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Les nouveautés d’Exchange 2007




Luc VENRIES


Tous les comptes Exchange actuels sont également dans une phase de migration vers Exchange 2007. Nous changeons la version de nos serveurs Exchange pour passer de la version 2003 à la version 2007. Ceci implique de déplacer tous les comptes sur de nouveaux serveurs. Cette opération devrait être terminée fin mars. Bien que la nouvelle version apporte énormément de changements pour les administrateurs, pour les utilisateurs finaux il ne s’agit que d’une transition. Des améliorations sont apportées sans toutefois changer les habitudes.
Autre changement : le passage d’un quota de 500MB à 1GB.

Quelques nouveautés dans Exchange 2007

La première des innovations est certainement l’outil de recherche intégré. Tous les messages ainsi que leurs pièces jointes étant indexés par le serveur, il est possible de retrouver facilement des messages ou des documents joints suivant des critères de recherche. Comme indiqué précédemment, cette recherche s’effectue soit localement sur le poste de travail (si l’option de garder une copie des messages en local est activée), soit sur le serveur. Les recherches effectuées directement sur le serveur donnent des résultats rapides et pertinents. Depuis l’interface web ewa.epfl.ch (quel que soit le navigateur utilisé), les options de recherche sont disponibles.

Une nouvelle fonctionnalité apportée par Exchange 2007 au client de messagerie Outlook 2007 est la configuration automatique de celui-ci grâce à la fonction autodiscover. Il suffit de taper son adresse email (prenom.nom@epfl.ch) pour qu’Outlook soit automatiquement configuré avec les paramètres du serveur. Cette possibilité de configuration automatique s’appliquera également aux PDA.

Au niveau du calendrier sous Outlook 2007 (ou via l’interface web ewa.epfl.ch sous Internet Explorer) un nouvel assistant de planification de réunion est disponible. Un volet heures suggérées permet de déterminer le meilleur horaire pour organiser une réunion, c’est-à-dire celui où le plus de participants sont disponibles. Le meilleur horaire pour la réunion apparaît en haut du volet.


Des boîtes aux lettres de ressources (comme des salles de réunions ou du matériel) peuvent être créées sur demande. Ces ressources disposent de calendriers, qui peuvent être consultés facilement. On peut également paramétrer des accords ou des refus personnalisés afin d’éviter des conflits en veillant au respect des règles établies suivant les groupes de personnes pouvant interagir avec ces ressources.
L’avis d’absence a aussi légèrement changé. Dorénavant, il est possible de mettre une date et une heure de début et de fin pour le message. De même, le message d’absence peut être différencié entre l’intérieur et l’extérieur de l’organisation. On entend par extérieur (en dehors de l’organisation), toutes les personnes n’ayant ni d’adresse@epfl.ch ni de comptes Exchange à l’EPFL. Il faut donc utiliser cette option avec précaution. Cette option est disponible sous ewa.epfl.ch mais aussi sous Outlook 2007 et Entourage 2008.


Parmi d’autres changements, les plus notables se situent au niveau de l’interface webmail (ewa.epfl.ch ). Malheureusement, la plupart de ces améliorations ne sont disponibles que sous un navigateur Internet Explorer.
L’interface de l’annuaire a passablement changé. Lorsque l’on sélectionne une personne, on a une visualisation immédiate de ses plages libres et occupées ainsi que diverses informations.


Lorsque l’on compose un message ou une demande de réunion, dès l’entrée de la première lettre, la liste des personnes auxquelles vous avez déjà écrit est proposée. Sous Outlook, cette liste est stockée sur le poste de travail. Sous l’interface web, cette liste est stockée directement sur le serveur, ce qui permet d’accéder à cette liste même si l’on ouvre une session sur un autre ordinateur.


Un correcteur orthographique intégré à l’interface web est disponible dans différentes langues.
Après soulignement en rouge des mots incorrects, un clic droit suffit pour obtenir une proposition de remplacement.


Un visionneur de document permettant d’avoir un aperçu des pièces jointes, sans que l’application correspondante ne soit installée sur l’ordinateur, est disponible. Les documents sont convertis en images ou en fichiers texte suivant le type d’extension. Les types de documents suivants sont supportés (pdf, doc, docx, dot, rtf, xls, xlsx, ppt, pptx, pps, ...). La taille maximale pour qu’un document soit ouvert est de 5MB. Vous avez toujours la possibilité de le télécharger.


Dans les options, sous paramètres régionaux, il est possible de changer la langue de l’interface (menus, boutons, aide et langue de correction orthographique sélectionnée par défaut) sans influer sur la langue définie par le navigateur. Ce paramètre étant stocké sur le serveur, il vous suivra quel que soit l’ordinateur (ou le pays) sur lequel vous vous connectez à ewa.epfl.ch .


Si vous utilisez un PDA pour synchroniser vos données avec le serveur via le protocole ActiveSync, sous les options périphériques mobiles du webmail, vous pouvez connaître l’heure de la dernière synchronisation, ainsi que d’autres informations. Vous avez également la possibilité de donner l’ordre de supprimer toutes les données du périphérique (par exemple en cas de vol). Cette initialisation se fera lors de la prochaine synchronisation (pratiquement immédiat en cas de synchronisation en temps réel).

Et BlackBerry® dans tout ça ?

Encore aujourd’hui, de nombreuses personnes nous demandent d’implémenter une solution BlackBerry® à l’EPFL. Il s’agit d’une solution propriétaire qui, couplée à un serveur de messagerie (Exchange par exemple), permet d’envoyer les messages reçus dans sa boîte aux lettres directement à un périphérique mobile (compatible BlackBerry). Il faut néanmoins souscrire un abonnement auprès d’un partenaire.
Outre le fait que les périphériques mobiles puissent paraître séduisants et intéressants en termes de fonctionnalités, Exchange propose également un protocole qui permet d’offrir des fonctionnalités similaires.
Le protocole ActiveSync, disponible dans tous les PDA et téléphones sous Windows Mobile et sur certains modèles de téléphones de grandes marques (par exemple Nokia, Sony Ericsson, Motorola, et même prochainement l’iPhone...), offre la synchronisation des emails, calendrier, contacts directement avec le serveur en WiFi ou GPRS. Le fait de se synchroniser directement avec le serveur, et non par l’intermédiaire d’un ordinateur et de son client de messagerie, permet de pouvoir avoir des données toujours actualisées quel que soit l’endroit où l’on se trouve.
De plus, l’option Push email ou synchroniser à l’arrivée de nouveaux messages permet de recevoir les emails sur le périphérique mobile dès leur arrivée sur le serveur.
Ces fonctions de synchronisation (économiques au niveau trafic) disponibles à l’EPFL depuis fin 2004, très demandées et très recherchées par une certaine catégorie de personnel, souffrent souvent de préjugés et d’un manque de connaissance. Par exemple la synchronisation est possible en passant par le wifi public de l’EPFL ou à l’extérieur de l’EPFL. Les tarifs GPRS ont fortement chuté ( 10.- les 50MB/mois).
Exchange 2007 apporte également un certain nombre de stratégies (de sécurité principalement) que l’on pourra mettre en place pour certains groupes d’utilisateurs ou de manière plus globale selon les demandes.



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