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OneNote




Jacqueline FREY


One ...

Rappelez-vous, en 1991, U2 sortait One ... one love, one blood, one life (mais si, rappelez-vous, la même année Kathy Bates remportait l’Oscar de la meilleure actrice pour son interprétation dans Misery (on en tremble encore), les natel étaient gros comme des valises (on en rit encore), les rouges à lèvres n’étaient pas encore pailletés et l’auteure de ces lignes jouait au Tetris à sa place de travail .... Bon bref, 17 ans plus tard Microsoft sort OneNote (il n’y a aucun lien entre cet événement et ceux de 1991, du moins je le crois). Et, si One love de U2 fut un hit -comme on disait encore à l’époque-, OneNote de Microsoft devrait aussi cartonner.
Et pourquoi donc me direz-vous ? Et bien parce que ce logiciel est une petite merveille de simplicité et d’efficacité. Le genre de logiciel qui nous fait nous exclamer, mais comment ai-je pu survivre sans lui !
Qu’a donc fait OneNote pour moi pour que je ne puisse plus m’en passer ? Il m’a simplement permis de m’organiser ! Et pourtant - selon certains - j’étais déjà un modèle d’organisation avant. Eh oui, j’avais sur mon disque dur une magnifique arborescence de dossiers > sous-dossiers > sous-sous dossiers avec à l’intérieur des fichiers nommés tout-bien-comme-il-faut et bien sûr mon bureau était vierge de toute icône. Et bien, sachez, impatient lecteur, qu’on peut faire beaucoup mieux !
Car OneNote va vous permettre de regrouper toutes sortes d’informations au MÊME endroit ! Par informations, j’entends :

  • des fichiers (Word, Excel, PDF)
  • des mémos
  • des liens hypertextes
  • des adresses Internet
  • des notes manuscrites
  • des copies d’écran
  • des images
  • et même des sons et des vidéos

Finis donc les dossiers et sous-sous dossiers contenant une foultitude de fichiers Word, Excel ou PDF qu’on garde des années au cas où ils seraient utiles un jour .... tout cela en supposant bien entendu qu’on soit capable le moment voulu de retrouver l’information.
À la place, OneNote vous propose de regrouper et d’organiser dans un bloc-notes des informations ayant un lien entre elles (votre travail ou votre famille). Vous pouvez donc créer un bloc-notes professionnel et un bloc-notes personnel.
A ce stade de l’article, je suppose que certains d’entre vous souhaiteraient un exemple concret.

Exemple

Prenons, au hasard, une personne qui donne des cours sur plusieurs logiciels et qui doit classer et retrouver toute sorte d’information ;-) Rassurez-vous ça marche aussi pour une secrétaire qui cumule les jobs ou pour un assistant qui travaille sur plusieurs projets en même temps. Sachez aussi que vous pouvez partager un bloc-notes entre plusieurs utilisateurs en le déposant sur un serveur.
J’ai donc créé un bloc-notes appelé sobrement Mes formations (je suis organisée, mais pas très originale ...). Voici une copie d’écran de mon bloc-notes :

  • Remarquez les onglets de couleurs en haut de l’interface : j’ai créé un onglet par logiciel enseigné. Sur cette copie d’écran, l’onglet actif s’appelle Word.
  • Remarquez à droite de l’interface les onglets de pages (Astuces, Flash Info, Matières et Supports). Sur cette copie d’écran, l’onglet actif s’appelle Astuces.
  • Le contenu de la page Astuce est un mélange d’informations. On y trouve :
    • des icônes de documents Word originaux et un PDF ;
    • des mémos (blocs de textes libres) contenant des procédures ;
    • des mémos contenant des adresses Internet accompagnées de texte ;
    • une capture d’écran afin de me souvenir de paramètres choisis à l’installation d’un logiciel.
  • La page Flash Info contient simplement les fichiers originaux des articles que j’ai précédemment écrits, exemple :

  • La page appelée Matières contient quant à elle des zones de texte libre avec les matières pour chacun de mes cours Word, exemple :

  • Ci-dessous, la page Supports fait un peu exception, car elle ne contient pas les fichiers originaux, mais uniquement les liens pointant sur les fichiers. La raison en est simple : les fichiers étant nombreux et volumineux (1 MO chacun), j’ai préféré conserver ma structure de classement habituelle et stocker les liens plutôt que les fichiers eux-mêmes ceci afin d’éviter que le bloc-notes ne devienne trop volumineux.

  • Remarquez, dans la copie d’écran ci-dessus, que j’ai fait précéder le 1er lien d’un petit drapeau rouge, indiquant que je dois encore travailler sur ce document. Eh bien, devinez quoi ! Le fait d’avoir inséré un indicateur de tâche sur ce lien a créé automatiquement une tâche dans Outlook ... qui va ensuite se synchroniser avec mon Organiser HTC ... et qui me rappellera demain après-midi, par une petite musique sibylline, que je ferais mieux de travailler sur mon support de cours plutôt que de traîner à une terrasse au soleil. C’est merveilleux !

Le gain à l’utilisation de OneNote pour ma part fut immédiat :

  • J’ai supprimé un grand nombre de petits fichiers contenant des informations ou copies d’écran, fichiers classés à l’origine dans une arborescence un peu complexe.
  • J’ai nettoyé mes favoris d’Internet Explorer en collant dans OneNote les adresses Internet qui m’intéressaient.
  • J’ai ajouté des commentaires ou un complément d’information aux adresses Internet collées.
  • J’ai supprimé une multitude d’e-mails dans Outlook.
  • J’ai supprimé une multitude de notes également stockées dans Outlook
  • J’ai regroupé tous les PDF concernant un même sujet.
  • J’ai accéléré l’accès à mes supports de cours en les regroupant sur la même page.
  • J’ai inséré des indicateurs de tâches sur certaines de ces informations

Cerise sur le gâteau, OneNote vous propose un outil de recherche permettant de retrouver facilement une information dans un ou plusieurs blocs-notes.
Si vous souhaitez en savoir plus, le prochain cours OneNote spécial été est fixé au jeudi 24 juillet à 13h00 !
A bientôt !



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