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myPrint


Une gestion centralisée des impressions à l’EPFL mission délicate mais en bonne voie...



Thomas BECKER

Catherine CORNAZ


Au temps des imprimantes matricielles (et des listings monochromes et bruyants), le coût des impressions n’était pas la préoccupation majeure. Aujourd’hui, il devient un facteur important dans la gestion des budgets de chacun et dans l’écologie quotidienne. La prestation myPrint a donc pour but de donner à chacun les outils permettant le contrôle des flux financiers s’y rapportant.
De plus, elle vise à uniformiser les processus d’impression en mettant à disposition différentes procédures ; celles-ci permettront à tout un chacun d’utiliser ce nouvel outil de manière rapide et efficace et de rester calme et créatif...
Avant myPrint, chaque responsable de périphériques d’impression gérait ses tâches d’installation et de supervision de manière autonome et individuelle. Chacun réinventait la poudre dans son coin, les utilisateurs ne pouvaient pas se fier à une seule et unique procédure pour imprimer et les serveurs d’impression étaient nombreux. Aujourd’hui, les procédures et les nomenclatures sont standardisées ; tout le monde y gagne. On rationalise sans perte de confort.
Les étudiants se déplacent énormément (avec ou sans leur ordinateur portable) et souhaitent pouvoir imprimer depuis n’importe quel endroit du campus ; grâce au nouveau service de géo-positionnement, ils pourront désormais installer les imprimantes situées à proximité. De plus, leurs impressions seront simultanément et identiquement comptabilisées quel que soit l’endroit d’où ils impriment.
A titre d’exemple d’uniformisation, les imprimantes intégrées à la solution myPrint seront nommées (et étiquetées) de manière identique : leurs noms commencent tous par le nom du local où se trouve l’imprimante, suivi du plus grand format supporté puis d’une lettre (C pour Couleur ou N pour Noir-Blanc) ; un numéro d’ordre permet ensuite de différencier les imprimantes du même type. Certaines imprimantes permettant de libérer physiquement le job par l’intermédiaire de la carte CAMIPRO verront leur nom greffé d’un suffixe -RS (pour release station). Pour les périphériques d’unité, le nom du local est remplacé par l’acronyme officiel de l’unité.

Historique

Déjà en 2005, l’idée d’optimiser l’utilisation des ressources d’impression était présente dans couloirs du DIT et de la Vice-Présidence de la Planification et Logistique. En 2006, le cahier des charges de la nouvelle carte d’accès CAMIPRO II intégrait le contrôle des impressions ; mais lorsque l’étude du volet impression (qui devait être réalisé après l’implémentation des nouvelles cartes) commença, les versions des logiciels de contrôle d’accès et de gestion des restitutions sur papier se révélèrent malheureusement incompatibles. De ce fait, les projets Netprinting et Camipro II furent dissociés et le DIT se vit confier la réalisation de la partie impression.
Une étude comparative de plusieurs produits finit par opposer Equitrac à Watchdoc. Et c’est vers le milieu de l’année 2007 que la décision fut prise d’opter pour Equitrac pour sa robustesse, son évolutivité et sa maturité comparée à son concurrent, qui lui, ne s’intégrait pas à un contexte multi-domaines.
C’est en juillet 2008 que le projet Netprinting prit son envol... et la prestation qui en découla prit le doux nom de myPrint.

Fonctionnement

Toute personne inscrite à l’EPFL possède un Compte Impression. Un logiciel de comptabilisation (nommé Equitrac) enregistre les impressions effectuées sur les imprimantes reliées à la solution myPrint. À l’instar d’un système e-banking, toutes les transactions sont reportées sur le compte et les détails sont accessibles depuis une interface Web.
Le premier semestre 2008-2009 permettra d’obtenir des statistiques d’utilisation et servira de base pour l’implémentation du système à plus grande échelle.
Par la suite (dès le semestre de printemps 2009), les sections ou facultés intéressées à rejoindre la solution payante (c’est-à-dire mettant à contribution dans un premier temps les étudiants, puis dans un deuxième temps les collaborateurs) pourront bénéficier des outils de comptabilisation et d’encaissement d’argent destinés aux impressions.

Implémentation actuelle et chiffres

Pour l’instant, seules les sections d’Architecture et de Génie Civil de l’ENAC ont décidé d’implémenter le système myPrint, mais dès le 2e semestre, la SIE rejoindra les deux autres sections... C’est en tout une quarantaine d’imprimantes qui sont accessibles par les étudiants et les collaborateurs de cette faculté.
À la Bibliothèque Centrale, 2 imprimantes sont installées et tournent à plein rendement ; la Faculté STI et le Collège du Management ont rejoint dernièrement la prestation.
Depuis la mise en production (15 septembre 2008) 600’000 pages dont 75% en noir et blanc sont sorties des 55 imprimantes installées et plus de 3’000 planches A0 ont été imprimées sur des traceurs grands formats.

Le site Web

Que ce soit pour une question de format, de qualité, de rapidité ou de modèle, il existe sans aucun doute une imprimante accessible et proche de vous ! Une interface de recherche très conviviale vous permettra de trouver THE imprimante qui correspond à vos souhaits ! et surtout, vous donnera toutes les clés pour l’installer rapidement...

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l’interface de recherche
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le résultat de la recherche
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le détail de l’imprimante avec la procédure d’installation et le mail pour contacter le service responsable

Vous connaissiez déjà l’application plan.epfl.ch pour la recherche d’un local ou d’un service de restauration... Et bien, aujourd’hui, depuis le 8 janvier 2009, les imprimantes gérées par myPrint sont également reportées sur ce plan et peuvent être localisées aisément !

Les utilisateurs trouveront sur le site des procédures d’installation pour les différents systèmes d’exploitation (Windows, Mac OS X ou Linux). Quant aux administrateurs, il leur suffira d’être en possession d’un poste de travail Windows, ainsi que des outils d’administration, pour installer les files d’impression sur le serveur de leur faculté.
Jusqu’à présent, il existait plusieurs systèmes de monétique destinés à encaisser l’argent dépensé pour les consommables. Par exemple, le système PAS (ancêtre d’Equitrac) était utilisé par les sections d’Architecture et de Génie civil de l’ENAC. La recharge des comptes fut tout d’abord réalisée manuellement par les apprentis du Génie civil puis par la responsable de la Salle des Périphériques Graphiques de l’ENAC et son équipe d’assistants-étudiants. Aujourd’hui, grâce à une étroite collaboration entre inForm, PayOnLine et myPrint, une interface de paiement en ligne est disponible et permet aux étudiants des sections ENAC-SAR et ENAC-GC (actuellement les seuls sous le régime payant) de recharger leur compte impression par l’intermédiaire d’une carte de crédit (VISA ou MasterCard) ou d’une carte Post-Finance.
Les tarifs des impressions calculés en fonction des coûts estimés moyens sont différents suivant le format et distinguent la mono- de la polychromie, le recto seul du recto-verso. Pour certains périphériques, notamment les traceurs, ils varient également en fonction du type de papier, ou de la qualité de l’impression elle-même.
Tout (ou presque) ce que vous avez toujours voulu savoir sur myPrint se trouve dans lesFAQ ;-) : .

Architecture de la solution

La définition de l’architecture cible fut l’objet d’amples réflexions. Afin de garantir la pérennité du concept tout en permettant les évolutions futures, l’architecture devait tenir compte

  • de la charge,
  • de la disponibilité et des performances attendues,
  • d’un grand nombre de services d’impression répartis dans l’École,
  • d’un nombre grand, mais imprécis de périphériques,
  • des besoins de clients humains et logiciels très hétérogènes,
  • de l’immuabilité du poste de travail (non installation de client local),
  • de moyens financiers limités.

Ainsi, les principaux objectifs de l’architecture ont été identifiés :

  1. garantir un haut niveau de disponibilité,
  2. garantir de bonnes performances d’impression même avec un très grand nombre de périphériques et de clients simultanés,
  3. faciliter la maintenance et l’évolution,
  4. permettre la délégation de gestion (cogestion).
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schémas serveurs

Haute disponibilité et performances

Les termes haute disponibilité, sont particulièrement en vogue aujourd’hui ; il ne s’agit donc pas d’offrir ce niveau de service pour la beauté du geste. Il est donc nécessaire de s’interroger sur les éléments nécessitant un tel soin. Dans le cas présent, il s’agit d’offrir un service d’impression quasi permanent permettant au processus imagé suivant de se réaliser :

Nous voyons que les processus tels que la génération de rapports, l’écriture des transactions d’impression, la consultation et la recharge des comptes impression sont exclus des éléments faisant l’objet de haute disponibilité.
Les postes de travail, le réseau et les périphériques d’impression sortant du périmètre du projet et du domaine de compétences des responsables de la prestation, les éléments devant être hautement disponibles sont les serveurs d’impression et les applications permettant le déroulement du processus. Nous avons nommé le spouleur d’impression,, et le parseur de jobs,.
Commençons par le spouleur d’impression :
Il s’agit d’un service offert par Windows Server 2003 que Microsoft a prévu d’implémenter en cluster. Pour garantir le service d’impression, il faut disposer d’au moins deux machines avec un stockage partagé. Nous ne nous étendrons pas sur la configuration d’un cluster Microsoft, Internet regorge de tels documents. Dans notre cas, il s’agit de créer un groupe de ressources cluster, contenant

  • un disque partagé agissant comme spoule disque
  • une adresse IP pour le service
  • un nom réseau pour le service
  • un service spouleur.

Afin de garantir la disponibilité de ces éléments en cas de panne matérielle, du système d’exploitation ou lors d’opérations de maintenance matérielle ou logicielle, ce groupe de ressources peut tourner sur deux machines, PRINT11.intranet.epfl.ch ou PRINT12.intranet.epfl.ch, mais sur une seule à un moment donné.

D’un point de vue plus technique, voici une capture d’écran de l’outil Cluster Administrator, montrant le nom des ressources, leur état fonctionnel, le noeud propriétaire et le type de ressource.

Et les performances alors ? Un seul serveur pour toute l’École ? Comme mentionné plus haut, un groupe de ressources ne peut s’exécuter, c’est-à-dire offrir du service, que sur un noeud à la fois. Pour offrir de meilleures performances, les deux serveurs agissent comme serveur d’impression, simultanément. Nous réalisons donc de la répartition de charge en utilisant un nom de la forme <acronyme_de_faculté>print pour chaque entité, à l’exception des services centraux qui utiliseront tous le serveur PRINT1.

Maintenance et évolution facilitées

Les serveurs d’impression et de comptabilité sont intégrés à Active Directory, ce qui facilite les changements de configuration, la gestion de la sécurité et l’évolution matérielle et logicielle de la prestation. Les GPO (Group Policy Objects) permettent de configurer automatiquement la quasi-totalité des paramètres du système d’exploitation. Pour le reste, des scripts peuvent être lancés périodiquement.

Exemple pour la délégation de gestion

Quatre aspects de la gestion d’Equitrac peuvent être délégués :

  • Account Management : gestion des comptes utilisateur, des départements et codes de refacturation (projets),
  • Device Management : gestion des périphériques (périphériques physiques, ports d’impression, files d’impression),
  • Report Management : génération de rapports,
  • System Management : gestion de l’ensemble du système (et donc des trois éléments ci-dessus).

Afin de déléguer efficacement la gestion de ces différents éléments, il est nécessaire de créer un groupe local pour chacun de ces aspects puis d’y ajouter des objets issus d’Active Directory. Un script de démarrage VBScript se charge de cette tâche. Il s’agit ensuite d’utiliser la fonctionnalité de groupes restreints (Restricted Groups) pour populer automatiquement, mais également limiter les membres de ces groupes.
Par imbrication successive d’utilisateurs et de groupes issus d’Active Directory dans ces groupes locaux, il devient très facile de gérer les personnes ayant accès à tel ou tel élément de la configuration.


Par analogie, à l’exception de l’installation des différents composants que nous souhaitons réaliser manuellement, l’ensemble de la configuration des serveurs de comptabilité et d’impression est automatique. En cas de besoin, un ou plusieurs serveurs d’impression peuvent rejoindre ceux déjà existants avec un effort minimal.
Ceci permet également d’appliquer en une seule fois des changements de configuration, et ce presque instantanément à l’ensemble de l’infrastructure myPrint.

Gestion des files d’impression, aussi déléguée !

À l’instar de gestion d’Equitrac pour laquelle des groupes sont imbriqués successivement les uns dans les autres, la structure Active Directory de la prestation myPrint est arborescente. Ceci sert à autoriser les administrateurs des différentes facultés, collèges et vice-présidences de gérer les objets qui leur sont propres.


Comme dans bon nombre d’écoles et institutions de recherche, la gestion de l’informatique à l’EPFL est répartie entre services centraux (Domaine IT) et de proximité (services IT de faculté). La prestation myPrint se doit de tenir compte de cet état de fait et de permettre aux administrateurs des différents services de restitution sur papier d’intégrer eux-mêmes leurs périphériques et d’en gérer la configuration et le contrôle d’accès.
À terme, tous les périphériques destinés aux étudiants devraient être intégrés à myPrint. Les gestionnaires de périphériques peuvent d’ores et déjà rattacher leurs imprimantes aux serveurs centraux en suivant les instructions de la page myprint.epfl.ch/page73229.html.
En voici les principales étapes :

  1. Demande d’un nom réseau pour le périphérique respectant la nomenclature.
  2. Créer les groupes de sécurité liés au périphérique
    (<nom_file_impression> Print,
    <nom_file_impression> ManageDocuments et
    <nom_file_impression> ManagePrinter).
    Ceci se fait grâce à un script mis à disposition sur le site de la prestation.
  3. Sur l’interface de configuration de l’imprimante, autoriser les serveurs d’impression centraux à imprimer sur le périphérique.
  4. À l’aide de PMC (Print Management Console), vérifier si les pilotes pour le périphérique sont installés sur les serveurs et, le cas échéant les installer.
  5. Créer la file d’impression sur le serveur.
  6. Configurer le pilote et notamment les valeurs par défaut (recto/verso, formats de papier, etc.).
  7. Modifier les permissions sur la file d’impression en utilisant les groupes créés au point 2.
  8. Contacter myprint@epfl.ch afin de convertir le port d’impression en port Equitrac.
  9. Effectuer des tests pour vérifier que l’impression et le comptage s’effectuent correctement.
  10. Déployer la file d’impression sur les postes de travail et supprimer au besoin les références aux anciennes files d’impression.
  11. Informer les utilisateurs de l’existence de la file d’impression.

Processus d’impression

Pour comptabiliser les jobs d’impression, Equitrac se base sur un parseur de jobs ; c’est-à-dire qu’un composant est installé sur chaque serveur d’impression et analyse les jobs avant d’autoriser ou refuser la transaction en fonction de règles et de l’état du compte de l’usager.

Développements en cours

Pour les collaborateurs, la répartition des coûts des consommables par unité ne sera plus un véritable supplice... Grâce à la nouvelle interface de libération (en cours de développement), il est prévu de vous laisser choisir le centre financier pour lequel vous compterez imprimer. Un décompte annuel, voire mensuel pourra être réalisé grâce à l’outil de comptabilisation par centre de frais.
Les membres de l’EPFL auront par défaut le droit d’imprimer sur les centres de frais qui correspondent à leurs accréditations ; mais certaines personnes pourraient être amenées à imprimer pour une unité dans laquelle elles ne sont pas accréditées. Le droit myPrint de l’application Accréditation pourra être alors utilisé dans ces cas de figure, ainsi que pour les personnes hors EPFL qui devraient imprimer pour le compte d’une unité. Ce droit sera attribué par le responsable informatique ou le responsable accréditation de l’unité. Affaire à suivre...
Les périphériques multifonctions seront pris en charge et les anciennes cartes à photocopies seront reprises et leur solde transféré sur le compte impression correspondant.

Davantage de lecture un peu plus tard ...

Dans les articles suivants, nous aborderons sur le plan technique les processus de gestion des comptes (création/modification/suppression), la recharge par le Web, le déploiement automatique des files d’impression, les périphériques multifonctions et la recherche de périphériques. Des sujets moins techniques tels que les flux financiers feront l’objet de quelques lignes dans ce journal.
La prestation myPrint est encore en plein développement ; les gestionnaires de périphériques d’impression peuvent contacter myprint@epfl.ch afin d’y intégrer leurs imprimantes. br>Pour tout complément d’information, une seule adresse : myprint.epfl.ch.

Remerciements

Nos chaleureux remerciements vont à Ion Cionca pour le rapide et excellent travail réalisé pour l’interface de recherche, à Berthold Walther pour ses conseils et son soutien pour la recharge automatique par le Web, à toute l’équipe ENAC-IT qui participa activement aux tests et fournit des conseils de grande valeur, à Pierre Mellier ainsi qu’à Yves Bolognini de Camptocamp SA pour la géoposition des périphériques sur le plan et à Pierre Crevoisier pour la configuration d’inForm pour la recharge des comptes.



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