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Créer une bibliographie dans Word




Jacqueline FREY


Allez, je prends le risque... surtout ne pas trop penser aux conséquences... peut-être vais-je me mettre à dos certains utilisateurs d’End-Note (à commencer par ma très estimée collègue Anne-Cécile), peut-être que certains lecteurs vont se moquer, mais qu’importe, la vie est faite de risques... je décide de me lancer à l’eau... ce qui est très courageux de ma part en cette saison.
Bon nombre d’utilisateurs de Word ont été confrontés, à un moment donné, au délicat problème de la création d’une bibliographie dans leurs longs documents. Cette préoccupation m’ayant été soumise à plusieurs reprises lors de cours Word, j’ai finalement imaginé une solution qui, sans remplacer les très performantes fonctionnalités d’End-Note, peut venir au secours des utilisateurs ne possédant pas ce dernier logiciel.
Cette solution, un peu bricolée, je l’avoue, permet toutefois de résoudre les 3 problèmes suivants :

  1. Le stockage, la récupération et la mise à jour des données récoltées sur les ouvrages ou sur les sites Internet consultés.
  2. La mise en forme rapide et précise de ces données (auteur en majuscule, titre en souligné, ponctuation entre chacune des informations, etc.)
  3. Le fait que certaines données ne sont pas toujours connues ou sont facultatives (par exemple la date de mise à jour d’un site ou l’indication d’un sous-titre pour un ouvrage).

Il existe dans le volet Fusion et publipostage une option qui m’a toujours un peu intriguée. Il s’agit de l’option Répertoire. Lorsqu’on active ce choix, Word indique sans trop d’enthousiasme : créez un document unique contenant un catalogue ou une liste d’adresses... Vous me voyez venir ? Et pourquoi pas une bibliographie ?
Destinée aux intrépides lecteurs du flash informatique, voici donc, étape par étape, la création d’une bibliographie à l’aide de la fonction fusion et publipostage :

Création du fichier de données

Ce fichier de données peut être réalisé sous forme de tableau Word ou Excel, selon vos préférences.

  • Dans Word ou Excel, créez tout d’abord un tableau contenant autant de colonnes que vous souhaitez stocker de données, par exemple : Auteur, Titre, Sous-titre, Lieu, Editeur, Année d’édition, Nombre de pages et pour une sitographie Date de mise à jour du site, Page visitée à telle date, etc.) comme dans l’illustration ci-dessous.

  • Complétez ce document au fur et à mesure de vos recherches sans vous préoccuper de la mise en forme des caractères ou de la ponctuation.
  • Sauvegardez ce fichier de données, par exemple bibliographie.xls.

Création du document principal de fusion

Ce document Word va contenir :

    • les champs de fusion (Auteur, Titre, ...)
    • la mise en forme des données (gras, souligné, majuscule, etc.)
    • les signes de ponctuation conditionnels
  • Créez un nouveau document dans Word.
  • Ouvrez le menu Outils > Lettres et publipostage > Fusion et publipostage, dans le même menu demandez d’afficher la barre d’outils Fusion et publipostage.
  • Dans le volet ainsi obtenu, choisissez l’option Répertoire et cliquez sur Suivante.
  • Choisissez ensuite l’option Utiliser le document actuel et cliquez sur Suivante.
  • Sélectionnez Utilisation d’une liste existante et cliquez sur Parcourir pour indiquer où se trouve le fichier de données par exemple bibliographie.xls puis cliquez sur Suivante.
  • A l’aide du lien Autres éléments, insérez tous les champs de fusion proposés dans la boîte de dialogue les uns après les autres, sans vous soucier ni de la ponctuation ni des espaces entre les mots.
  • Une fois tous les champs insérés, faites un ou deux sauts de paragraphe après le dernier champ (selon l’espacement que vous souhaitez obtenir entre les enregistrements de votre bibliographie)

Mise en forme du document principal

Il convient maintenant d’améliorer l’apparence de notre future bibliographie. Les étapes qui vont suivre vont garantir que les données de même nature auront la même apparence dans la bibliographie.

  • Par exemple, pour que tous les noms d’auteurs soient en majuscule, sélectionnez le champ « Auteur » en prenant soin de sélectionner les guillemets.
  • Allez ensuite dans Format > Police et cochez l’option Majuscules.
  • Sélectionnez ensuite le champ « Titre » (toujours avec les guillemets) et soulignez-le.
  • Faites de même pour tous les champs pour lesquels vous souhaitez une mise en forme, par exemple :


Insérer une ponctuation conditionnelle

Nous l’avons vu plus haut, il est possible que certaines informations de la bibliographie soient manquantes. Il ne devrait donc pas y avoir deux virgules qui se suivent ou des espaces blancs disgracieux entre les données, par exemple :

PARMENTIER CHRISTOPHE, L’essentiel de la formation, , Paris, ,2003,

Afin de remédier à ce petit problème, nous allons insérer une condition entre nos champs de fusion. Cette condition SI, ALORS, SINON va nous permettre d’insérer des virgules ou tout autre caractère de ponctuation uniquement si le champ qui précède est non vide...

  • Placez-vous juste après le champ « Auteur » ; votre curseur doit se situer entre les champs « Auteur » et « Titre ».
  • Cliquez sur le bouton Insérer un mot clé t et choisissez le mot-clé Si...Alors...Sinon...

  • Dans la boîte de dialogue, faites les choix suivants :
  • Autrement dit, si le champ « Auteur » n’est pas vide, il faut que Word insère une virgule suivie d’un espace blanc, sinon (si le champ est vide), Word ne doit rien insérer.
  • Répétez la même opération (laborieux, mais payant...) pour tous les champs.
  • Prévisualisez à l’étape 5 du volet Fusion et publipostage le résultat du 1er enregistrement.
  • Retournez, si nécessaire, à l’étape 4 pour apporter des corrections.
  • Sauvegardez évidemment ce fichier, car il vous sera utile tout au long de votre travail de rédaction, puisqu’il permettra de mettre à jour votre bibliographie en deux temps trois mouvements...
  • A l’étape 6 de la fusion (la dernière étape), choisissez de fusionner dans un nouveau document.
  • Un nouveau document s’ouvre et votre bibliographie apparaît, il ne vous reste plus qu’à effectuer un copier-coller dans le document de votre choix.

Mettre à jour la bibliographie

Lorsque, durant la rédaction de votre long document, vous souhaiterez mettre à jour votre bibliographie, vous devrez simplement :

  • compléter le fichier de données (le tableau Word ou Excel) ;
  • puis ouvrir le document principal qui contient les champs de fusion et exécuter la fusion (étape 6 du volet).

Cette méthode peut paraître assez laborieuse - je vous l’accorde -, mais étant donné que tous les paramètres ont été enregistrés dans le document principal, la mise à jour (contenu et mise en forme) de votre bibliographie s’effectuera rapidement.
Si les tables des matières, les insertions de légendes, les index vous font des misères, n’hésitez pas à vous inscrire au tout nouveau cours Word gestion des longs documents proposés par le DIT dès le mois de mars. A bientôt.



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