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Le Centre informatique de l’Unil s’évalue et évolue




Jean-Damien HUMAIR


Durant l’été 2005, à l’heure où l’Unil redéfinissait son mode de direction, le Centre informatique a de sa propre initiative mené une démarche d’auto-évaluation. Cette démarche a été suivie d’une évaluation externe en automne de la même année, dans laquelle sont intervenus quatre experts : Olivier Michielin (UNIL), René Patthey (CHUV), Andreas Dudler (ETHZ) et Jean-Pierre Silvain (CICT Toulouse).
S’ils ont relevé l’excellence des services de base et la bonne image du Ci auprès des utilisateurs, les experts ont aussi ébauché différentes pistes d’amélioration possible. Parmi celles-ci figure une proposition de modification de la structure interne du Ci.

Huit groupes et quatre pôles

Jusqu’ici, le Centre informatique était articulé en sept groupes, plus précisément six groupes et une direction, selon une structure en râteau, très efficace pour le management direct, mais où la répartition des tâches ainsi que la communication interéquipes n’était pas optimale.

Les experts ont proposé une structure plus simple, regroupant notamment tous les développements au sein d’une même équipe : jusqu’ici, l’équipe développements prenait en charge les applications administratives, alors que les applications académiques (CMS et portail, notamment) étaient confiées à l’équipe conseil et études. Ils imaginaient en parallèle une entité chargée de l’infrastructure (réseau et exploitation des serveurs centraux) et des services. Le tout devait être chapeauté par une gouvernance ayant une position stratégique au sein de la direction de l’Unil.
Prenant acte des propositions de ce rapport, et avec le soutien de la direction de l’Unil, le Centre informatique a proposé la structure en quatre pôles suivante :


La gouvernance doit permettre d’impliquer l’informatique dans les instances de décision de l’institution, afin de maîtriser le cycle de vie de l’information, matière première de l’Université. Elle doit aussi permettre de mieux associer les différents acteurs des facultés et des métiers dans le développement de ce domaine. L’architecture doit ordonner les composants fonctionnels, logiciels et matériels, afin d’assurer une cohérence au système d’information académique et administratif complexe. Les services doivent présenter à l’utilisateur un visage de l’informatique ouvert, mais surtout utile à leurs activités premières de recherche, d’enseignement et d’administration. L’infrastructure joue avant tout un rôle de production, mais peut aussi être liée à des décisions stratégiques : téléphonie via le réseau IP, par exemple.
Le pôle architecture rassemble ainsi toutes les personnes qui oeuvrent au développement d’applications académiques ou administratives, soit les membres du groupe développements et une moitié des membres du groupe conseil. Le pôle infrastructure réunit les groupes réseau et production. Le pôle services a été séparé de l’infrastructure compte tenu de l’importance croissante que prennent les services dans le domaine IT : on sait qu’actuellement, pratiquement la moitié des tâches d’un centre informatique relève du domaine des services, contre environ 20% il y a à peine six ans. C’est une proportion que l’on retrouve au Centre informatique de l’Unil : le pôle services réunit les membres du groupe help desk, l’autre moitié des membres du groupe conseil, ainsi que la partie centrale d’achats du groupe gestion, soit une trentaine de personnes sur un total d’environ 75.
En nombre de membres, les pôles sont donc disparates : environ 30 pour le pôle services, presque autant pour le pôle architecture, mais 15 seulement pour le pôle infrastructure et 3 pour la gouvernance. Qui plus est, certaines personnes sont rattachées à un pôle pour certaines de leurs fonctions et à un autre pour d’autres tâches.
Pour ces deux raisons, et aussi pour que l’évolution se fasse dans la douceur, le Centre informatique a estimé qu’il pouvait conserver sa structure actuelle, en tant que base opérationnelle, et y ajouter le système des quatre pôles en tant que couche fonctionnelle. Pour utiliser une métaphore médicale, on considère les sept groupes comme l’anatomie du Centre, et les quatre pôles comme sa physiologie. Cette organisation en deux plans nous semblait mieux adaptée qu’une structure hiérarchique à trois couches : une gouvernance chapeautant trois pôles qui eux-mêmes sont situés au-dessus des groupes. Si la structure des pôles semble fixe, pour les prochaines années du moins, la répartition en groupes est plus souple. Ainsi, pour renforcer le rôle du progiciel SAP, considéré comme un choix stratégique de l’Unil, un huitième groupe a été créé cet été, en scindant le groupe développement en deux. On pourrait imaginer d’autres scissions du même type à l’avenir.


Dans la pratique...

Dans la pratique, la gouvernance travaille en relation directe et étroite avec la direction de l’Unil. Elle fixe les stratégies, gère les finances du centre et participe à la coordination de projets généraux qui impliquent l’informatique. Une cellule services et une cellule architecture, composées de trois à quatre personnes chacune, se réunissent mensuellement pour définir les projets qui les concernent, déclinés de la stratégie générale. Au sein des pôles, le fonctionnement est celui d’un réseau, avec un responsable désigné par projet. Un projet fait ainsi travailler entre elles différentes personnes du pôle, voire des membres d’un pôle différent ou externes au Ci. Des réunions plénières des pôles permettent d’inclure également des projets proposés par la base, de définir les participants à chaque projet et de fixer des procédures pour le fonctionnement au quotidien du Ci.
En parallèle, une réunion hebdomadaire des responsables des huit groupes de la structure anatomique du Ci -le Coci- gère et coordonne les tâches de production du centre. Le problème de la double hiérarchie, entre groupes et pôles, ne se pose pas vraiment, du fait que les responsables des groupes sont aussi membres des cellules de direction des pôles.
Proposé en juin dernier et mis en oeuvre depuis la rentrée d’octobre, ce mode de fonctionnement donne satisfaction, même s’il est encore tôt pour en établir un premier bilan. Le Centre informatique n’exclut pas toutefois de corriger le tir, soit par de petits aménagements internes, soit plus radicalement en supprimant à terme la couche des huit groupes.

Le site web du centre informatique de l’Unil :

http://www.unil.ch/ci



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