retrouver un correspondant ou depuis le calendrier lors de la prise de rendez-vous avec des intervenants.
Les listes de distributions (groupes qui contiennent plusieurs contacts) ne sont disponibles ni avec Entourage ni avec le Carnet d’adresses.

La GAL (Global Address List)

La GAL est la liste de toutes les personnes disposant d’une adresse email à l’EPFL. En configurant un compte Exchange avec Entourage ou Snow Leopard, on a accès automatiquement à cette liste. Elle évite de devoir configurer manuellement un accès au serveur LDAP de l’École. C’est en fait une aide à la saisie lors de l’écriture d’un mail par exemple. Il suffit de taper les premiers caractères d’un nom dans le champ à pour obtenir la liste des noms (ou prénoms) ayant ces lettres.

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fig. 7
Résultats de la GAL en saisissant les caractères luc

Notes

Les notes permettent de saisir du texte comme aide-mémoire (similaire à un post-it) afin de pouvoir y accéder ultérieurement. Mail et Entourage (seulement depuis la version WSE) offrent la possibilité de synchroniser des notes avec le serveur Exchange.

Tâches

Une tâche est une action à effectuer. Elle peut avoir une échéance. Il est possible de créer des tâches avec Entourage ou Mail. On peut également lui assigner des priorités ainsi que des alarmes avant l’échéance. Une fois la tâche accomplie, elle peut être marquée comme effectuée pour garder un historique. La notion de pourcentage d’accomplissement de la tâche n’est pas présente dans les deux applications alors que cette notion existe au niveau du serveur.

Recherche

La recherche dans Entourage, Mail , iCal et Carnet d’adresses s’appuie sur spotlight. Elle fonctionne parfaitement pour rechercher différents éléments. Elle peut s’effectuer soit depuis les différentes applications soit directement au niveau de l’OS. Pour vérifier que tous les types d’éléments sont bien pris dans la recherche d’Entourage il faut aller dans les options de spotlight et cocher les éléments suivants :

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fig. 8
Options de recherche de spotlight


Courrier électronique pour les emails
Évènements et tâches pour les calendriers et les tâches
Contacts pour les contacts
Documents pour les notes.

Délégation

La délégation (ou partage) est utilisée pour permettre à des utilisateurs d’accéder à différentes ressources Exchange (mail, calendrier, contacts, notes, tâches) d’autres utilisateurs si on leur en a donné le droit. Et tout ceci, avec ses propres accès d’authentification (son nom d’utilisateur et son mot de passe).

Pour les mails

La délégation de mails est impossible avec Mail. On ne peut lire ou écrire des mails d’une autre boîte sauf si on a un accès direct au compte c’est-à-dire si connait le mot de passe. Cela peut être valable pour un compte de service pour lequel on partage le mot de passe entre différents collègues. De même, il est impossible de donner des droits de délégation.
Avec Entourage il est possible d’utiliser les fonctions de délégation. Que ce soit pour donner des droits (de lecture, écriture…) ou pour accéder à des mails d’un collègue qui aurait délégué sa boîte aux lettres. Il est possible de déléguer différents dossiers à des utilisateurs ou à des groupes.

Pour le calendrier

On peut donner des droits d’accès à des utilisateurs, mais non à un groupe. Il est possible avec iCal d’accéder à des calendriers partagés (voir plus haut la rubrique calendrier).
Tout fonctionne bien pour donner des droits (y compris aux groupes) et pour accéder à des calendriers partagés.

Pour les contacts

Pas de possibilité de donner des droits de partages ou d’accéder à des contacts partagés. Il est par contre possible d’accéder à un Carnet d’adresses d’une boîte de service pour laquelle on connaîtrait le mot de passe.
Tout fonctionne bien de la même manière que pour les mails ou les calendriers.

Pour les notes

Pas de délégation possible ni depuis Entourage ni depuis Mail.

Pour les tâches

Pas de délégation possible depuis Entourage. Depuis iCal délégation possible comme pour un calendrier. Les tâches sont d’ailleurs vues comme un calendrier.

Dossiers publics

Les dossiers publics permettent à un groupe d’utilisateurs de partager des mails, calendriers, contacts, notes ou tâches. On peut donner des droits d’accès différents suivant la hiérarchie et suivant les utilisateurs. Entourage supporte les dossiers publics et la gestion de leurs droits. Mail ne les supporte pas. Mais comme déjà évoqué il est possible d’accéder à un compte de service, mais dans ce cas il n’est pas possible de donner des autorisations différentes suivant la hiérarchie ou les personnes.

Gestionnaire d’absence

Le gestionnaire d’absence permet de notifier ses correspondants de son absence et que par conséquent son message ne sera pas traité tout de suite. Il est possible de mettre une période pendant laquelle le message d’absence sera envoyé aux correspondants internes (c’est-à-dire ceux qui utilisent également Exchange à l’EPFL). Il est possible d’envoyer des messages différents aux correspondants externes ou de ne pas les aviser. Seul Entourage gère le gestionnaire d’absence. Pour les utilisateurs de Mail, ils doivent passer par le webmail ewa.epfl.ch pour l’activer.

Règles

Entourage et Mail ne gèrent que des règles locales. Il n’est pas possible avec ces clients d’activer des règles au niveau du serveur. Cela signifie que pour que les règles définies soient exécutées (par exemple, déplacer des messages dans un autre dossier en fonction de leur provenance), il faut que le client soit démarré.

Catégories

Entourage permet d’assigner des catégories à des messages, contacts, calendrier, notes ou tâches qui seront stockés sur le serveur. Mail quant à lui ne permet pas de les gérer.

Travailler en mode déconnecté (offline)

Il est possible de travailler avec Entourage, Mail, iCal et Carnet d’adresses en mode déconnecté, c’est-à-dire sans connexion réseau. Dans ce mode il est possible de consulter, gérer ou supprimer les éléments (mails, rendez-vous, contacts), ou de préparer des mails et de les mettre en file d’attente. Une copie locale (cache) est stockée sur l’ordinateur. Une fois une connexion rétablie, les différentes applications vont se synchroniser avec le serveur et les mails en attente seront envoyés.
Une simple connexion Internet (pas besoin d’être dans le réseau EPFL ou d’utiliser le VPN) suffit pour que les applications soient connectées au serveur Exchange.

Conclusion

Au terme de ce survol des fonctionnalités et des interactions avec Exchange, on peut dire que pour un usage courant les deux différentes variantes Entourage et Snow Leopard remplissent leur travail. Le but n’est pas de dire s’il faut utiliser tel programme plutôt que l’autre. Il faut plutôt évaluer si l’on a besoin de fonctionnalités plus spécifiques qui seraient couvertes par l’un ou l’autre programme. On ne peut en revanche que recommander de mettre à jour Entourage 2008 à Entourage WSE et pour les utilisateurs utilisant Mail passer en mode Exchange au lieu d’IMAP si l’ordinateur peut être mis à jour avec Snow Leopard.
Certaines fonctionnalités manquent encore (par exemple le gestionnaire d’absence sous Mail) ou pourraient être améliorées dans leur ergonomie. Mais tous les outils existent pour interagir avec le serveur et nous espérons que ces manques pourront être complétés rapidement dans les versions à venir.

FonctionnalitésEntourage WSEMail iCalCarnet d’adresses
Configuration automatique
e-mail
Calendrier
Prise de rendez-vous
Consultation des disponibilités
Répondre à invitation
Contacts
listes de distributions
Notes
Tâches
Recherche dans la GAL
Recherche
Gestionnaire d’absence
Public Folders
Délégation
Multi compte Exchange
Règles stockées sur le serveur
Catégories
Travail hors connexion
Accès à distance sans VPN (simple connexion internet)

Tableau récapitulatif des fonctionnalités Exchange supportées par les différents programmes sur Mac



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